Методы анализа внутренней среды и их использование при разработке управленческого решения

 

 

          Введение

 

Актуальность темы обусловлена  тем, что любая организация существует и функционирует во взаимосвязи со множеством факторов. Эти факторы по-разному воздействуют на организацию и оказывают очень существенное влияние на возможности организации, ее перспективы и стратегию. Совокупность факторов взаимодействия рассматривается в менеджменте как среда организации. В этой работе мы раскроем понятие и значение факторов внешней среды организации.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего  потенциала на должном уровне. Организация  находится в состоянии постоянного  обмена с внешней средой, обеспечивая  тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация  не сможет получить нужные ресурсы  из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом  для достижения ее целей, и тем  самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление не только о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, но и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в  ней организацией. При этом внешнее  окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь  для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация  должна учитывать при определении  своих целей и последующем  их достижении.

Первоначально внешняя среда  организации рассматривалась как  заданные условия деятельности, неподконтрольные руководству. В настоящее время  приоритетной является точка зрения о том, что, для того, чтобы выжить и развиваться в современных  условиях, любая организация должна не только приспосабливаться к внешней  среде путем адаптации своей  внутренней структуры и поведения  на рынке. Она должна активно формировать  внешние условия своей деятельности, постоянно выявляя во внешней  среде угрозы и потенциальные  возможности. Это положение легло  в основу стратегического управления, используемого передовыми фирмами  в условиях высокой неопределенности внешней среды.

Целью курсовой работы является исследование методов анализа внутренней среды организации ОАО «Газпром» как и разработка рекомендаций по совершенствованию существующей структуры управления.

Задачи работы:

раскрыть сущность основных методов анализа внутренней среды;

выявить ресурсы организации  и проанализировать эффективность  их использования;

изучить применение методов  анализа внутренней с внешней  среды и их использование при  разработке управленческого решения;

исследовать факторы внешней  и внутренней среды, а также определить сильные и слабые стороны организации, ее возможности и угрозы;

оценить эффективность организационной  структуры управления;

разработать рекомендации по совершенствованию структуры управления.

Основным источником информационного  обеспечения курсовой работы являются данные и отчеты, взятые с официального сайта ОАО «Газпром» www.gazprom.ru.

 

 

 

1 Теоретические  основы методов анализа внутренней  среды

 

В теории менеджмента существует такое понятие, как «предпринимательская среда», под которой понимается наличие  условий и факторов, которые воздействуют на функционирование организации и  требуют принятия или приспособления к ним. Среду любой организации  принято рассматривать, как состоящую  из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных  условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих  в окружении предприятия и  влияющих на различные сферы его  деятельности.  Внешняя среда  обусловлена внешними факторами  влияния.

Внешние факторы влияния - условия, которые организация не может изменить, но должна постоянно  учитывать в своей работе: потребители, правительство, экономические условия  и т.д.

Состояние внешней среды  имеет ключевое значение для бизнеса, так как внешняя среда по отношению  к организации является объективной  средой, т. е. существует независимо, что  приводит к необходимости учета  ее в своей деятельности. В связи  с этим от правильности учета всех аспектов внешнего окружения зависит  результативность и эффективность  деятельности организации.

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

 Однако набор этих  факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную деятельность  различны у каждой фирмы. Обычно  предприятие в процессе управления  само определяет, какие факторы,  и в какой степени могут воздействовать на результаты его деятельности в настоящий период и в будущей перспективе. Выводы проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причем, прежде всего, выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию является разделение внешних факторов на две  основные группы: микросреду (среду  прямого воздействия) и макросреду (среду косвенного воздействия).

Среду прямого воздействия  еще называют непосредственным деловым  окружением организации. Это окружение  формируют такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность определенной организации. К нам относят следующие субъекты, которые будут рассмотрены нами далее: поставщики, потребители, конкуренты,  законы и государственные органы.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее  окружение обычно не влияют на организацию  так же заметно, как факторы среды  прямого воздействия. Однако менеджеру  необходимо постоянно вести их учет, так как среда косвенного воздействия  обычно сложнее, чем среда прямого  воздействия. Макроокружение создает  общие условия существования  организации во внешней среде. К  основным факторам  косвенного воздействия  относятся: технологические, экономические, социокультурные и политико - правовые, а также международные изменения.

Схематическое изображение  фирмы и ее среды взаимодействия представлено на Рисунке 1 (Приложение 1).

 

 

Среда фирмы

                                                   СРЕДА КОСВЕННОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

СРЕДА ПРЯМОГО ВОЗДЕЙСТВИЯ

Рисунок 1- Схематическое  изображение фирмы и ее среды  взаимодействия

Изменчивая внешняя  среда  представляет собой область постоянного  беспокойства для организаций. В  анализ рыночной внешней среды входят аспекты, оказывающие непосредственное воздействие на успехи или неудачи  организации. К этим аспектам относятся  изменяющиеся демографические условия, жизненные циклы различных изделий  или услуг, легкость проникновения  на рынок, распределение доходов  населения и уровень конкуренции  в отрасли.

Связь между средами подчеркивает М. Бейкер: «Акцент на макроэкономический анализ основан на вере в то, что  практика маркетинг-менеджмента на уровне отдельной фирмы в значительной степени определяется внешними факторами, внутри которых фирма действует. Это макроэкономические факторы, которые  управляют структурой отраслей и  рынков и природой конкуренции, то есть микросредой.» .

1.2 Методы анализа внутренней среды

 

Анализ внешней среды  представляет собой оценку состояния  и перспектив развития важнейших, с  точки зрения организации, субъектов  и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может  оказывать непосредственное влияние.

Проведя анализ внешней среды  и получив данные о факторах, которые  представляют опасность или открывают  новые возможности, руководство  должно оценить: обладает ли фирма внутренними  силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут  осложнить будущие проблемы, связанные  с внешними опасностями. 

Метод, который используют для диагностики внутренних проблем, называется управленческим обследованием. Управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации, предназначенную  для выявления ее стратегически  сильных и слабых сторон. В управленческое обследование включаются пять функций - маркетинг, финансы, (операции) производство, человеческие ресурсы, а также культура и образ корпораций.

Существует большое количество методов анализа внутренней и  внешней среды организации, рассмотрим некоторые из них:

 

1.2.1. SWOT- анализ

 

Для того чтобы получить ясную оценку сил предприятия  и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.

SWOT-анализ — это определение  сильных и слабых сторон предприятия,  а также возможностей и угроз,  исходящих из его ближайшего  окружения (внешней среды) [1].

• Сильные стороны (Strengths) — преимущества организации;
• Слабые стороны (Weaknesses) — недостатки организации;
• Возможности (Opportunities) — факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества организации на рынке;
• Угрозы (Threats) — факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации на рынке.

Для проведения анализ необходимо:

• Определить основное направление развития предприятия (его миссию)
• Взвесить силы и оценить рыночную ситуацию, чтобы понять, возможно ли двигаться в указанном направлении и каким образом это лучше сделать (SWOT-анализ);
• Поставить перед предприятием цели, учитывая его реальные возможности (определение стратегических целей предприятия)

Проведение SWOT-анализа сводится к заполнению матрицы SWOT-анализа. В  соответствующие ячейки матрицы  необходимо занести сильные и  слабые стороны предприятия, а также  рыночные возможности и угрозы .

Сильные стороны предприятия  — то, в чем оно преуспело  или какая-то особенность, предоставляющая  дополнительные возможности. Сила может  заключаться в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии  передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой  продукции, известности торговой марки  и т.п.

Слабые стороны предприятия  — это отсутствие чего-то важного  для функционирования предприятия  или что-то, что пока не удается  по сравнению с другими компаниями и ставит предприятие в неблагоприятное  положение. В качестве примера слабых сторон можно привести слишком узкий  ассортимент выпускаемых товаров, плохую репутацию компании на рынке, недостаток финансирования, низкий уровень  сервиса и т.п.

Рыночные возможности  — это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. В  качестве примера рыночных возможностей можно привести ухудшение позиций конкурентов, резкий рост спроса, появление новых технологий производства продукции, рост уровня доходов населения и т.п. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые можно использовать.

Рыночные угрозы — события, наступление которых может оказать  неблагоприятное воздействие на предприятие. Примеры рыночных угроз: выход на рынок новых конкурентов, рост налогов, изменение вкусов покупателей, снижение рождаемости и т.п.

Один и тот же фактор для разных предприятий может  быть как угрозой, так и возможностью. Например, для магазина, торгующего дорогими продуктами, рост доходов  населения может быть возможностью, так как приведет к увеличению числа покупателей. В то же время, для магазина-дискаунтера тот  же фактор может стать угрозой, так  как его покупатели с ростом зарплат  могут перейти к конкурентам, предлагающим более высокий уровень  сервиса.

Шаг 1. Определение сильных  и слабых сторон предприятия

Для того чтобы определить сильные и слабые стороны предприятия  необходимо:

• Составить перечень параметров, по которому будет оцениваться  предприятие;
• По каждому параметру определить, что является сильной стороной предприятия, а что — слабой;
• Из всего перечня выбрать наиболее важные сильные и слабые стороны предприятия и занести их в матрицу SWOT-анализа

Для оценки предприятия можно  воспользоваться следующими параметрами:

Организация (здесь может  оцениваться уровень квалификации сотрудников, их заинтересованность в  развитии предприятия, наличие взаимодействия между отделами предприятия и  т.п.)

Производство (оцениваются  производственные мощности, качество и степень износа оборудования, качество выпускаемого товара, наличие патентов и лицензий (если они необходимы), себестоимость продукции, надежность каналов поставки сырья и материалов и т.п.)