Контроль, как функция управления

Менеджерам, которые осуществляли контроль во внутристрановом бизнесе  и столкнулись с проблемами при  решении этих задач на международном  уровне, можно посоветовать воспользоваться  следующими приемами:

1) периодически проводите  совещания в штаб-квартире фирмы  с соответствующим персоналом  зарубежных отделений и филиалов;

2) осуществляйте визиты  руководства центрального офиса  корпорации в зарубежные филиалы  и дочерние компании;

3) назначайте на работу  в зарубежные филиалы менеджеров  из центральной штаб-квартиры;

4) требуйте предоставления  отчетов из зарубежных отделений  в штаб-квартиру фирмы с детальным  описанием результатов деятельности  по отдельным направлениям работ; 

5) осуществляйте различные  виды бюджетно-финансового контроля.

Анализируя результативность деятельности зарубежных филиалов фирмы, нужно, однако, обязательно помнить, что возлагать на менеджера филиала  ответственность можно только за то, что находится под его контролем. С другой стороны, конечно, в той  степени, в которой воздействие  этих факторов можно было предположить, ответственность за результаты следует  возложить на менеджера. Если какие-либо тенденции могли быть приняты  во внимание, то следует усовершенствовать  систему планирования зарубежного  филиала так, чтобы она давала возможность учесть тенденции, которые  характеризуются высокой вероятностью воздействия на показатели деятельности филиала.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ПРАКТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ. СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ

Ситуация 1.

Вопросы:

1. Соотнесите используемые процедуры контроля с характеристиками эффективного контроля?
2. Опишите виды контроля в данной ситуации?
3. На сколько эффективен такой вид контроля и почему?

Ответ на вопрос №1: Данный контроль является стратегически направленным, т.к. он отражает общие приоритеты организации (каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В связи с тем, что существует риск убытков из-за мошенничества различных сотрудников, контроль осуществляется регулярно и жестко). Он ориентирован на результаты (перед организацией стоят следующие задачи: контроль за правильностью оформления документов и их отчетами, пресечь мошенничество в фирме.), соответствие делу (данный контроль измеряет только самые необходимые аспекты деятельности организации:: опоздания и прогулы, заполнение бланков, отчеты, охрана коммерческой тайны), своевременность (только что полученные результаты проверяются и устраняются все проблемы и ошибки). Однако мне кажется, что этот способ контроля является не простым и не экономичным, т.к.он занимает огромное количество времени и денег (на видеонаблюдение, бланки, проверки и т.д.)

Ответ на вопрос №2: Предварительный (осуществляется перед началом работы) – оповещение нанимаемых сотрудников информацией о б условиях работы, о применяемой системе контроля, о порядке отчетности все это также оговаривается в трудовом договоре. Текущий (осуществляется в процессе проведения работы) - каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Итоговый (осуществляется после проведения работ) - Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Каждый год организация проводит ряд опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях за предыдущий год, их причинах и количестве.

Ответ на вопрос №3: Мне кажется, что данный контроль является эффективным, хотя и чересчур жестким по отношению к сотрудниками организации. Однако, если учитывать, что при поступлении на работу сотруднику рассказывают о той системе контроля, которая его ждет здесь, можно сделать вывод, что персонал сознательно идет на такую работу. Именно благодаря столь жесткой системе, пресекаются все ошибки, кражи и махинации.

 

 Ситуация 2

Вопросы:

1. Каковы плюсы и минусы представленной системы контроля?
2. В чем проявляются взаимосвязи функции контроля с другими функциями управления?
3. Является ли представленный контроль эффективным и почему?

Ответ на вопрос №1: Плюсами данной системы являются: информирование сотрудников о наличии системы контроля, ведем контроль выполнения распорядка дня менеджерами, табель учета рабочего времени, причем, двойной: непосредственно руководителем и службой внутреннего контроля, проводится систематическая инвентаризация. Разрабатываем маркировки товара, принцип, как в аэропорту – металлодетектор. В торговой сети установлены современные многофункциональные кассовые терминалы на базе ПК, они регистрируют все кассовые операции и предотвращают несанкционированные действия кассиров. Минусы: осуществляется видеоконтроль, постоянная мобильная связь с менеджерами и специалистами, контролируем работу с информацией пользователей ПК. Очень жесткий контроль за работой оборудования. На наших объектах пропускной режим. Используются негласные методы контроля и жесткий контроль за пользование информацией, а также за телефонной сетью.

Ответ на вопрос №2: Благодаря внедренной системе контроля в конце года мы подводим итоги нашей работы. Проведя общее совещание, мы определяемся с дальнейшем направлением развития на следующий год, устанавливаем новые приоритеты (взаимосвязь контроля и планирования, контроля и организации)

Ответ на вопрос №3: Мне кажется, что да, потому что именно этой системе контроля фирма сумела выстроить современное торговое предприятие, в сети которого успешно работают 13 магазинов, в том числе в круглосуточном режиме. А также в этом году планируется открытие еще двух супермаркетов. Параллельно фирма готовимся к сертификации менеджмента предприятия. Потерь, обусловленных введением контроля, у них нет: сотрудники не чувствуют себя дискомфортно, а фирма тем временем процветает.

 

Ситуация 3

Вопросы:

1. Какие виды контроля и в чем представлены в этом примере?
2. Соответствует ли данный контроль правилам эффективного контроля?
3. Какова роль обратной связи в процессе осуществления контроля?

Ответ вопрос №1:Предварительный контроль (осуществляется перед непосредственной работой) - контроль топ-менеджеров - тщательный анализ информации о кандидате. Принимая людей на такую работу, я уже много знаю о человеке: где он живет, семейное положение, чем занимается, стараюсь лично собрать информацию о нем с предыдущих мест работы. Поэтому, наверное, за все годы у нас не было серьезных происшествий и многие менеджеры работают у нас довольно долго.  Текущий контроль (осуществляется в процессе работы) - учет рабочего времени и рационального использования рабочих ресурсов. У меня в компании офис-менеджер фиксирует в специальном журнале приход и уход, командировки, встречи. Финансовый контроль ведется с помощью большого выбора различного современного программного обеспечения, которое позволяет до цента контролировать денежные потоки, склад, документы.   Итоговый контроль (проводится по окончанию всех работы) – составляются отчеты о достигнутых целях, освоенных сегментах рынка. Составляются планы и прогнозы на следующий год.

Ответ на вопрос №2: Я считаю, что данный способ контроля соответствует всем правилам эффективного контроля, а именно простата, гибкость, своевременность, соответствие делу, стратегическая направленность и экономичность, т.к. все затраты на проведение контроля окупаются.

Ответ на вопрос №3: Благодаря частым совещаниям, на которых мы вместе с моими заместителями обсуждаем не только достижения нашей фирмы, но и обстановку в рабочем коллективе, руководитель может отследить работу сотрудников с точки зрения удовлетворенности. Каждые из руководителей отделом делится тем, как его подчиненные справляются с работой, каковы их жалобы и предложения. После чего мы принимаем корректирующее решение и сглаживаем образовавшиеся проблемы. В конечном итоге мы работаем в тесной взаимосвязи с нашими сотрудниками.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Проведя исследование данной темы мною была достигнута цель работы. Пройдя все  этапы была получена разносторонняя информация по теме: «Контроль, как  функция управления». Проработав источники, указанные в списке литературы были достигнуты задачи, поставленные во введении.

В ходе работы я узнала нового и интересного, а именно о сущности и значение контроля, о его видах, этапах, характеристиках и поведенческих аспектах. А также рассмотрела и проанализировала  ситуаций, которые помогли мне, дополнив теоретические знания практическими.

По окончании своей работы можно  сделать несколько выводов.

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений  и для всех необходимы коммуникации.

Контроль  был, есть и будет неотъемлемой частью эффективной работы предприятия. однако, в связи с быстроменяющимися технологиями, экономикой и общей ситуацией на рынке необходимо совершенствовать процесс осуществления контроля. Иначе он потеряет свою эффективность, будет не соответствовать характеристикам эффективного контроля.

Конечно, при создании курсовой работы возникали некоторые трудности. Самой серьезной и трудоемкой оказалась практическая часть, а именно подбор ситуаций, постановка к ним вопросов и их анализ на основании теоретический данных.

Однако интерес к этой теме помог мне справиться с задачей.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. www.kommersant.ru (Журнал Секрет фирмы)
2. www.nastol.ru (Деловой еженедельник На стол руководителю)
3. Драчева Е.Л., Юлинкова Л.И. Менеджмент – 9-е изд. – М: Издательский центр «Академия» 2008 С.229-236
4. Коргова М.А. Менеджмент.- Ростов н/Д Феникс, 2008 С.82-103
5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М: Дело, 1998. 431-449
6. Полукаров В.Л. Основы менеджмента.- М: КНОРУС, 2007 С.149-164
7. Разу М.Л.. Менеджмент: учебное пособие М.: КНОРУС, 2008. С 263-272
8. Репина Е.А. и др. Основы менеджмента.- М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К^о», Ростов н/Д: Академцентр, 2008
9. Шеметов П.В., Л.Е.Чередникова, С.В. Петрухова. Менеджмент управление организационными системами: учеб. пособие - М: Изд. «Омега-Л», 2008. С.161-170

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

СИТУАЦИЯ 1

 

«Контроль сотрудников – жесткая  необходимость, продиктованная частыми  случаями мошенничества в сфере  страхового бизнеса…» 

Когда я начал работать в страховом  бизнесе, то был поражен, насколько  здесь необходимо «держать руку на пульсе». Официальная статистика подтверждает, что страховые компании несут  значительные убытки из-за мошенничества  различных сотрудников. Поэтому  в нашем бизнесе контроль должен осуществляться регулярно и довольно жестко. Особенно строго контролируются агенты, брокеры, люди, отвечающие за возмещение убытка вследствие страхового случая, работники финансовых отделов.

Страховые полисы – это  эквивалент денег. Когда агент продает, к примеру, полис добровольного страхования КАСКО на несколько хороших и дорогих машин, у него на руках появляется ощутимая сумма денег: 200-300 тысяч рублей, а то и больше. Естественно, для большинства людей – это очень серьезные суммы, появляется соблазн не сдать или недосдать наличные в кассу компании… У меня в компании «Помощь плюс» были факты мошенничества со страховыми полисами ОСАГО, в связи с этим были уволены несколько сотрудников и возбуждено дело по факту хищения.

Жесткая отчетность на всех этапах, введенная в моих компаниях, позволяет избежать повторения подобных ситуаций: сколько взял, сколько сдал – все под роспись. Каждый шаг фиксируется: сначала агент сдает полис, записывается дата сдачи, время, номер договора, лицо, которому он его сдал. Все записи и финансовые документы я регулярно просматриваю на предмет соответствия. Если мы видим, что агент взял несколько бланков полисов и они у него «зависли», он их не продает – мы его тормошим. Тоже самое происходит, если мы видим, что достичь цели не удается.

Мы пытаемся скорректировать намеченные ориентиры, благодаря чему наша цель становиться более близкой. Конечно, происходят и изменения в организации  работы персонала.

Условия работы, права и  обязанности сотрудников, а также порядок отчетности я четко оговариваю при приеме на работу. Все это, так или иначе, прописано в трудовом договоре. Работу других штатных сотрудников я также стараюсь основательно регулировать. В офисе у нас четкий график, ведется журнал прихода и ухода сотрудников, есть правила нахождения на рабочем месте: исключается использование рабочих компьютеров для личных нужд, ведения личной переписки, просмотра интернет-ресурсов, не имеющих дела к работе. Для сотрудников, не соблюдающих подобные условия, могут быть введены различные санкции – от простого выговора до лишения части зарплаты, премии и т.д.