Менеджмент качества образовательной деятельности в учреждениях высшего образования

- признание улучшений. 

7-й принцип. Принятие решений 

Эффективные решения основываются на анализе данных и информации, основанных на фактах. Совокупность информации составляет сбалансированную систему показателей. Они соединяют миссию, видение и стратегию организации с оценками результатов текущей деятельности, позволяя принимать управленческие решения.

Реализация этого принципа предполагает:

- организацию системы мониторинга  качества образования по всем  процессам системы менеджмента качества;

- обеспечение точности и достоверности  данных по всем показателям  качества;

- обеспечение доступа к данным  и информации по качеству (гласность  информации);

- проведение анализа данных  по качеству с использованием  утвержденных методов;

- применение соответствующих статистических методов контроля и управления качеством.

8-й принцип. Взаимовыгодные отношения  с поставщиками 

Организация и ее поставщики взаимозависимы, и отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать  ценности в сфере предоставления образовательных услуг.

Реализация этого принципа предполагает:

- выявление и отбор основных  поставщиков; 

- установление таких отношений  с поставщиками, которые балансируют краткосрочные выгоды с долгосрочными соображениями для организации и для общества в целом;

- создание ясного и открытого  обмена информацией; 

- инициирование совместной разработки  и совершенствования продукции и процессов;

- совместное достижение ясного  понимания требований потребителя; 

- обмен информацией и планами на будущее;

- стимулирование, поощрение и признание  улучшений и достижений у поставщиков. 

 

 

Прежде чем приступить к разработке материалов по развитию и совершенствованию системы менеджмента качества в вузе должна существовать мотивация высшего руководства образовательного учреждения к ее совершенствованию и решение, оформленное приказом. Руководство вуза играет лидирующую роль и личным примером демонстрирует свою приверженность культуре качества.

 

3.4 Формулирование миссии, стратегии, политики, целей и задач вуза в области качества

 

Стадии формирования (совершенствования, развития) системы менеджмента качества вуза направлены на создание целостной системы документирования (описаний) процессов, связанных с гарантией качества основных видов его деятельности.

1-й этап. Формулирование миссии, стратегии, политики, целей и задач вуза в области качества

Согласно требованиям международных  стандартов серии ИСО 9000, Европейской  модели совершенства и стандартов ENQA, учебные заведения должны иметь  политику, цели и соответствующие процедуры гарантии качества. Стратегия и политика должны обладать официальным статусом и находиться в свободном доступе.

На основе всестороннего изучения и оценки текущих и перспективных  потребностей рынка образовательных  услуг, рынка труда, потребителей и заинтересованных сторон, включая персонал, руководством вуза должна быть сформулирована стратегия развития вуза в области качества, которая определяет:

-  политику вуза в области  качества образовательной и научной  деятельности;

-   стратегические цели внедрения  системы менеджмента качества;

-   ожидаемые результаты и  механизмы их достижения;

-   гарантии реализации стратегии  развития и политики качества.

Стратегия может включать в себя формулировку миссии, основных ценностей, видения будущего, целей и задач вуза с проекцией этих целей и задач на конкретные подразделения и мероприятия.

Под миссией понимается краткое заявление (обычно от 25 до 50 слов), определяющее:

- позиционирование организации  в окружающем мире (кто мы?);

- стержневые цели существования  организации (для чего мы существуем?);

- основные группы потребителей  и заинтересованных сторон (для  кого мы работаем?);

- ключевые обязательства и пути  обеспечения качества производимой  продукции и/или услуг (что мы гарантируем и за счет чего?).

Миссия должна подчеркивать специфику, уникальность данного вуза по сравнению  с другими вузами. В число основных ценностей могут включаться: потребители и другие заинтересованные стороны (студенты, работодатели, общество и т.п.), персонал вуза и научные школы, имидж вуза на региональном, национальном и международном уровнях, открытость вуза для общества, материально-техническая база, современные технологии обучения и др.

Под видением понимается краткая формулировка желаемого состояния вуза по всем его основным параметрам на обозримую перспективу, обычно на 3 или 5, 10 и 20 лет. Часто при формулировке видения определяются наиболее важные для вуза области развития, о которых необходимо заботиться для достижения долговременного успеха. Видение должно вдохновлять сотрудников и мотивировать их на достижение заявленных перспектив.

Политика в области качества – общие намерения и направления деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством.

Политика должна:

- соответствовать стратегическим  целям вуза;

- включать требования по постоянному  улучшению деятельности;

- постоянно анализироваться на  пригодность; 

- быть доведена до сведения  всего персонала. 

Политика в области качества включает в себя широкую постановку намерений и целей вуза. Она определяется высшим руководством вуза, излагается в письменной форме, должна быть официально провозглашена (опубликована) руководством и доведена до сведения всего персонала (его подразделений).

Миссия, видение и политика в области качества должны быть понятны и приниматься всеми. При этом важно, чтобы поставленные цели имели конкретное выражение в виде некоторых измеряемых показателей и характеристик, что позволяет четко контролировать степень достижения целей.

Цель в области качества – то, чего добиваются или к чему стремятся вузы в области качества. Стратегические цели и задачи вуза должны быть спроецированы на все уровни управления и структурные подразделения и должны найти выражение в планах конкретных действий и мероприятий с указанием сроков их выполнения и ответственных. Стандарт СТ РК ИСО 9001:2001 требует разрабатывать достижимые и измеримые цели, связанные с политикой качества. Формулировка целей должна быть изложена настолько конкретно, чтобы их можно было понять и воплотить на практике.

Для перевода стратегического плана  развития вуза в оперативные планы по направлениям деятельности университета, а также в оперативные планы подразделений могут использоваться различные методы: SWOT-анализ (Strength – сильные, Weakness – слабые, Opportunities – возможности, Theats – угрозы); метод сбалансированных показателей (Balanced Score Card – BSC) и другие.

 

3.5 Обучение руководства и персонала

 

2-й этап. Обучение руководства и персонала

Необходимо провести обучение высшего руководства в области качества, а также тех сотрудников вуза, которых планируется задействовать в процессе разработки документации системы менеджмента качества вуза. Целью данного этапа является формирование единых позиций руководства вуза в области качества и подготовки специалистов, способных выполнять разработку соответствующих документов системы менеджмента качества.

В процессе обучения следует уделить  внимание следующим вопросам, связанным  с ключевыми моментами разработки и внедрения системы менеджмента качества вуза:

- анализу фактического положения  дел; 

- формированию политики и целей  в области качества;

- изменению в организационной  структуре; 

- выявлению и документированию  процессов деятельности;

- внедрению в практику процессов и процедур;

- проведению внутренних аудитов  и непрерывному улучшению деятельности вуза;

- проведению сертификационного  аудита.

Для обучения целесообразно привлечь представителей консалтинговых компаний, сотрудников кафедры менеджмента, утвердить программу обучения, чтобы по окончании обучения сотрудники получили сертификаты или удостоверения об их окончании.

На первом этапе обучение должны пройти руководство и члены рабочей группы, на втором этапе – ответственные по качеству и внутренние аудиторы.

Позднее, в процессе развития работ  по формированию, развитию и совершенствованию системы менеджмента качества вуза должно проводиться постоянное обучение и вовлечение в процесс новых сотрудников. Необходимо отметить, что процесс обучения сотрудников в области качества должен являться непрерывным процессом, сопровождающим все этапы создания, развития и дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества.

 

3.6 Формирование организационной структуры

 

3-й этап. Формирование организационной структуры

Формирование организационной  структуры предполагает:

- четкое распределение всех  полномочий и ответственности  руководителей всех рангов за обеспечение качества;

- назначение представителя по  качеству из состава высшего  руководства вуза (как правило, проректор);

- формирование службы/отдела менеджмента  качества;

- формирование совета вуза по  качеству;

- назначение ответственных по  качеству по университету и  в структурных подразделениях;

- создание в вузе рабочих  групп, в функции которых будут  входить непосредственная разработка, развитие и совершенствование системы менеджмента качества и ее документации.

Стратегические цели и задачи вуза должны быть спроецированы на все  уровни управления, структурные подразделения  и должны найти выражение в  планах конкретных действий и основных мероприятий с указанием сроков выполнения и ответственных. В числе таких действий и мероприятий могут, в частности, быть и мероприятия, связанные с определенными шагами по построению системы менеджмента качества вуза.

Для перевода стратегического плана развития вуза в оперативные планы по направлениям деятельности университета и в оперативные планы структурных подразделений могут использоваться различные методы: SWOT-анализ (анализ сильных и слабых сторон, имеющихся возможностей и угроз для развития вуза); метод сбалансированных показателей (Balanced Score Card – BSC) и другие.

Цели в области качества могут  задаваться в виде планируемых целевых  значений показателей процессов (включая  характеристики качества продукции). То есть, таких значений показателей процессов, которые необходимо достичь к концу планируемого периода.

По разработанным в вузе процессам  и процедурам должны быть распределены полномочия и ответственность и приведены в виде матрицы.

 

3.7 Определение процессов и их документирование

 

 4-й этап. Определение процессов и их документирование (оформление документов СМК и Руководства по качеству)

При разработке перечня процессов  и установлении их последовательности и взаимодействия необходимо учитывать требования СТ РК ИСО 9001-2001 п. 4.1 и стандартов ENQA, а также должны быть учтены все основные, вспомогательные и др.действующие процессы.

В рамках документирования процессов  осуществляется:

1. Проведение самооценки (обследование  рабочих процессов) и анализ  существующей документации.

Для оценки сложившейся в вузе ситуации в области качества рекомендуется провести первичную комплексную самооценку вуза и основных его рабочих процессов.

Существуют различные методологии  первичной самооценки вуза (его структурных  подразделений) с целью разработки и внедрения системы менеджмента качества.

Проведение самооценки возможно с  использованием разработки типовых анкет для должностных лиц, руководителей структурных подразделений и сотрудников, а также проведением функционального анализа.

В ходе интервью и обработки анкет  устанавливаются основные рабочие процессы вуза, упорядочиваются используемые документы, определяются точки пересечения процессов и наиболее критичные места, определяющие качество работы и ее результатов. Результаты самооценки могут служить основой для определенной коррекции стратегии, политики, целей и задач вуза в области качества и выделении наиболее проблемных моментов.

2. Определение и описание рабочих  процессов, упорядочение существующей документации.

Процессно-ориентированный подход предполагает определение и описание всех основных и вспомогательных процессов деятельности вуза и упорядочение документации по уровням. Такое описание является достаточно длительной процедурой и может продолжаться в течение всего периода разработки системы менеджмента качества.