Контрольная работа по "Менеджменту"

Основные задачи, которые  можно решить с помощью деловых  совещаний:

1) Развитие и укрепление  политики предприятия, и проведение  ее в жизнь.

2) Интеграция мероприятий  всех отделов и служб с учетом  общих целей фирмы.

3) Выявление и расчет  коллективных результатов.

Коллективное решение  проблем учетом обучающего эффекта.

1.5 Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация  совещаний, которая зависит от следующих  основных признаков:

1) По назначению:

• вырабатывающие и принимающие  решения;

• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

• подводящие итоги и  дающие оценку принятым ранее решениям;

• оперативные (диспетчерские).

2) По периодичности (частоте)  проведения:

• разовые;

• регулярные;

• периодические;

3) По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);

• расширенные (до двадцати человек);

• представительные (свыше  двадцати человек).

4) По степени стабильности  состава участников совещания:

• с фиксированным составом;

• с приглашенными по списку, составленному для каждого  совещания;

• комбинированные.

5) По принадлежности:

• общественных организаций;

• административные

• научные и научно-технические;

• объединенные.

• научные

1.6 Планирование проведения совещаний

Таблица 1 - Технология организации  и проведения делового совещания

Этапы	Элементы
1. Подготовка.	• Определение целесообразности проведения совещания. • Определение повестки дня. • Определение состава  участников. • Назначение даты и времени  совещания. • Определение места проведения. • Подготовка участников совещания.
2. Проведение.	Продолжительность совещания. • Регламент • Протокол
3. Подведение итогов и  принятия решения.	Выводы: • Определение тех, кто  и в какие сроки должен выполнить  определенный объем работ. • Определение формы подведения итогов совещания. • Принятие решения о  широте информирования.
4. Контроль над выполнением  решения.	Способы выработки решения. • Определение лиц, решения  осуществляющих контроль.

Проведение совещаний  имеет четыре этапа:

Подготовка  совещания. Совещание начинается с определения тщательности его проведения. Совещания проводятся, когда есть необходимость в обмене информацией, выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе менеджер должен все проанализировать, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В случае менеджер убедится в полезности совещания, то его можно проводить. Следующий элемент данного этапа это определение повестки дня. Здесь нужно определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность.

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются  многочисленные ошибки со стороны менеджеров - организаторов совещаний.

Выделяют шесть групп  ошибок:

1) Отсутствует главная  тема совещания;

2) При наличии нескольких  тем совещания нет обеспечения  их точного разграничения и  соответствующего аналитического  обсуждения;

3) Участникам предварительно  не разъяснена суть обсуждаемой  проблемы;

4) В повестку дня включены  вопросы разного объема и разнообразного  содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться  в обсуждение или в ссору  между отдельными участниками  или группами;

5) На совещании обсуждаются  проблемы и вопросы, которые  можно решить в рабочем порядке;

6) Не удается придерживаться  повестки дня. Участники отступают  от нее и рассматривают стихийно  возникшие побочные темы или  какую-либо проблему, которая существует  на данном предприятии постоянно.

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный  состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, то есть массовое приглашение.

Качественный  состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение  дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй - между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.

Основные ошибки, допускаемые  при проведении совещаний:

• не регламентируется его  продолжительность;

• не соблюдается установленная  продолжительность;

• слишком большая продолжительность;

• не делаются перерывы;

• не ограничивается время  на доклады и выступления;

• участники не умеют  кратко и ясно излагать свои мысли.

Местом для проведения значительной части (более 70%) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время  на предприятиях есть специально оборудованные  для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению  таких помещений. Например, такое  помещение должно иметь хорошую  звукоизоляцию, нормальную температуру  и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

Подготовка  участников совещания. Менеджер - организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

2) Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.

Регламент - это  порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula - что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме  и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

1) Достижение цели совещания;

2) Решение;

3) Исполнители задания  и сроки.

Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе  делового совещания:

1) Дата и место проведения;

2) Номер протокола;

3) Краткое содержание  обсуждаемого вопроса;

4) Присутствовали;

5) Отсутствовали, причины  отсутствия;

6) Копии (фамилия тех,  кому предназначены);

7) Повестка дня по пунктам;

8) Тема по пункту повестки  дня;

9) Обсудили (кто выпустил);

10) Постановили (сообщается, что именно);

11) Выполнения решения  возложено на (фамилия);

12) Сроки исполнения (дата).

3) Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.

Решения могут вырабатываться двумя способами:

• Специально избранная  комиссия по подготовке решения заранее  составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его  по результатам голосования.

• Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует  решение.

Контроль  над выполнением решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.

2. Типы собеседников

Абстрактный собеседник - это  тип людей, воображаемая психологическая  модель, отражающая определенные характерные  свойства, которые имеют значение для подготовки и проведения деловой  беседы.

Для классификации типов  деловых, но абстрактных собеседников используются следующие критерии:

• компетентность, то есть обладание  знаниями, позволяющими судить о предмете разговора, умение высказывать веское, авторитетное мнение по вопросу, обсуждаемому в ходе деловой беседы;

• откровенность;

• искренность;

• владение приемами общения  с другими участниками беседы;

• заинтересованность в  теме и успехе беседы.

Классификация абстрактных  типов собеседников.

Вздорный  человек (нигилист). Характеристика: часто выходит за рамки темы деловой беседы; в ходе деловой беседы нетерпелив, несдержан и возбужден; часто своей позицией и подходом неосознанно провоцирует собеседников на то, чтобы они не соглашались с его аргументами и выводами.

Рекомендации по общению  во время беседы:

• следует постараться  обсудить с ним возможные споры  моменты заранее, до начала групповой  беседы;

• не терять хладнокровия и  уверенности в собственной компетентности;

• стараться включать в  формулировки решения его слова;

• прежде чем отклонить  его решение, предоставить другим собеседникам возможность опровергнуть его;

• постараться установить с ним контакт, сделать его  своим сторонником;

• беседуя с ним с  глазу на глаз, применять нерефлексивное слушание, чтобы понять истинные причины  его негативной позиции;

• в критический момент приостановить групповую беседу, чтобы дать ему остыть.

Позитивный  человек. Характеристика: среди всех типов абстрактных собеседников этот самый приятный тип делового партнера. Всегда стремится к сотрудничеству при проведении дискуссии.

Рекомендации по общению  во время беседы:

• следует побуждать такого собеседника к активному участию  в дискуссии;

• нужно стараться, чтобы  остальные участники беседы разделяли  его позитивный подход к решению  дискуссионных вопросов;

• следует в критических  ситуациях искать помощи и поддержки  именно у него.

Всезнайка. Характеристика: труден в общении, всегда уверен в том, что знает все лучше других, любит навязывать свою точку зрения, обо всем имеет свое мнение, постоянно требует слова.