Организация рациональной работы менеджера с документами в ООО «Строитель»

После анализа разных  источников, было выявлено, что движение исходящей документации имеет чёткую структуру и порядок прохождения  документа до того, как он будет окончательно готов к отправке. Также, было отмечено, что на всех стадиях оформления и подготовки документа, его в обязательном порядке оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь  свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через  юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные  записки, справки и т. п. поступают  прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

Исходя из вышесказанного, следует, что движение внутренней документации имеет те же стадии, маршруты прохождения, что и у исходящих документов, а этапом исполнения совпадает с  маршрутами входящих документов. Благодаря  этому, можно сделать вывод о  том, что при движении внутренней документации, следует обращать внимание на данный факт, помогающий при работе с данным видом документов, но и не забывать о существенных различиях, изложенных в данной части работы.

2 Организация рациональной работы менеджера с документами в ООО «Строитель»

 

2.1 Краткая характеристика ООО «Строитель»

 

Полное фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Строитель». Общество было создано 09.10. 2008 г., и функционирует  в соответствии с гражданским  кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами.

Правовым актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Строитель», который принят собранием учредителей и утвержден 09.10. 2008 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

В ООО «Строитель»  должностные инструкции разработаны  на всех работников кроме: кассира, инженера по проектно-сметной работе, инженера по охране труда. Также в ООО «Строитель» не разработаны и инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что все документы по наименованию, форме и составу реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.

Организационно-правовые документы ООО «Строитель» содержат положения строго обязательные для  исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения руководителем организации.

Цель разработки организационных  документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  организацией и работниками.

Порядок внесения изменений  и дополнений и их пересмотра зависит  от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами руководителя.

ООО «Строитель» занимается строительством и ремонтом зданий, сооружений и ремонтных коммуникаций, строительство газопроводов, нефтепроводов. Так же ООО «Строитель» выполняет кровельные работы из натуральной черепицы и металлочерепицы.

Общество имеет круглую  печать со своим наименованием и  указанием места нахождения Общества, а также вправе иметь штампы и  бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак и другие средства идентификации Общества.

Целью деятельности Общества является получение прибыли и  удовлетворение потребностей граждан  и организаций в товарах и  услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию  и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок  расчета за продукцию и услуги.

Общество в установленном  порядке осуществляет следующие виды деятельности:

• торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную торговлю;
• проектные, дизайнерские, проектно-сметные, конструкторские и изыскательные работы;
• строительство гражданских и промышленно-производственных зданий и сооружений, ремонтно-строительные работы;
• сантехнические, электротехнические, монтажные работы;
• производство строительных материалов;
• производство и реализацию товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;
• поставку материалов, сырья и оборудования, иных товаров промышленного назначения;
• маркетинговую и посредническую деятельность;
• информационную и консультационную деятельность;
• другие виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Виды деятельности, подлежащие лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению, осуществляются Обществом после получения в установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или разрешений.

Организационная структура  предприятия ООО «Строитель»  построена по линейно-функциональному принципу и состоит из отделов, служб, которые обеспечивают рациональное выполнение производственного процесса. К таким отделам относятся:

• юридический отдел;
• бухгалтерия;
• отдел кадров;
• отдел менеджмента качества;
• производственно-технический отдел;
• отдел по охране труда и промышленной безопасности;
• отдел снабжения и комплектации;
• электромонтажные участки;
• участки по строительству газопроводов;
• столярный цех;
• автопарк;
• служба охраны.

Персонал организации  представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

Численный состав предприятия  – 75 человек, из которых 49 имеют высокопрофессиональную подготовку и большой стаж работы. Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц.

Рисунок 3 - Структура персонала ООО «Строитель»

 

За период своей деятельности сотрудники предприятия приобрели  серьезный опыт, подкрепленный обучение в специализированных центрах Москвы, Санкт-Петербурга и других городах  России. За время работы в ООО  «Строитель» за счет предприятия  получили образование: высшее – 4 человека; среднее – 9 человек. Прошли аттестацию и обучение: на специалистов по газовому хозяйству – 5 человек; на специалистов по общестроительным работам – 3 человека; на электрогазосварщиков – 10 человек. Прошли переаттестацию: по сварке газовых трубопроводов – 5 человек.

В ООО «Строитель»  более востребован мужской труд, так как тяжелая специфика работы. Этим и объясняется тот, факт, что удельный вес мужчин в ООО «Строитель» почти в 6 раз превышает численность женщин.

Рисунок 4 – Структура персонала (по полу) ООО «Строитель»

 

На базе финансовой отчетности предприятия проведен анализ основным технико-экономических показателей  за 2010 – 2011 гг.

 

Таблица 1 – Основные технико – экономические показатели деятельности ООО «Строитель» за 2011 г., тыс. руб.

Показатели	2011 год		%
	план	факт
Объем оказанных работ (услуг)	109121	124002	113,6
Себестоимость	100514	112938	112,4
Среднегодовая стоимость  ОПФ	242845	238084	98,0
Прибыль от реализации	1064	1170	109,9
Прибыль балансовая	478	483	101,0

 

По данным, представленным в таблице 1, можно сделать вывод о том, что предприятие является самостоятельно действующим хозяйствующим субъектом, осуществляющим свою деятельность на рынке строительных услуг. Проанализировав экономические показатели, можно сделать вывод, что ООО «Строитель» в 2011 году показало себя как прибыльное.

2.2 Основные  виды документов, использующиеся  в деятельности менеджера по  персоналу ООО «Строитель»

 

Деятельность менеджера по управлению персоналом организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база, регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации  имеет большое значение, поскольку  и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в  архиве самой организации или  в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Строитель» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым менеджером ООО «Строитель», относятся:

• организационные документы;
• положения о кадровой службе;
• должностные инструкции работников;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• график отпусков.

Распорядительная деятельность организации документируется в  основном посредством приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности, по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.д. Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Строитель». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.