Контроль как основной вид деятельности менеджера

б) текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;

в) заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Это обстоятельство станет более понятным после краткого ознакомления с выделенными видами контроля.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и поэтому бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

1. контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;
2. контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. - это способ контроля эффективного выполнения всей работы;
3. контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся  к экспедиторскому, линейному и  функциональному контролю.

Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.

Заключительный контроль включает в себя задачи, которые решаются только после того, как работа выполнена. Контроль может выполняться сразу после завершения работы в целом (например, приемка готовой продукции техническим контролем) либо по истечении заранее установленного времени после выполненной работы.

Рассмотренная классификация  видов контроля есть ни что иное, как взгляд с различных сторон на одну и ту же контрольную деятельность: назначение контроля, время осуществления, параметры контроля, источники информации, место проведения. Для каждой конкретной цели может быть использована определенная классификационная характеристика. Например, для распределения задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать по признаку параметров контроля (общие и частные), а для распределения по горизонтали - по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный). Если нужно разрабатывать схему технологии осуществления контроля, то задачи нужно рассматривать с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный).

 

1.2.Процесс  контроля

 

Процесс контроля представляет собой набор процедур решения  задач контроля, обеспечивающих поиск  учетной информации о поведении  объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми показателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами. Контроль может осуществляться в отношении деятельности отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка алгоритма (схемы) и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Напомним, что задачи контроля занимают свое место в общей схеме решения задач управления. Они являются составной частью модуля регулирования (рис. 1.). [11, c. 48]

 

 

Рис. 1. Место задач  контроля в модуле регулирования

Модуль регулирования  демонстрирует, насколько близко, на первый взгляд, слиты задачи контроля, анализа планирования, учета и регулирования (руководства).

Задачи контроля играют связующую роль между задачами планирования, устанавливающими стандарты, задачами учета, фиксирующими состояние контролируемого объекта, и задачами регулирования, обеспечивающими корректировку в том случае, если достигнутые фактические результаты существенно отличаются от установленных стандартов или плановых показателей. В практике управления возможны случаи, когда информация, используемая для контроля, не подлежит учету (нет потребности). В этом случае контроль представляет собой процесс наблюдения за поведением контролируемого объекта. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:

• с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;
• с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;
• с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;
• с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем.

Для получения ответов  на поставленные требования можно пользоваться законом Парето (20:80).

Содержание задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю). Эти характеристики позволяют провести условную классификацию задач контроля (рис. 2.).

 

Рис. 2. Схема классификации  задач контроля

 

Цели контроля.

Область, в которой  установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это  НИОКР. Лица, осуществляющие контроль.

а) стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;

б) результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса).

В организациях контроль внешней среды используется по отношению  к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также реализации готовой  продукции (маркетинговый контроль).

Эффективно действующий  контроль на предприятии не является стихийно сложившимся процессом. Как  и любую человеческую деятельность, процесс контроля необходимо разрабатывать  и организовывать. Проектирование процесса контроля ведется совместно с разработкой организационной структуры управления (как ее составная часть). Если же предприятие имеет возможность создать автоматизированную компьютерно-информационную сеть, то процесс контроля должен вписываться в эту сеть. Кроме того, руководитель для целей контроля широко использует неформальные источники информации. Поэтому при разработке схемы контроля необходимо, по возможности, учесть потоки информации, протекающие в неформальной структуре.

Разработка процесса контроля.

Должно быть очевидно, что информационная система, обеспечивающая коммуникации, система принятия решений и система контроля сильно связаны между собой и представляют лишь условно выделенные части того, что мы называем организационной структурой управления. Эти три части не следует рассматривать, и тем более проектировать по отдельности. К сожалению, на практике это часто делается. В результате эти три части не стыкуются между собой, что приводит к ухудшению качества системы управления. [12, c. 66]

В процедуре проектирования контроля существует четыре четко различимых этапа:

• выбор контролируемой подсистемы;
• определение параметров подсистемы, которые подлежат контролю;
• установление источников информации, необходимой для контроля;
• установление потребителей (контролеров) контролируемой информации.

На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер. На рис. 3. представлена схема разработки процесса контроля.

Поскольку организация  использует избирательный контроль (иначе он будет экономически неоправдан), то первый этап состоит в определении тех объектов или процессов, которые необходимо контролировать.

 

Рис. 3. Схема разработки процесса контроля

 

В каждом случае подсистемы представляют собой ключевые направления  деятельности (конкретные функции) организации. Выделению подлежат те подсистеме по которым при планировании определены стандарты и конкретные критерии. Если этого нет, то контроль практически осуществить невозможно. Контролю также подлежат все решения, вне зависимости от того, были они приняты при планировании ига по ходу работы менеджера (текущие). [14, c. 74]

Объектом обязательного  контроля на предприятии являются:

• входные активы: сырье, материалы, узлы, детали, расчетно-кассовые операции и др.;
• производственный процесс изготовления продукции или оказания услуг;
• выходные результаты: качество готовой продукции, сроки отгрузки продукции потребителю, продаж;
• установленные нормативы: техника безопасности, нормы времени, санитарные нормы, пожарные нормы, экологические нормы и т. п.;
• правила, требования, ограничения на выполнение определенных видов работ;
• результаты работы исполнителей управленческих решений;
• обратная связь в процессе коммуникаций.

Каждый из объектов должен, по возможности, быть описан с позиций конкретных задач управления. Последние два вида объектов трудно поддаются описанию. Это не относится к программируемым управленческим решениям, а лишь к тем решениям, которые принимает руководитель по текущим ситуациям.

Таким образом, по каждому объекту необходимо определить состав задач контроля.

Описание параметров контролируемых объектов.

Задача будет понятна исполнителю  только в том случае, если в ее содержание будут включены конкретные параметры. Например, формулировка задачи «Контроль денежных средств» (объект контроля) не позволяет осуществить контроль, поскольку нет указания на конкретные показатели, которые нужно сравнить со стандартом.

Результатом данного этапа является наполнение задач контроля конкретным содержанием, т. е. по каждой задаче необходимо указать объект контроля, контролируемые показатели, время контроля. Например, ежедневный контроль (время) поступления денежных средств (показатель контроля) от потребителей продукции (объект контроля).

Сравнение параметров со стандартами.

Как мы уже упоминали, стандарты устанавливаются в процессе планирования. Но плановики часто могут не учитывать возможности контроля, осуществляемого другими людьми. Поэтому при описании задачи контроля необходимо выявить установленные стандарты по каждому контролируемому параметру. Если параметр объекта не может соответствовать стандарту или значение параметра нельзя оценить, то необходимо внести изменения или в задачи планирования (установление стандарта) или изменить содержание задачи контроля. Таким образом, происходит взаимное согласование задач планирования и контроля. [10, c. 74]

Установление источников информации.

Технология решения  задач контроля представляет собой  получение информации о состоянии  объекта и ее сравнение со стандартами. Состояние объекта определяется источником информации и фиксируется  функцией учета. Значительную часть информации,

несмотря на широкое  использование компьютеров, приходится обрабатывать человеку. Для удобства обработки человек изобрел различные  носители информации: документы, средства отображения (мониторы, табло и т. п.). Человека, создающего эти носители информации и передающего их контролеру, мы будем называть источником информации. К таким источникам информации относятся:

• лица, призванные реализовывать управленческие решения;
• лица, которые выполняют какую-либо работу и результат оформляют в виде отчетного документа;
• технические средства, способные измерять количественное значение параметров и результаты измерения передавать контролеру.

Всегда нужно помнить, что значение контролируемого параметра  является результатом решения задачи учета или данными, снятыми техническими средствами непосредственно с контролируемого объекта.

На данной стадии необходимо установить место (должность) конкретного  лица, ответственного за сбор и передачу информации для решения задачи контроля. Отсутствие этих данных не позволяет адресно увязать информационные связи между задачами и делает невозможным осуществление контроля. Данные об источниках информации фиксируются в картах технологии решения задач управления. Установление контролеров.

Однако это не значит, что нет общих подходов к организации процесса контроля. Для того, чтобы найти общие подходы, нужно определить их отличительные особенности. Первая особенность определяется технологией производства. Для рассмотрения этой особенности рассмотрим классификацию технологий, данную Дж. Вудворд.

Ниже перечисляются  основные виды технологий и соответствующие  им системы контроля.

1. Непрерывное производство (контролируется продукция):

• стандартизированы конечная продукция и производственный технологический процесс, большой объем продукции производится на специализированном оборудовании;
• незначительный объем материально-производственных запасов и высокая продолжительность производственных циклов;
• низкий уровень квалификации персонала;
• невысокая четкость процесса производства.