Коммуникационные процессы

                                                            Содержание

Введение…………………………………………………………………………………………………2

1. Понятие коммуникационных процессов……………………………………………3

1.1 Сущность, структура, коммуникационных процессов………………….……3

1.2. Элементы и этапы процесса коммуникации…………………………………….6

1.3. Виды коммуникаций………………………………………………………………………..10

2. Роль коммуникационного процесса в ООО «Аллимпекс»…………..……15

2.1. Управление коммуникациями в ООО «Аллимпекс»………………………15

2.2. Задачи  коммуникационного воздействия в ООО «Аллимпекс»……18

2.3. Анализ  функционирования коммуникационной системы и

           управления целевыми группами в ООО «Аллимпекс»…………………………26

3. Выводы и рекомендации……………………………………………………………………28

3.1. Качество коммуникаций и эффективность управления………………..28

3.2. Рекомендации  для повышения эффективности  коммуникационных 

процессов в ООО «Аллимпекс»……………………………………………………………31

3.3. Совершенствование коммуникаций в организациях…………………….32

Заключение…………………………………………………………………………………………….35

Иллюстрационный материал…………………………………………………………………37

Список  используемой литературы…………………………………………………………38

 

                                             Введение

Коммуникации в организации - это взаимодействие между людьми, которое включает в себя процесс  обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это  процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей  внутри организации и отдельным  индивидуумам и институтам за ее пределами.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать цели, которые ставит перед ними руководство, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они будут реализованы.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений  в организации, то она прекратит  свое существование. Поэтому данная тема является весьма актуальной.

Цель данной работы - рассмотреть сущность процесса коммуникаций, проблемы их эффективности, возможности совершенствования коммуникационных структур.

 

 

                            1. Понятие коммуникационных процессов.

                   1.1. Сущность и структура коммуникационных процессов.

Для осуществления своей  деятельности руководитель должен постоянно  производить обмен информацией. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности и является связующим процессом  или коммуникацией.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего «общее». Коммуникация может быть определена как передача значения или смысла понимания с помощью символов.

 Основная цель процесса  — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то  есть сообщений.

Обязательным условием коммуникации является наличие реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий источником коммуникации, сам по себе не осуществляет коммуникацию.

Субъектами могут выступать  отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон  голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут  быть группы и организации.

Средствами коммуникации является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к  объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные  записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная  почта, Internet и т. д. А также современные информационные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

- электронная почта,

- голосовая почта,

- факс,

- телеконференция,

- видеоконференция,

- электронный обмен данными,

- интрасети, или внутренние  сети.

Развитие информационных технологий способствовало изменению  способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Это  позволило расширить возможности  менеджера следить за производительностью  групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений  и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями  оказали два изобретения в  информационных технологиях - создание компьютерных сетей и средств  беспроводной связи. [8,156c.]

Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности обмена информации между людьми; как  явление они представляют установленные  нормы взаимодействия между людьми в рамках организации. Формирование системы коммуникаций предполагают рассмотрение содержания структуры  этих коммуникаций.

Структура коммуникационного  процесса - упорядоченное множество  узловых точек, связанных коммуникационным процессом, каждая из которых находится  в определённых отношениях. В информационно-коммуникационной структуре выделяются 7 основных звеньев: кто говорит (коммуникатор; источник; отправитель; адресант; рекламодатель; автор); что говорит (содержание); как говорит (вид, форма); посредством чего говорит (канал; вид связи); кому говорит (аудитория; получатель; адресаты; читатель; зритель; слушатель; реципиент и т. д.); когда говорит (время); с каким результатом (обратная связь).

Одна часть звеньев  соотносится с информационной системой, другая часть звеньев - со сферой коммуникационных процессов. В целом они образуют единство. Информация является двусторонним непрерывным процессом, который  характеризуется обратной связью.

Коммуникации в организации - это сложная многоуровневая система, охватывающая саму организацию, ее элементы, ее внешнее окружение.

 Роль коммуникаций  очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

От неэффективного процесса коммуникации страдают межличностные  отношения, существенно снижая производительность труда в организации. От качества обмена информацией напрямую зависит степень реализации поставленных задач.

 

 

 

 

 

                    1.2. Элементы и этапы процесса коммуникации.

В процессе обмена информацией  выделяют четыре базовых элемента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
• сообщение — собственно информация, закодированная с помощью символов;
• канал — средство передачи информации;
• получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи

Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую  значимую идею или сообщение следует  сделать предметом обмена. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель  не затрачивает достаточного времени  на обдумывание идеи. На этом этапе  необходимо осознать, какие идеи предназначены  к передаче до того, как вы отправляете сообщение, а также оценить адекватность и уместность ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели коммуникаций.

2. Кодирование и выбор  канала

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, использовав  для этого слова, интонации и  жесты (язык тела). Такое кодирование  превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также  выбрать канал, совместимый с  типом символов, использованных для  кодирования. К некоторым общеизвестным  каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.

3. Передача

На третьем этапе отправитель  использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам  процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из этапов, через которые  необходимо пройти, чтобы донести  идею до другого лица. 

4. Декодирование 

После передачи сообщения  отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.[16,97c.]

Однако по ряду причин, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

Эти этапы проиллюстрированы  на Рис1. в виде простой модели процесса коммуникаций.

Рис.1. Простая модель процесса коммуникаций.

Обратная связь - это реакция  на то, что услышано, прочитано или увидено. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято.

На языке теории передачи информации шумом называют то, что  искажает смысл. Источники шума, которые  могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых  может изменяться смысл в процессах  кодирования и декодирования, и  до различий в организационном статусе  между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе  процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы ухитряемся преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень  шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью  блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций  руководителя, это должно обусловить снижение степени достижения целей  в соответствии с передаваемой информацией. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять  шум.[

В обобщенной модели процесс  коммуникаций представлен как система с обратной связью и шумом (Рис.2.).