Курс лекций по "Проектной деятельности"

фіксує інформацію щодо їх запровадження;

інформує про них вище керівництво;

запроваджує систему вирішення суперечностей з мінімальними конфліктами.

Систему контролю за змінами інколи називають «прогнозуванням трендів», «контролем відхилень», «контролем за формами». Дуже важливо запровадити її якомога раніше. За цією системою готуються тижневі або місячні огляди на стадіях конструювання і постачань. Контроль здійснюється за допомогою оперативного звітування щодо змін та обговорювання їх необхідності і наслідків (стосовно затрат і часу) у колі провідних спеціалістів.

Для створення системи контролю за змінами треба зробити такі кроки:

Встановити початковий обсяг, специфікацію, параметри, визначити графік виконання проекту.

Визначати зміни стосовно до початкових показників, повідомляти про них тих, кого це стосується, й оцінювати їхні наслідки.

Аналізувати, приймати або відхиляти ці зміни.

Запроваджувати ці зміни.

Здійснювати систему контролю допомагає стандартизований документ — вимога щодо зміни (рис. 2.3). У цьому документі:

визначається зміна, описуються і вказуються витрати, елементи роботи, яких це стосується;

казуються причини змін;

наводиться прізвище ініціатора зміни, ставиться його підпис;

розкриваються приблизні наслідки і вказуються сегменти, на які вплинуть ці зміни;

дається оцінка впливу означеної зміни на календарний план виконання проекту і на витрати;

наводиться класифікація причин змін з метою післяпроектного аналізу (наприклад, вимога клієнта, пізні зміни до конструкції, помилки у конструкції, підвищення прибутковості тощо).

Останнє, на чому треба загострити увагу, — обов’язкова інтеграція системи контролю за змінами із системою контролю та інформування.