Коммуникационные процессы

 

 

Рис.2. Обобщенная модель процесса коммуникаций как система с обратной связью и шумом.

                                     1.3. Виды коммуникаций.

Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используя различные виды коммуникаций . Они общаются в группах, выступают на собраниях(«летучках», «планерках»), читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, через электронную почту, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д. – любой из этих способов общения вписывается в определенный тип, вид коммуникации:

1. Внутрифирменные коммуникации

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. По нисходящей сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. По восходящей - подается сигнал «на верх» о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы, об атмосфере в коллективе.

Существуют горизонтальные коммуникации. Они необходимы организации для обмена информацией между подразделениями для координации задач и действий. Ведь организация - это система взаимосвязанных элементов, поэтому руководство должно добиваться, чтобы эти элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Горизонтальные потоки сообщений  в организации имеют место  чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более  всего расположены говорить свободно и открыто с собеседниками - равными  себе, чем, например, с «начальством». Горизонтальный обмен информацией  менее подвержен искажениям, т.к. у работников одного ранга взгляды  совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных - приказной, директивный, распорядительный. Важной частью коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

Вся организация состоит  из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых  способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к  переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве  организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам:

• изменения в структуре организации;
• предполагаемые меры по ужесточению контроля;
• грядущие повышения или понижения;
• информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

Принято считать, что слухи - это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.

Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами».

Приписываемая слухам репутация  неточной информации сохраняется и  до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной.

2. Коммуникации между организацией и внешней средой

От факторов внешней среды  зависят коммуникационные потребности  организации. Если проанализировать, о  чем говорят, пишут и читают в  действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями и сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.

Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился . Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

3. Межличностные коммуникации

Межличностная коммуникация - процесс одновременного речевого взаимодействия коммуникантов и  их воздействия друг на друга. Для межличностных коммуникаций характерен ряд определенных особенностей.

Эффективная коммуникация в  силу ряда причин очень важна для  успеха в управлении как организационной  системой в целом, так и её частными подсистемами. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинённым, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

От умения достигать взаимопонимания  при общении, грамотно, культурно  работать с информацией, зависит  в большой степени эффективность  управления человеческими ресурсами.

Основной формой общения  в организации, несмотря на появление  альтернативных электронных средств, остаётся личное общение.

В коммуникации переплетаются  два вида общения, две формы передачи информации: вербальное (речевое) и  невербальное. В свою очередь, вербальная коммуникация подразделяется на устную (конференции, совещания, презентации, групповое обсуждение, неформальные беседы) и письменную (письма, меморандумы, отчеты, правила и процедуры, приказы, e-mail).

Необратимость межличностной  коммуникации понимается как невозможность  уничтожить сказанное («слово не воробей»).

Непосредственная обратная связь является непременным условием осуществления межличностной коммуникации.

Межличностные отношения - определяющий фактор в процессе межличностной  коммуникации. Эти отношения складываются в результате деловых и творческих контактов - официальных и неофициальных, в результате способности людей  эмоционально воспринимать друг друга - эмпатии. Большую роль в межличностных  отношениях играет эмоциональный фактор. Поэтапность, которая наблюдается  в развитии межличностных отношений (установление, поддержание, подъем, спад, прекращение и возможное возобновление), непосредственно связана с характером межличностной коммуникации в плане  ее формы и содержания.

На характер межличностных  отношений оказывают влияние  условия, в которых происходит общение. Существует анонимное общение - взаимодействие между незнакомыми людьми (в самолете, зрительном зале и т.п.), функционально-ролевое  общение (взаимоотношения между  членами профессионального коллектива), личное или интимное общение (в группе друзей, в семье).[6,247c.]

 

 

 

 

 

 

        2. Роль коммуникационного процесса в ООО «Аллимпекс».

            2.1. Управление коммуникациями в ООО «Аллимпекс».

ООО «Аллимпекс» занимается рыбодобычей, переработкой рыбопродукции  и поставкой ее на внутренний и  зарубежный рынок.

На деятельность организации  ООО «Аллимпекс» наиболее важное влияние оказывают следующие  факторы внешней среды:

- информация о ценах  на внутреннем и зарубежном  рынках;

- информация о нововведениях  в технологии производства рыбной  продукции;

- изменения в российском  законодательстве, в том числе  таможенном и налоговом законодательстве;

- изменение цен на сырье,  горюче - смазочные материалы;

- условия перевозки грузов  грузовым флотом.

Организация пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. Источниками  информации извне являются средства массовой информации, нормативные и  законодательные документы, сообщения  торговых агентов, информация о состояниях рынка через Интернет, информация из магазинов, где реализуется продукция  предприятия. Предприятие использует СМИ для передачи информации, которая  создает благоприятный имидж  предприятия, например телевизионную  передачу о запуске новой линии  в эксплуатацию, сообщения о том, что мороженая продукция пользуется спросом на рынках Японии, что имеет  положительную реакцию общественности на хозяйственную деятельность. Фирма  также использует средства массовой информации для привлечения покупателей к собственным товарам через эффективную рекламу на радио и телевидении собственной продукции. Например, в январе этого года по местному телевидению была запущена реклама рыбной соломки, к выпуску которой приступило предприятие.

ООО «Аллимпекс» подчиняется  государственному регулированию, строго соблюдая законы. Для этого через  компьютерную сеть она получает сведения об изменениях в законодательстве, обновляя свои юридические программы  «Консультант и Консультант плюс».

Организация должна иметь  информацию о своих непосредственных конкурентах. Она получает ее из средств  массовой информации, используя прайс - листы, информацию с выставки пищевой  продукции в г. Москве, информацию о конференции производителей рыбной продукции в г. Владивостоке, а  конфиденциальную по неформальным каналам.

ООО «Аллимпекс» имеет  постоянную информацию из банков. Это  необходимо для достижения наиболее благоприятных условий кредитных  соглашений для того, чтобы строго соблюдать договорные обязательства, вовремя погашать займы, выплачивать  проценты по займам и кредитам.

Конъюнктура рынка также  отслеживается по информационной компьютерной сети, где аналогичные предприятия рекламируют свою продукцию, через Е-мэйл заключаются предварительные соглашения и сделки, так , например, через компьютерную сеть в 1998 г. было заключено шесть соглашений с Юго-Азиатским биржевым фондом, в марте 1999 г были заключены предварительные соглашения с Сеульским оптовым рынком рыбной продукции. Через электронную почту очень удобно связываться с зарубежными партнерами. Используя интернет, фирма может отследить спрос на аналогичную продукцию на рынках Юго-Восточной Азии, Австралии, Америки. Рыбные биржи этих стран ежедневно публикуют цены на своих рынках, изменение спроса и предложения. Например, информация о снижении спроса на соленую рыбу из Токийской рыбной биржи повлияла на направление деятельности ООО «Аллимпекс» Производственные мощности и рабочие были переориентированы на выпуск нарезки и мороженой продукции штучной заморозки. Эта информация помогла избежать затоваривания соленой продукции. Таким образом, своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения кладется в основу обеспечения коммерческого успеха фирмы, и имеет большое значение для деятельности данной организации.

Цена своевременной информации намного превышает стоимость  оборудования отделов и подразделений  компьютерной техникой и позволяет  оперативно реагировать на изменения  рынка рыбной продукции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Задачи коммуникационного воздействия в ООО «Аллимпекс».

ООО « Аллимпекс» проводит активную коммуникационную политику. Данное предприятие имеет определенные задачи воздействия, направленные на целевые  контактные группы, с целью изменить их поведение, позиции, поступки, действия в пользу предприятия, в его хозяйственной, коммерческой и общественной деятельности.

Мы детально рассмотрим коммуникационное воздействие организации на 14 целевых  групп, и отметим степень его  воздействия на соответствующие  группы.

А). В задачи целевого воздействия  предприятия на трудовой коллектив  входят следующие позиции:

- создание благоприятных условий труда. На предприятии был проведен опрос работников по поводу улучшения условий труда. На основе высказанных мнений в каждом цехе разместили раздевалки, которые оснащены душевыми комнатами, во всех производственных цехах рабочим выдаются специальные халаты, которые стираются 1 раз в 3 дня за счет предприятия. Столовая кормит рабочих горячими обедами с 40% скидкой, что особенно имело большое положительное влияние на рабочих во время энергетического кризиса в Петропавловске-Камчатском;