Контрольная работа по "Менеджменту"

В связи с расширением  и усложнением номенклатуры технических  средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических  средств и конкретных моделей  офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь  делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных  технологий, наиболее эффективного использования  технических средств. Вместе с тем  баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими  разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее  десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные  современным офисным технологиям  и техническим средствам.

В конце 1990-х гг. коллективом  сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения  управления Российского гуманитарного  университета предложена новая, более  полная классификация технических  средств, в основе которой также  заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление  средств организационной техники  на девять классов:

- Носители информации: носители  информации на бумажной основе  несветочувствительные; носители  для репрографических процессов  (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).

- Средства составления  и изготовления документов: ручные  пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные  продукты для персональных компьютеров.

- Средства репрографии  и оперативной полиграфии: средства  фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического  копирования; средства термографического  копирования; машины электронно-искрового  копирования; средства микрографии;  средства ризографического копирования  (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для  трафаретной (ротаторной) печати; оборудование  для оперативной офсетной печати.

- Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие  и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные  и сортировальные; скрепляющее и  склеивающее оборудование; конвертовскрывающие  и резательные машины; машины  для нанесения защитных покрытий  на документы (ламинаторы и  лакокрасочные станки; адресовальные,  штемпелевальные и франкировальные  машины; машины для уничтожения  документов (шредер); агрегатированные  линии для обработки корреспонденции.

- Средства хранения, поиска  и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки,  коробки и т.п.); вторичные средства  хранения документов (шкафы, стеллажи  и т.п.); картотеки и картотечное  оборудование; тележки для транспортирования  документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,

- Средства электросвязи: средства и системы стационарной  и мобильной телефонной связи;  средства и системы телеграфной  связи; средства и системы факсимильной  передачи информации; электронная  почта.

- Банковская оргтехника: машины для чета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

- Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

- Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений  специализированное; оборудование  и приборы для исследования  условий труда.

Предложенная классификация  не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с  учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния  отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация  вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических  средств текстовых и табличных  процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию  технических средств (средства термографического  копирования, машины электронно-искрового  копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной  деятельности сегодня практически  не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны  для персонала, вследствие чего не могут  использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи  органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи  в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации  отсутствует такой важный компонент  офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация  не свободна и от терминологических  неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной  печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают  тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной  полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний  день не существует единой, признаваемой всеми специалистами, полностью  отвечающей требованиям практики научной  классификации технических средств  управления.

Параллельно существуют системы  классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные  принципы систематизации, имеющие серьезные  терминологические расхождения.

Программное обеспечение  можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:

- Программные продукты для автоматизации документирования - т.е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов.

- Программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.

Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые  и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

По принципу реализации офисные  программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные  продукты реализуются на отдельном  персональном компьютере. Сетевые системы  реализуются в корпоративных  вычислительных сетях. Конечно, современные  системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться  только в вычислительных сетях. Но к  системам автоматизации процессов  работы с документами, кроме сетевых  офисных систем, следует отнести  и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы  установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и  предназначены для использования  различными категориями управленческого  персонала (например, персональные информационные системы).

3вопрос. Правила ведения беседы. Фазы делового общения. Техника телефонных переговоров

 

Введение

Деловое общение - это сложный, многоплановый процесс взаимодействия между людьми на основе обмена информацией  в сфере профессиональной деятельности и бизнеса.

Деловое общение это очень  актуальная и распространенная тема на сегодняшний день. Люди, которые  занимаются бизнесом им деловое общение  очень необходимо. Так как умение вести переговоры с деловыми людьми, уметь правильно подбирать слова, принимать правильные и стандартные  решения это является их главной  задачей, от этого зависит карьера  делового человека в будущем. Потому как бизнес это профессиональная деятельность в сфере которой  люди устанавливают друг с другом контакт, обмениваются важной информацией  для того чтобы в дальнейшем строить  планы и добиваться намеченной цели. Также деловое общение необходимо в сфере управленческой деятельности, то есть в менеджменте, так как  менеджеру необходимо в первую очередь  уметь вести деловые беседы, проводить  деловые сделки, также менеджер должен уметь проводить деловые совещания, уметь организовывать задачи, а также  разного рода мероприятия для  своих подчиненных. Менеджер должен принимать правильные, а в некоторых случаях нестандартные решения. Деловое общение необходимо и таким личностям как президентам, так как они ежедневно ведут переговоры с президентами других стран, решают вопросы всего мира, устраняют конфликты.

Специфической особенностью делового общения является та или  иная степень его официальности, то есть подчиненности установленным  ограничениям, которые определяются множеством факторов: национальными  и культурными традициями, профессиональными  особенностями деятельности, требованиями организации, этическими принципами.

Умение вести себя с  людьми надлежащем образом, является одним  из важнейших, если не важнейшим фактором, который определяет шансы добиться успеха в бизнесе служебной или  предпринимательской деятельности. Доил Карнеги еще в 30-е годы 20 века заметил, что успех того или иного  человека в его финансовых делах, даже в технической сфере или  в инженерном деле, процентов на 15 от его профессиональных знаний и  процентов на 85 от его умения общаться с людьми.

Основная цель этой темы состоит в изучении и закреплении  материала. Я выбрал тему деловое  общение так как, на мой взгляд, она очень интересна в изучении и полезна, так как от умения правильно  и красиво выражаться зависит  в дальнейшем карьера человека. Особенно в управленческой деятельности важна  такая наука как деловой этикет. Знание делового этикета - это залог предпринимательского успеха.

1. Правила построения деловой беседы

Деловые беседы (деловые  встречи совещания, беседы это одна из важнейших форм управленческой деятельности).

Деловые беседы - это форма  межличностного общения обмен взглядами, точками зрения, информацией, мнениями, направленными на решение проблемы.

Структура беседы:

1. Начало беседы;

2. Создание благоприятного  климата (приветствия, представления);

3. Изложение своей позиции  ее обоснования;

4. Выяснение позиций собеседника;

5. Совместный анализ проблемы;

6. Принятие решения, выяснение  позиций собеседника.

Типичные ошибки, совершаемые  руководителем при проведении бесед:

1. Руководитель проявляет  авторитет и не считается с  мнением других;

2. Руководитель игнорирует  состояние сотрудников;

3. Не учитывает мотивы  поведения сотрудников;

4. Руководитель не проявляет  интересы к собеседнику (игнорирование);

5. Руководитель не слушает  собеседника и постоянно перебивает.

Функции бесед:

1. Взаимное общение работников  из одной сферы;

2. Совместный поиск, выдвижение, оперативная разработка рабочих  идей и замыслов;

3. Поддержание деловых  контактов;

4. Стимулирование деловой  активности;

5. Контроль и координация  уже начатых операций.

Деловые индивидуальные беседы делятся на две группы:

• Беседы свободные и  целенаправленные с двусторонним обменом  информацией, проходящие без специальной  подготовки (с учетом или без учета  времени).

• Беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов:

Этап первый - подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор места, где будет проходить беседа. Составление плана беседы, исходя из ее задач - главный раздел этого этапа. Здесь необходимо проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, а также продумать, удобно ли выбрано время для собеседника.

На этом подготовительном этапе следует проверить себя по следующей пунктам:

1. Тщательная продуманность  хода беседы;

2. Свобода от стереотипов,  готовность воспринимать людей  такими, какие они есть, гибко  реагировать на происходящие  в них изменения;

3. Полная готовность выслушать  собеседника и правильно ответить  на возможные вопросы;

4. Наличие точного, ясного  и корректного плана беседы;

5. Способность составленного  плана беседы вызвать вопросы,  уводящие обсуждение в сторону;

6. Наличие естественных  и убедительных формулировок;

7. Выражение всех мыслей  точно и ясно;

8. Правильный выбор тона  проведения беседы;

9. Попытка представить  себя на месте собеседника  и понять его;

10. Представьте, если бы  подобная беседа была проведена  с вами, остались бы вы, довольны  ею.

Этап второй - ознакомительный. В течение этого этапа преодолевается психологический барьер и устанавливается атмосфера доверия.

Этап третий - основной. Он состоит из трех частей: Вводная часть беседы (возражения); основная часть беседы (доказательства); заключительная часть беседы (выводы).

1.1 Подготовка к беседе

Если вы на беседу пришли впервые, то необходимо, войти и назвать  себя. Если посетитель пришел к вам  и представился, нужно постараться  сразу запомнить его имя и  отчество. Встретив посетителя, нужно  встать из-за стола и пригласить собеседника сесть напротив. Хорошо выйти ему навстречу: этот жест дает собеседнику понять, что вы его  уважаете и готовы к разговору  на равных. В случае, когда вы встречаетесь для беседы со своим сослуживцем  или просто со знакомым вам человеком, приветствуя его и называя при этом по имени и отчеству, вполне достаточно встать из-за стола. Перед началом беседы с незнакомым человеком рекомендуется предупреждать собеседника о времени, которым вы располагаете для беседы. Беседа (это основной этап). Менеджер должен понять, как его собеседник оценивает ситуацию. Необходимо постараться представить полную картину всех событий или обстановку, ориентироваться только на словах собеседника. Нужно уметь слушать и правильно задавать уточняющие и наводящие вопросы, которые помогут раскрыть мысли собеседника.