Организация нововведений в области учета персонала в организации

 

Нововведением в организации будет внедрение автоматизированной системы «БОСС. Кадровик».

Для разработки и внедрения нововведения в курсовом проекте  используется консалтинговая компания (в области развития персонала и кадрового делопроизводства) ООО «Свободный труд», входящая в состав группы компаний. На рис.1 представлена организационная структура компании.

 

 

 

Рис.1 Организационная структура компании ООО «Свободный труд»

 

Данное нововведение предполагается ввести непосредственно в отделе кадров организации.

Отдел кадров непосредственно связан с бухгалтерией в области персонала, поэтому внедрение новой системы учета произойдет и в этом подразделении.

Все последующие изменения будут направлены на подсистему учета персонала.

 Далее рассмотрим схему процесса выполнения функции «учет персонала», которую планируется изменить.  Разобьем функцию на следующие шаги:

• сбор документов при приеме на работу;
• оформление карточки личного учета формы Т-2, составление личного дела работника;
• ввод данных работника в автоматизированную программу учета «1С:Предприятие:Зарплата и кадры»;
• ведение штатного расписания и штатной расстановки работников, определение для каждой позиции размера оплаты, плановой и нормативной численности, вида и размера надбавок, индексацию оплаты;
• создание и редактирование приказов по изменению штатного расписания и ввод их в действие , по приему и кадровому перемещению работников;
• оформление предоставления основного и дополнительных отпусков, отзыва из отпуска, формирование графика отпусков в виде унифицированной формы Т-7;
• ввод документов и данных по учету рабочего времени для автоматического отражения их в табеле сотрудника: больничных листов, донорских дней, неявки по неизвестным причинам и т.п.;
• ведение информации военно-учетного стола предприятия , ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию, ведение учета назначенных пенсий;
• формирование и ведение архива кадровой документации.

Схема функциональных взаимосвязей отдела кадров при выполнении функции учета персонала с другими подразделениями представлена в табл.1

Таблица 2.

Схема функциональных взаимосвязей.

 

Наименование функции  учета	Служба УП	Финансовый отдел	Бухгалтерия	Юридический отдел	Отдел делопроизводства
Прием на работу	Р		С
Оформление и предоставление отпусков	Р		У
Ведение штатного расписания и штатной расстановки работников	С	У	У		П
Создание и редактирование приказов	С	П	П	П	У
Ввод документов и данных по учету рабочего времени для автоматического отражения их в табеле сотрудника	О,Р	П,О	П,О	П, О	П
Формирование и ведение архивов кадровой документации	С	П	П,У	П	П,О
Ведение информации военно-учетного стола предприятия , ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию, пенсий	С	П	У	П

    

Условные обозначения:

О — отвечает за выполнение данной функции, организует ее выполнение,

        оформляет окончательный документ;

У — участвует в выполнении данной функции;

П — представляет исходные данные для выполнения функции;

С — согласовывает документ по данной функции;

P — принимает решение,  утверждает документ

 

Все функции, которые выполняет  отдел кадров, являются специфичными и характерными именно специфике его деятельности, поэтому нет смысла в том, чтобы строить оперограмму функций и разбивать функции на подфункции.

Более оптимальным и рациональным решением будет разработка органиграммы  функции «учет персонала». В отделе кадров работают 2 человека (начальник отдела и инспектор по кадрам), они оказывают услуги аутсорсинга компаниям, входящим в группу компаний, а также ведут учет собственного персонала компании. Общая численность работающего персонала, подлежащего учету, составляет 320 человек.

Таблица 3.

Органиграмма выполнения функций работниками отдела кадров.

 

№ п/п	Функции учета	Начальник отдела кадров	Инспектор отдела кадров
1	сбор документов при приеме на работу	+	+
2	оформление карточки личного учета  формы Т-2, составление личного дела работника	+	+
3	ввод данных работника в автоматизированную программу учета «1С:Предприятие:Зарплата и кадры»	+	+
4	ведение штатного расписания и штатной  расстановки работников, определение для каждой позиции размера оплаты, плановой и нормативной численности, вида и размера надбавок, индексацию оплаты	+
5	создание и редактирование приказов по изменению штатного расписания и  ввод их в действие , по приему и кадровому  перемещению работников	+	+
6	оформление предоставления основного  и дополнительных отпусков, отзыва из отпуска, формирование графика отпусков в виде унифицированной формы Т-7 , командировки	+	+
7	ввод документов и данных по учету  рабочего времени для автоматического отражения их в табеле сотрудника: больничных листов, донорских дней, неявки по неизвестным причинам и т.п.	+	+ -
8	ведение информации военно-учетного стола предприятия, ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию, ведение учета назначенных пенсий	+
9	формирование и ведение архива кадровой документации		+

 

Как видно из полученной органиграммы, многие функции предполагают возможное  выполнение обоими работниками отдела персонала. Нет четкого разграничения  в выполнении функции. Это может быть связано с высокой трудоемкостью их выполнения. Очевидна необходимость упрощения выполнения функций, что позволит снизить затраты времени и трудоемкость их выполнения, и четко разграничить обязанности работников.

Предположим гипотезу: внедрение автоматизированной программы учета персонала «БОСС. Кадровик» на смену «1С: Предприятие: Зарплата и кадры» позволит решить выявленные проблемы и повысить эффективность работы отдела кадров, а также снизить нагрузку сотрудников отдела.

Для оценки необходимости нововведений в функционировании отдела кадров приведем структуру затрат времени и трудоемкости выполнения по составляющим элементам функции «учет персонала». Затраты рассчитаны на период 1 рабочего месяца, т.е. на 8 часов рабочего времени в день и представлены в таблице 3.

 

 

Таблица 4.

Структура затрат функции  «учет персонала».

 

№ п/п	Функции	Затраты времени, %	Трудоемкость выполнения, %
1	сбор документов при приеме на работу	16	10
2	оформление карточки личного учета  формы Т-2, составление личного дела работника	12	10
3	ввод данных работника в автоматизированную программу учета «1С:Предприятие:Зарплата и кадры»	10	12
4	ведение штатного расписания и штатной  расстановки работников, определение для каждой позиции размера оплаты, плановой и нормативной численности, вида и размера надбавок, индексацию оплаты	7	14
5	создание и редактирование приказов по изменению штатного расписания и ввод их в действие , по приему и кадровому перемещению работников	15	7
6	оформление предоставления основного  и дополнительных отпусков, отзыва из отпуска, формирование графика отпусков в виде унифицированной формы Т-7 , командировки	9	7
7	ввод документов и данных по учету  рабочего времени для автоматического  отражения их в табеле сотрудника: больничных листов, донорских дней, неявки по неизвестным причинам и т.п.	7	18
8	ведение информации военно-учетного стола предприятия , ведение информации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию, ведение учета назначенных пенсий	6	5
9	формирование и ведение архива кадровой документации	17	17

 

Из таблицы видно, что в первую очередь, стоит уделить внимание функциям 1,2,3,4,5,7,9. Теоретическая часть  курсового проекта позволяет  сделать вывод о возможности  оптимизации выполнения функций  с использованием предлагаемой автоматизированной системы.

Для этого необходимо провести анализ степени готовности организации к изменениям, а также возможности  внедрения и применения новшества, оценить влияние внешнего окружения.

Анализ проводим по следующим направлениям:

 

1) Возможности и угрозы внешнего окружения:

Возможности:

• получение информации об использовании автоматизированной системы «БОСС.Кадровик », о ее плюсах и минусах от других консалтинговых организаций;
• возможность участия в семинарах, посвященных использованию данной системы;
• помощь, обучение и установка при покупке данного автоматизированного продукта;

 

Угрозы:

• высокие  материальные затраты на приобретение;
• сложность обучения и адаптации к новой автоматизированной системе;

 

2) Сильные и слабые стороны отдела кадров с точки зрения разрабатываемого нововведения

Сильные:

• желание и внутренняя готовность сотрудников к принятию нововведения;
• обучаемость и гибкость работников;
• осознание реальной необходимости в изменениях;
• кадровое делопроизводство - востребованное направление деятельности;

 

Слабые:

• сложность перехода от одной системы к другой;
• дополнительные затраты времени на переобучение;
• возможность возникновения разногласий с другими подразделениями, которым необходимо использовать автоматизированную систему.

 

3) Оценка рисков в процессе  организации и внедрения нововведения.

Таблица 5.

Перечень и результаты оценки рисков

 

№ п/п	Название рисков	Балльная оценка рисков	Приоритет риска	Вес риска	Общая оценка риска
1	2	3	4	5	6
1	Разногласия с руководством по вопросу приобретения новой автоматизированной системы	75	1	0,1	7,5
2	Возможные разногласия  с другими подразделениями о необходимости внедрения.	25	3	0,05	1,25
Итого за этап разработки					8,75
3	Сможет ли организация найти  поставщика системы, готового к внедрению, помощи и обучению	25	4	0,01	0,25
	Итого за этап организации				0,25
	Сложности адаптации  и обучения в работе с новой автоматизированной системой	50	2	0,075	3,75
	Несогласованность в работе подразделений, использующих нововведение.	25	3	0,05	1,25
	Итого за этап внедрения				5
Общая оценка риска по нововведению					14