Организация рациональной работы менеджера с документами в ООО «Строитель»

По текущим оперативным  вопросам повседневной производственно-хозяйственной  и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности  распорядительных документов составляются аналогично приказам.

Приказы по личному составу  в настоящее время имеют две  формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставление отпуска, прекращение действия трудового договора, командирование работника, поощрение оформляются с использованием существующих унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в письменной форме на обычном бланке приказа. При этом  следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом. Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 и а 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Для подтверждения фактов и событий несколькими лицами ООО «Строитель» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Служебные письма составляются на бланках писем. Текст письма состоит  из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Телеграммы оформляются  на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса, и прилагается список адресатов.

Докладная записка может  оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Строитель» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная записка  – это документ, в котором работник организации объясняет причины  невыполнения какого-либо поручения, нарушения  трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться  рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Справка представляет собой  документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий  и т.п.). Справка подписывается руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия.

2.3 Работа менеджера  по управлению персоналом с исходящими и входящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов в ООО «Строитель» относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Происхождение исходящего документа в ООО «Строитель»  включает несколько этапов:

• составление проекта документа, ег<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439_0020_0028_0432_0435_0431_0029__C