Коммуникационные процессы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                        3.Выводы и рекомендации.

                 3.1.Качество коммуникаций и эффективность управления.

Согласно исследованиям  руководитель от 50 до 90% всего времени  тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что обмен  информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет  три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы  сформулировать цели организации и  достичь их, качество обмена информацией  может прямо влиять на степень  реализации целей. Это означает, что  для успеха индивидов и организаций  необходимы эффективные коммуникации.

Хотя общепризнанно, что  коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают  коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией  представляет одну из самых сложных  проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения  проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, менеджеры должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.[17,314c.]

Ф. Котлер подразделяет процесс  разработки эффективных коммуникаций на 8 составляющих:

1) определение контактной  аудитории;

2) определение целей коммуникации;

3) создание обращения;

4) выбор каналов коммуникаций;

5) формирование общего  бюджета, выделяемого на продвижение;

6) принятие решения о  средствах продвижения;

7) оценка резервов продвижения;

8) координация процесса.

За последние годы все  большую популярность завоевывает  концепция интегрированных коммуникаций.

Все эти составляющие влияют на качество коммуникаций и эффективность  управления.

Российские менеджеры  выделяют десять заповедей успешной коммуникации.

• Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.
• Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.
• Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.
• Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации.
• Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.
• Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.
• Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.
• Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.
• Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.
• Учитесь умению слушать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2. Рекомендации для повышения эффективности коммуникационных

процессов в ООО»Аллимпекс».

На основе исследования функций  коммуникационной системы ООО «Аллимпекс»  можно дать следующие рекомендации для повышения эффективности  коммуникационных процессов организации.

1) Связать информационное  обеспечение производственных участков  и отделов в единую компьютерную  сеть. Это позволит более интенсивно  использовать возможности цехов,  получать своевременную и точную  информацию о состоянии дел.

2) Обмен информацией в  организации можно улучшить, создав  системы обратной связи, такие,  как:

создать группы руководителей  и рядовых работников, которые  бы встречались и обсуждали вопросы, представляющие взаимный интерес, в  том создать комиссии по качеству продукции, в которые ввести бригадиров, технологов и наиболее опытных работников;

проводить постоянный опрос работников с целью получения информации от руководителей и рабочих;

руководителям подразделении  необходимо научиться оценивать  качественную и количественную стороны  своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации;

на уровне межличностных  коммуникаций предприятию необходимо преодолеть некоторые преграды, такие, как неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категорией работников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать  на себя ответственность за сбои в  производственной программе.

          3.3. Совершенствование коммуникаций в организации.

Рассмотрим некоторые  способы совершенствования информационного  обмена в организации.

Регулирование информационных потоков.

 Руководители на всех  уровнях организации должны представлять  потребности в информации собственные,  своих начальников, коллег и  подчиненных. Руководитель должен  научиться оценивать качественную  и количественную стороны своих  информационных потребностей, а  также других потребителей информации  в организации. Он должен стараться  определить, что такое «слишком  много» и «слишком мало» в  информационных обменах. 

Управленческие действия.

 Регулирование информационного  потока — лишь один пример  из числа действий руководителя  по совершенствованию обмена  информацией. Есть и другие. К примеру, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена. Обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля — вот дополнительные действия, подвластные руководителю.

Системы обратной связи.

 В той же мере, в  какой обратная связь может  способствовать совершенствованию  межличностного обмена информацией,  могут действовать и системы  обратной связи, создаваемые в  организации. Такие системы составляют  часть системы контрольно-управленческой  информационной системы в организации.  Один из вариантов системы  обратной связи — перемещение  людей из одной части организации  в другую с целью обсуждения  определенных вопросов. Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов: 1) четко ли доведены до них цели их деятельности; 2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; 3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; 4) открыт ли их руководитель для предложений; 5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе.

 Системы сбора предложений.

 Облегчающие поступление информации на верхние уровни управления. Предусматривается, что подавать идеи и предложения по совершенствованию любого управленческого или производственного процесса может каждый работник. На многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются или не стимулируются. Более эффективный способ - это адресные предложения с гарантией стимулирования (вознаграждения). Иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях. Вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах менеджеров и группы работников (кружков качества, групп контроля, производственных инноваций и т.п.). Крупные организации практикуют выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих решений и перспектив развития организаций. Важным современным средством информационного обеспечения является видеозапись. Видеоленты демонстрируют раз в квартал. Они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию, что позволяет работникам формировать собственное мнение об отдельных руководителях, о соблюдении принципов справедливости в организации их предприятия (учреждения).

 Современная информационная технология.

 Получивший широкое  распространение персональный компьютер  является удобным средством аккумуляции  и последующего распространения  информации. В современном деловом  мире активизируется применение  электронной почты, факса. Последние  нововведения телефонной связи  позволяют одному человеку направлять  несколько сообщений разным людям,  а затем позвонить и получить  ответы на исходные сообщения.  Совершенно потрясающие перспективы  открываются с подключением организации  в систему «Интернет». Наконец, видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах, на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

 

 

 

 

 

 

                                           Заключение

Актуальность коммуникации в настоящее время возрастает. Чем эффективней процесс обмена информацией, тем больше открывается  возможностей для эффективной работы.

Эффективность принятия управленческих решений непосредственно зависит  от эффективности коммуникационных процессов в организации.

Коммуникации важны для  руководителей по следующим причинам:

1. Руководители тратят  большую часть времени на коммуникации;

2. Коммуникации необходимы  для эффективности управления;

3. Коммуникации необходимы  для подтверждения авторитета  и выражения воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

Основными элементами коммуникационного  процесса являются отправитель, сообщение, канал и получатель.

Этапы процесса - разработка идеи, кодирование и выбор канала, передача и расшифровка.

От эффективности коммуникационных процессов, их организации зависит  скорость и эффективность принятия управленческих решений, поэтому руководителю организации следует больше уделять  внимания совершенствованию информационной системы, увеличению скорости и достоверности  передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы согласно свойственным его предприятию особенностям.

Изучение курса «коммуникации  в организациях» призвано в конечном итоге синтезировать знания и  практические навыки обучающихся в  четырех областях современного менеджмента - теории управления, теории организации, психологии управления и межличностного общения и собственно теории коммуникации. «Пробелы», некомпетентность в одной  из этих сфер влечет за собой тиражирование  ошибок и малоэффективные действия во всех других областях. Это относится  не только к работе менеджеров, руководителей  всех уровней, но и к любому специалисту  и так называемым «рядовым служащим, работникам», вовлеченным в процесс  общения, контактирования с другими  людьми. Как справедливо отмечают американские авторы В. Ховелл и П. Дипбой, рано или поздно каждый человек становится перед выбором: по-старинке придерживаться бюрократических, бездушных принципов  работы или сделать «человеческий  фактор» главной осью своей деятельности? Второй путь требует от человека полной самоотдачи, напряжения интеллекта готовности к риску, к принятию нестандартных  решений и способности отвечать за чужие судьбы. Но игра стоит свеч: результаты такой работы способны превзойти  самые смелые ожидания.

Похоже, российские руководители новой формации поставлены сегодня  перед тем же выбором. Есть надежда, что изучение основ менеджмента  и принципов грамотной коммуникации позволят им не ошибиться в выборе приоритетов.