Контроль, как функция управления

Каждый год организация проводит ряд опросов, связанных с их удовлетворенностью работой, их претензиями и предложениями. Собираются подробные сведения об увольнениях за предыдущий год, их причинах и количестве.

Контроль из директорского  кресла. У меня стоит специальная программа, и я со своего компьютера иногда смотрю, какими интернет-ресурсами пользуются сотрудники, просматриваю статистику ISQ. На фирме не разрешено пользование «аськой», поэтому я «гоняю» сотрудников, нарушающих мои запреты. Изредка просматриваю корпоративные почтовые ящики тех работников, которые вызывают у меня опасения. Делаю я это не только для того, чтобы следить, как используются ресурсы компании сотрудниками, но и чтобы контролировать информационные потоки. Мне важно знать, что человек не делится нашей бизнес-информацией с конкурентами. В большинстве компьютеров сотрудников среднего звена нет выходов для USB, флоппи-дисков, нет пишущих CD-ROM – это сделано также для информационной безопасности. Но я не считаю это панацеей. Если человек захочет украсть информацию, он ее может скопировать, отправить по free-mail, а в соседнем интернет-кафе перекачать туда, куда ему надо. Отследить на 100% это сложно, но я усложняю жизнь тем, кто захочет навредить компании.

СИТУАЦИЯ 2

«Для нас контроль – игра в  открытую»

Сегодня мы нередко слышим о практике тотального контроля со стороны руководства  различных предприятий. Причем где-то – полнейший беспредел. Что стоит  за контролем – недоверие, мода? Об этом мы беседуем с управляющим  директором ООО «Бизнес Фудз», одного из подразделений холдинга «Бизнес  Системы», Александром Олейниковым.

Мне кажется, что контроль эффективно повышает дисциплину, а в конечном итоге – качество производства.  Однако, я считаю, что разумно контролировать всех сотрудников. И если делать это цивилизованно, в рамках правового поля, то это ничуть не оскорбляет их.

На нашем предприятии контроль – это игра в открытую и по правилам. Между мной – работодателем  – и работником происходит честная  коммерческая сделка: он оказывает  предприятию определенные услуги, я  эти услуги оплачиваю. При этом я  оставляю за собой право контролировать качество купленных услуг и использую  только те инструменты, которые предусмотрены  в рамках закона. В свою очередь, я предоставляю адекватную возможность  работнику проверять правильность оплаты его услуг.

В чьем-то сознании контроль, наблюдение ассоциируются с понятием тайно, анонимно, что может рождать психологический  комплекс. Мы против комплексов. Поэтому  мы организуем открытый контроль и  даже обучаем наш персонал технологиям  контроля, которые применяются на нашем предприятии.

Вот некоторые формы контроля на нашем предприятии: Видеоконтроль. В торговых залах наших магазинов устанавливаем видеокамеры наблюдения и объясняем нашим продавцам, что за нарушения правил торговли придется объясняться с менеджером. Преследуем цель не «застукать» кого-то на месте нарушения, а предупредить возможное нарушение. Ведем контроль выполнения распорядка дня менеджерами, табель учета рабочего времени, причем, двойной: непосредственно руководителем и службой внутреннего контроля. Постоянная мобильная связь с менеджерами и специалистами. Контролируем работу с информацией пользователей ПК. Очень жесткий контроль за работой оборудования. Проводим систематическую инвентаризацию. На наших объектах пропускной режим. В торговой сети установлены современные многофункциональные кассовые терминалы на базе ПК, они регистрируют все кассовые операции и предотвращают несанкционированные действия кассиров. Разрабатываем маркировки товара, принцип, как в аэропорту – металлодетектор.

Допустимо ли, использовать негласные  методы контроля? Допустимо. И вот почему. Защита коммерческой тайны – задача непраздная. На серверах предприятия хранятся тысячи гигабайт служебной информации, это и экономические показатели, и программы стратегического развития. При некорректном и неосторожном обращении использование такой информации может обернуться против нас – стать предметом шантажа, подорвать имидж и авторитет торгового предприятия и нанести серьезный экономический урон. Поэтому установлен индивидуальный парольный вход в сеть. И жесткий контроль за пользование информацией, а также за телефонной сетью.

Благодаря внедренной системе контроля в конце года мы подводим итоги  нашей работы. Проведя общее совещание, мы определяемся с дальнейшем направлением развития на следующий год,  устанавливаем  новые приоритеты.

Имея такую систему контроля, что вы приобрели и что потеряли? Во многом благодаря контролю сумели выстроить современное торговое предприятие, в сети которого успешно работают 13 магазинов, в том числе в круглосуточном режиме. В этом году планируем открытие еще двух супермаркетов. Параллельно мы готовимся к сертификации менеджмента предприятия. Потерь, обусловленных введением контроля, у нас нет: сотрудники не чувствуют себя дискомфортно, а фирма тем временем процветает.

СИТУАЦИЯ 3

«Все проконтролировать сложно. Остается искать разумный баланс между  способами контроля сотрудников  и проявлением доверия к персоналу»

Самый простой контроль касается всех сотрудников: учет рабочего времени  и рационального использования  рабочих ресурсов. У меня в компании офис-менеджер фиксирует в специальном  журнале приход и уход, командировки, встречи. Отношение к этому не всегда однозначное, но таковы правила, и если люди хотят работать у нас, зарабатывать деньги, то им придется смириться  с различными формами контроля. Ничего противозаконного мы не делаем, обо  всем предупреждаем при приеме на работу.

В отношении опозданий  и нарушений рабочего графика я достаточно лоялен: если сотрудник не делает это регулярно и может внятно объяснить, в чем причина опоздания, то какие-либо штрафные санкции мы не применяем. Я не страдаю патологической манией контроля и стараюсь выработать четкую и логичную позицию. К примеру, в нашем московском офисе работает всего 27 человек, у большинства из них есть месячный, квартальный план работы. Если выполняется план отдела и личный план сотрудника, то у меня не будет особых претензий, если человек позволит себе разрядиться: посмотреть что-то в Интернете, почитать прессу, поиграть в компьютерные игры. Конечно, в разумных пределах. Я же понимаю, что у людей бывает довольно монотонная работа и иногда им просто необходимо «выпустить пар». На мой взгляд, некоторые руководители стремятся контролировать сотрудников зачастую совсем не для того, чтобы увеличить эффективность труда.

Иногда данные о приходе и  уходе, посещении запрещенных сайтов, личная переписка с рабочего компьютера или другие отклонения от установленного распорядка являются для руководства  негласным инструментом манипулирования  сотрудниками и аргументацией, к  примеру, чтобы не повышать зарплату или лишить неугодного работника  премии.  По моему глубокому убеждению, необходимо не только следить за недостатками в работе, но и выявлять положительные  моменты, создавать для людей  систему как порицаний, так и  поощрений. Однозначно – контроль должен осуществляться в рамках трудового  законодательства.

Хотелось бы отметить, что я часто  провожу совещания, на которых мы вместе с моими заместителями  обсуждаем не только достижения нашей  фирмы, но и обстановку в рабочем  коллективе. Каждые из руководителей  отделом делится тем, как его  подчиненные справляются с работой, каковы их жалобы и предложения. После  чего мы принимаем корректирующее решение  и сглаживаем образовавшиеся проблемы. В конечном итоге мы работаем в  тесной взаимосвязи с нашими сотрудниками. По результатам прошедшего года составляются отчеты о достигнутых целях, освоенных сегментах рынка. Составляются планы и прогнозы на следующий год.

  Контроль топ-менеджеров решает две задачи. Первая – определить, насколько человек предан компании, как он обходится с информацией, которая ему была доверена. И вторая – это контроль финансовых показателей.  Я знаю такие фирмы, где ведущий менеджер, проработав какое-то время, уходил и открывал собственную фирму, при этом уводя основных клиентов со старой работы. Поэтому генеральный директор должен особо следить за процессом отбора кандидатов на ключевые позиции в своей фирме. Я считаю для себя главным принципом при выборе человека на руководящую должность – тщательный анализ информации о кандидате. Принимая людей на такую работу, я уже много знаю о человеке: где он живет, семейное положение, чем занимается, стараюсь лично собрать информацию о нем с предыдущих мест работы. Поэтому, наверное, за все годы у нас не было серьезных происшествий и многие менеджеры работают у нас довольно долго.

Финансовый контроль ведется с помощью большого выбора различного современного программного обеспечения, которое позволяет до цента контролировать денежные потоки, склад, документы.  Я из таких руководителей, которые во все сами вникают, регулярно присутствуют в офисе, поэтому и мои менеджеры в курсе того, что я постоянно сопоставляю данные и контролирую финансовые показатели каждого работника. Поэтому с проблемой финансовых махинаций я пока не сталкивался. К тому же я не пренебрегаю элементарными правилами ведения бизнеса – доступ к деньгам на фирме ограничен.