Организация рациональной работы менеджера с документами в ООО «Строитель»

 

 

 СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Грамотно организованное делопроизводство в любой организации начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. Важной частью организации работы с документами является знание того, как подготовить и оформить различные виды документов, организовать оборот внутренней документации, а также документов, которые должны обеспечить контакты данной организации с государственными учреждениями, партнерами, конкурентами, потребителями и т.д. Важно также осуществлять контроль за оборотом документации и грамотно хранить как текущую, так и уже отработавшую свой срок документацию. Конкретный перечень документов зависит от вида и масштабов деятельности организации, ее правовой формы, численности трудового коллектива и т.д

Актуальность выбранной  темы работы проявляется в том, что  управление предприятием неизбежно  требует создания разнообразных  видов документов, без которых  невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Правильная организация  личной работы предполагает овладение  такими видами труда менеджера, как  работа с документами, осуществление  служебных контактов и бесед, проведение собраний и совещаний. Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

Документы – носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. В  процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но  и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, на работу с документами современные менеджеры тратят от 20 до 50% рабочего времени, что обуславливает актуальность вопросов рационализации данного процесса.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение современной  теории и практики рациональной организации  работы сотрудников управленческого  звена предприятия с документацией.

Задачи работы:

1. Выявить сущность управления документацией предприятия.
2. Охарактеризовать процесс организации документооборота в современной организации.
3. Выделить особенности современных видов систем автоматизации работы по управлению документацией предприятия.
4. Охарактеризовать риски менеджера современной организации, возникающие при работе с документацией и описать меры по их преодолению.
5. Разработать рекомендации руководителям предприятия в области рационализации процесса работы с документами.

Объект исследования – документооборот на ООО «Строитель»

Предмет исследования – работа менеджера по управлению персоналом с документами в ООО «Строитель»

Для написания работы использованы нормативные источники, учебные и методические пособия в области документоведения, делопроизводства, материалы статей периодических изданий, литература в области менеджмента, маркетинга.

1 Теоретические аспекты управления документооборотом предприятия.

 

1.1 Сущность управления документацией предприятия.

 

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Управление документацией - важный аспект системы менеджмента, оно должно обеспечить, что бы пользователи документов всегда имели доступ к актуальным версиям действующих в организации документов.

Управление документами  – совокупность планомерных и  эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению  документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Управление документацией  складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют  достигнуть эффективности «документальной» деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

1. Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.
2. Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел (в российской терминологии), создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов (в российской терминологии — текущие архивы).
3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.
4. Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Согласно положениям ГОСТ 15489-1—2007 документы позволяют  предприятиям:

• осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
• предоставлять услуги последовательно, а также беспристрастно;
• обеспечивать, документировать формирование политики;
• осуществлять принятие управленческих решений;
• обеспечивать согласованность, непрерывность, производительность управленческой и деловой деятельности;
• повышать эффективность деятельности всей организации;
• обеспечивать бесперебойность деятельности при чрезвычайных ситуациях;
• соблюдать требования законодательства плюс регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской или надзорной деятельности;
• обеспечивать защиту, поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
• защищать интересы организации, а также права сотрудников, всех заинтересованных сторон;
• документировать текущие или будущие научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки или достижения, а также исторические исследования;
• предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;
• обеспечивать деловое, персональное, социальное своеобразие;
• сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

Приступая к  работе с  документами, менеджеру необходимо ознакомиться с основными профессиональными  терминами и определениями, постоянно  встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином "делопроизводство" используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. Таким образом, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Документирование - это  процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как "запись информации на различных носителях по установленным правилам".

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. До нашего времени  дошли "документы" различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В современном мире менеджеры в управленческой практике используют, главным образом, документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале.

Организация работы с  документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как "организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения".

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов - запись учетных данных о нем по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения;
• контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документа;
• группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.

Любое управленческое решение  всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: "данные", "сведения", "показатели". Законодательно закреплен следующий термин:

Информация - сведения о  лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления.

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и  являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно  и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, например, менеджеры считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и  защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ".

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения "Делопроизводство и архивное дело". Для рациональной организации работы с документами, менеджеру необходимо знать все реквизиты, необходимые для оформления документов.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное  и неоднократное возвращение  к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на:

• текстовые
• графические
• традиционные (рукописные, машинописные)
• на машинных носителях
• научные
• технические
• личные
• официальные и др.