Методы анализа рабочих мест

Анализ работы -- это процесс систематического исследования работы по определению наиболее существенных ее характеристик, а также требований к исполнителям данной работы.

Таким образом, анализ позволяет  получить данные о требованиях к  работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления  личностной спецификации (т.е. требований к работнику).

Анализ работы может иметь  два аспекта:

1. анализ с ориентацией  на задачу -- для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;

2. анализ с ориентацией  на работника -- для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.

Различие между аспектами, ориентированными на работу, и аспектами, ориентированными на работника, довольно очевидно. Первые являются описаниями содержания работы, которые связаны  с технологическими аспектами выполнения работы и в общем виде отражают то, что делается работником. Аспекты  с ориентацией на работника характеризуют  связанное с этим обобщенное человеческое поведение.

Анализ работы необходим  для выполнения многих функций по управлению персоналом и используется для:

подготовки описания работы (содержит краткое изложение сути рабочего или управленческого процесса, степень его ответственности, условия  работы и т.п.);

составления личностной спецификации с указанием личностных качеств  работника;

подбора сотрудников и  приема их на работу: аналитическая  информация учитывается при отборе работников на определенную должность;

оценки результативности труда работников;

подготовки кадров и повышения  квалификации путем разработки и  внедрения программ подготовки кадров. Анализ работы помогает установить знания, навыки и умения, необходимые для  выполнения процесса на данном рабочем  месте;

планирования карьеры  и служебного продвижения, с учетом достижения работником высоких результатов;

оплаты труда, так как  она должна напрямую увязываться  с навыками, умением, условиями работы, риском для здоровья и т.п.;

обеспечения безопасности труда, поскольку она зависит от правильного  расположения рабочих мест, оборудования, соблюдения определенных стандартов и  других условий.

Изучение требований, предъявляемых  рабочим местом к исполнителю

Спецификация работы (анализ рабочего места) устанавливает, какими качествами должен обладать работник для выполнения работы на должном  уровне: его умения, знания, опыт, физические кондиции.

Должностные спецификации должны включать требования к образованию, способностям и минимально необходимым  личностным качествам работников, которых  нанимают на эти должности. При описании работы лучше подчеркнуть квалификацию и критерии исполнения работы, чем  личностные качества, опыт и образование. Спецификация работы призвана помочь: составить рекламные объявления; оценить кандидатов, когда они  подают свои заявления; оценить кандидатов во время собеседования; оценить  свой штат сотрудников. Описание должности, как уже было отмечено выше, содержит перечень основных функций, которые  должен выполнять работник, занимающий данную должность. Поэтому при использовании  описания должности для оценки кандидатов на замещение вакантной должности  специалист должен определить, насколько  данный кандидат способен выполнять  эти функции. Сделать это довольно сложно, в особенности для человека, незнакомого со спецификой работы на вакантной должности (сотрудника службы персонала).

Чтобы облегчить процесс  подбора кандидатов, многие организации  стали создавать (в дополнение к  описаниям должности, а в последнее  время иногда и вместо них) документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности - квалификационные карты и карты компетенций (портреты или профили идеальных сотрудников).

Квалификационная карта, подготавливаемая совместно руководителем  подразделения и специалистами  по человеческим ресурсам на основе описания должности, представляет собой набор  квалификационных характеристик (общее  образование, специальное образование, специальные навыки - знание иностранного языка, владение компьютером, управление грузовым автомобилем и т. д.), которыми должен обладать "идеальный" сотрудник, занимающий данную должность. Поскольку в ходе отбора определить наличие квалификационных характеристик значительно легче, чем наличие способностей выполнять определенные функции, квалификационная карта является инструментом, облегчающим процесс отбора кандидатов. Использование квалификационной карты дает также возможность структурированной оценки кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой. Вместе с тем этот метод сосредоточивается на технических, в большой мере формальных характеристиках кандидата (его прошлом), оставляя в стороне личностные характеристики и потенциал профессионального развития.

Анализ рабочего места. Методики анализа рабочего места

персонал рабочий место  профессиографирование

Основой любого предприятия  либо организации является некоторое  количество рабочих мест, производственных процессов и операций, выполняемых  её сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы, скоординированы и непосредственно  увязаны с задачами предприятия  в целом, если оно хочет добиться успеха. Поэтому изучение рабочих  мест, процессов и операций является обязательной частью программы управления персоналом. Анализ рабочего места  даёт ответы на следующие вопросы:

1. Сколько времени необходимо  для выполнения основных производственных  операций?

2. Какие производственные  операции можно сгруппировать  в более общее понятие рабочего  места?

3. Как организовать рабочее  место таким образом, чтобы  увеличить производительность труда  работников?

4. Какой режим работы  целесообразен для данного рабочего  места?

5. Какими личностными  характеристиками должен обладать  работник для выполнения данной  производственной операции?

6. Как может использоваться  информация, полученная в результате  анализа рабочего места, для  создания программы управления  персоналом предприятия?

Условия проведения анализа  рабочего места

Анализ должности проводится в следующих случаях:

1. Введение новой должности  в штатное расписание.

2. Отсутствие Паспорта  рабочей должности для существующей  должности, необходимость которого  выявлена при начале процедуры  анализа профессионально- важных  качеств.

3. Изменение содержания  деятельности на рабочем месте,  произошедшее по причин реорганизации подразделения, внедрения новой технологии или оборудования.

4. Устное или письменное  распоряжение руководителя подразделени о необходимости оценки нагрузки одного, нескольких или всех сотрудников.

Анализ рабочих мест тесно  связан с разработкой программ управления персоналом и используется при:

1. Подготовке описания  рабочего места, которое включает  краткое изложение сути рабочего  процесса, обязанностей работника  и степень его ответственности,  а также некоторые сведенья  об условиях работы;

2. Спецификация рабочего  процесса, в спецификации указываются  личностные характеристики работника,  необходимые для выполнения данного  процесса.

3. Проект рабочего места.  Информация, полученная в результате  анализа, используется для выработки  или видоизменения структуры  элементов, обязанностей и задач,  связанных с данной рабочей  должностью;

4. Подбор сотрудников  и их приём на работу: аналитическая  информация учитывается при отборе  работников на определенную должность.  Анализ помогает подобрать претендентов, которые будут трудиться с  максимальной отдачей и чувствовать  себя комфортно на данной работе;

5. Оценка результативности  труда путём сравнивания фактической  и плановой производительности  труда. Анализ рабочего процесса  используется для того, чтобы  рассчитать приемлемый, этический  уровень производительности труда  для конкретного рабочего места;

6. Подготовка кадров и  совершенствование квалификации. Информация, полученная в результате анализа  рабочего процесса, используется  для разработки и внедрения  программ подготовки кадров и  совершенствования квалификации. Описание  рабочего места помогает установить  навыки и умения, необходимые  для выполнения данного процесса;

7. Планирование карьеры  и продвижение по службе. Перемещение  работников с одной должности  на другую, с одной операции  или процесса на другой получает  чёткую и подробную информационную  основу;

8. Оплата труда. Заработная  плата обычно напрямую увязывается  с навыками, умением, условиями  работы, риском для здоровья. Анализ  рабочих мест даёт исходную  базу для сопоставления и соответствующей  оплаты работников;

9. Безопасность труда.  Безопасность рабочего процесса  зависит от правильного расположения  рабочих мест, соблюдения определённых  стандартов, оборудования и других  условий.

Ограничения проведения анализа  рабочего места

1. Контроль за своевременностью и качеством выполнения работ по анализу должности осуществляет сотрудник, назначенный ответственным исполнителем.

2. В случае возникновения  обстоятельств, которые затрудняют  проведение анализа рабочего  места, анализатор пишет докладную  записку с указанием оснований  для прекращения работ на имя  руководителя.

3. В случае необходимости  введения новой должности проведение  анализа рабочего места может  быть отложено, но необходимо  письменное распоряжение руководителя.

4. Анализ рабочих мест  в подразделениях может проводиться  по непосредственной инициативе  Генерального директора, зафиксированной  в соответствующем приказе, для  оценки уровня загрузки сотрудников  подразделения. В данном случае  работы выполняются непосредственным  контролем по специально составленному  плану работ.

Методики анализа рабочего места

Анализ должности начинается с описания работы (job description) -- сбора информации о работе. Типичный метод описания работы, который чаще всего встречается и в наши дни, представляет собой бланк с тремя-четырьмя разделами (название должности, задачи и функции, необходимые знания, ответственность). Его заполняют, вписывая в каждый раздел несколько предложений.

Описания, построенные на основе таких подходов, грешат субъективизмом, а необходимость заполнения вручную  создает определенные трудности  и препятствует широкому распространению  методики. Да и пособия и инструкции к конкретной методике анализа должности  достаточно объемны, что даже при  условии внимательного их изучения применение их затруднено.

Поэтому исследователи и HR-практики направили свои усилия на разработку универсального и формализованного способа анализа работы, совмещающего в себе методы описания должности, оценки должности и требований должности. Итогом применения такого инструмента  являются стандартное описание работы и/или стандартизованный перечень требований, а также «вес» должности.

Так, в западном кадровом сообществе сегодня используются опросники, обработка которых с помощью ключей или компьютерных программ позволяет получать сопоставимые описания должностей, их веса, требования к кандидатам, критерии оценки квалификации и результативности. Вот неполный список таких методик: PAQ, CMQ, FJA, JEI, FJAS, MOSAIC, OAI, WPS, CODAP, PMPQ, Executive Checklist, 0*NET.

Примечательно, что помимо этих универсальных методик, разработанных  для широкого круга должностей, ряд  организаций разрабатывают свои методы или заказывают их у консалтинговых компаний. Рассмотрим некоторые наиболее популярные из западных методик.

РАQ

Для анализа должностей в  США чаще всего применяется «Опросник анализа должностей» (PAQ,-- Position Analysis Questionnaire), разработанный И. Дж. Маккормиком. Методика основана на подходе департамента труда США (DOL), согласно которому параметры должности можно назвать элементами производственного поведения. PAQ имеет несколько вариантов (систем). В опроснике «Системы I» 194 пункта, объединенные в пять основных групп и одну дополнительную (в «Системе II» --13 групп).

1. Знания (information input)-- как и где работник получает информацию.

2. Процессы мышления (mental processes)-- рассуждение и другие методики, применяемые работником. 3. Физическая нагрузка (work output)-- физическая активность и применяемые инструменты. 4. Коммуникации (relationships with others)-- взаимодействие с окружающими.

5. Рабочая среда (job context) -- физическая среда и социальное окружение должности.

6. Характеристики работы -- другие показатели, такие как темп, структура работы и пр.

Каждый элемент должности  должен быть оценен по шести шкалам: широта применения, важность, время, вероятность  случайности, применимость и специальный  код.

Данные, полученные с помощью  опросника, позволяют создать описание должности, определить пригодность сотрудника, оценить сложность работы и оплату и ранжировать должности по значимости. Поэтому он применяется для формирования критериев подбора и оценки, программ обучения, проектирования должностей.