Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

— С помощью производительности труда свяжите сроки с еженедельным бюджетом времени. Например, вот реальная выдержка из excel-файла книги на момент написания этой главы:

 

 

Полужирным выделены два показателя, вводимые вручную: прогнозируемый объем  работы и бюджет времени, который  я предполагаю выделять на нее в неделю. Все остальное автоматически вычисляется в Excel. «Выполненный объем» и затраченное количество часов вычисляются суммированием показателей предыдущей таблицы. Делением одного на другое получается производительность труда — 4122 знака в час. На основе этого показателя вычисляются ключевые параметры для прогнозирования (выделены заливкой):

— Осталось часов (при нынешней производительности труда).

— Осталось недель работы (при заданном нами бюджете часов в неделю).

— Осталось недель до календарного срока завершения проекта (вычисляется с помощью автоматических операций с сегодняшней датой и введенной в особом поле плановой датой завершения проекта).

Такая таблица дает возможность  легко отслеживать «прогресс» в  работе над задачей и, самое главное, — прогнозировать сроки ее завершения. Очень важная функция: можно «играть» показателем «бюджет часов в неделю». Например: к какому месяцу работа завершится, если тратить на нее в неделю столько времени, сколько трачу сейчас? А если добавить в неделю пару часов за счет снижения приоритетности других работ? И т. д.

Благодаря этой таблице мы получаем крайне важную вещь: автоматическую связь сроки исполнения задачи и бюджета времени, выделяемого на эту задачу в неделю. Одно дело — в Outlook создавать на видном месте задачу «Популярная книга: закончить рукопись к концу июля», и совсем другое — создавать задачу «Популярная книга: выделять 8 часов в неделю». Вторая запись гораздо более жесткая, обязывающая и мотивирующая.

У этой техники есть ограничения. Если задача достаточно неоднородна (например, некоторые разделы бизнес-плана значительно более трудоемки, чем остальные), методику придется применять к ее разнородным частям по отдельности.

Практика показывает, что творческий характер работы совершенно не препятствует прогнозированию и планированию. Да, сегодня я могу за час написать две страницы, а завтра — семь. Но как только количество записей переваливает за 10–15 — показатель «средняя производительность труда» становится достаточно точным. Соответственно, становится весьма точным прогноз сроков завершения задачи.

Будете ли вы использовать более  формализованный и сложный способ либо более простой — дело вкуса  и удобства. Важно, что в обоих  случаях вы приобретаете репутацию  пунктуального и надежного человека. Такого человека, который даже крупную интеллектоемкую творческую работу способен выполнять в плановые сроки.

 

Пятый шаг создания личной ТМ-системы

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких»  и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное. Краткие рекомендации:

— Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.

— При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.

— Заведите «стратегическую картонку» — закладку с ключевыми долгосрочными целями.

— В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи.

— Делайте список «гибких» задач результато-ориентированным.

— Выделяйте 2–3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.

— При планировании «жестких» встреч закладывайте резервы.

— Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности.

— Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану.

6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

 

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

К сожалению, в наших школах и вузах практически  не учат расстановке приоритетов, не учат определять для себя, что — главное, а что — не очень. Есть обязательная программа, из которой, как считается, необходимо усвоить «все». Что из этого «всего» вам нужно, что очень нужно, а что — так себе или вообще не нужно, — об этом обычно никто не задумывается.

В нашей  жизни, к счастью или к сожалению, такой «обязательной программы» нет. Хочется многого: и успехов в работе, и счастья в личной жизни, и сходить в ресторан с друзьями, и почитать любимую книгу… Но «все-все-все» — не успеешь, приходится выбирать. Вся наша жизнь — непрерывный выбор. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».

 

Стратегии отказа

Первое, с  чего начинается расстановка приоритетов, — расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это в частности означает — умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Во многих западных книжках по тайм-менеджменту  затрагивается эта тема, но в России, как обычно, есть «своя специфика». Наше общество ближе к Востоку, чем  к Западу. У нас ценятся личные, неформальные взаимоотношения. Любой отказ воспринимается как личная обида.

На тренингах  мы разыгрываем сценки из жизни, например:

— Близкий родственник или знакомый просит помочь ему устроиться на работу в вашу компанию.

— Начальник просит встретить его родственников на вокзале.

— Подруга просит вечером посидеть с ее ребенком.

Условия жесткие: вам нужно отказать, по возможности  не испортив отношения. Это не значит, конечно, что всегда в жизни в  таких ситуациях нужно отказывать; но если в данной конкретной ситуации нужно отказать — как вы это сделаете?

Разыгрывая  сценки, участники семинаров проявляют  чудеса управленческой борьбы и изобретательности. При этом проявляется несколько  основных стратегий отказа:

1. "Военная хитрость". «Иван Иванович, я рад бы встретить ваших родственников, но, к сожалению, машина сломалась (варианты: везу вечером ребенка в больницу; встречаюсь в ресторане с нашим любимым клиентом)». Или: «Видя вызов от клиента, который любит поболтать, переадресую на сотрудника, который говорит, что я сейчас недоступен — на совещании, собрании совета директоров и т. п. Если у клиента какой-то важный вопрос, я ему через некоторое время перезваниваю».

Эта стратегия, на одном из тренингов  названная «вранье с форс-мажором», опасна тем, что обману бывает свойственно раскрываться, и отношения могут быть испорчены безнадежно.

2. "Логическая аргументация". «Я бы рад помочь твоему сыну устроиться к нам на работу, я его хорошо знаю, он толковый мальчик, но в нашей компании и на этой должности он не справится потому-то и потому-то».

Стратегия наиболее разумная и поэтому  часто используемая. Проблема в том, что русский человек эмоционален, и на каждый аргумент находится либо эмоция, либо контраргумент. Диалог в  сценке на тренинге приходится прерывать — спор между участниками может длиться бесконечно.

3. "Отложить /замотать" ("дать надежду"). «Пусть твой брат пришлет резюме в отдел кадров, они рассмотрят». Часто выбираемая стратегия, она одна из самых простых — потратив минимум времени на разговор, вы и не испортили отношений, и не сказали явного «да». Проблема в том, что русский человек часто воспринимает надежду как обещание, и отношения в итоге могут быть испорчены еще хуже.

4. "Сделать желаемое непривлекательным". «Мариночка, душа моя, я с удовольствием посидела бы с твоим Васечкой, но я чихаю, и похоже, это не простуда, а грипп, как бы я его не заразила». «На работу к нам я тебе могу помочь устроиться, но зарплата будет очень невысокая…» Вариант, сочетающий «военную хитрость» и «логическую аргументацию» и имеющий все их недостатки.

5. "Третий путь". «Иван Петрович, на тренинг по тайм-менеджменту в выходной я, к сожалению, не смогу прийти, но я понимаю важность этой темы для компании, поэтому попрошу Василия записать все на диктофон, прослушаю, проработаю литературу и обязательно буду применять». «В нашу компанию, к сожалению, твоей сестре не могу помочь устроиться, но помогу написать грамотно резюме и подскажу, в какие компании лучше его послать». Иногда это лучший выход, но не всегда он работает. Участница открытого семинара в Киеве, начальник отдела продаж, рассказала: «Подружки просятся ко мне на работу, я вижу, что объективно не подходят, не смогут работать в продажах. Пытаюсь предложить им третий путь, помочь найти подходящую для них работу. Но им лень что-то искать, втемяшилось им в голову «хотим работать у тебя», и никак их ни на что другое не переключить».

Итак, пять типовых путей отказа. Среди них нет путей «правильных» и «неправильных», у каждой стратегии  есть свои достоинства и недостатки. Обычно человек применяет максимум одну-две стратегии. Попробуйте расширить ваш арсенал и применить какую-либо из стратегий, которая раньше вами не применялась.

 

Искусство твердого «нет»

Продолжим разговор о том, как мы отказываем. Что интересно: на сотнях тренингов при разыгрывании сценок, описанных в предыдущей главе, ни один участник ни разу не сказал твердое вежливое «нет» без объяснения причин.

К сожалению, просто отказ у нас не в культуре, не в традиции. Считается необходимым аргументировать, оправдываться, хитрить. Возможность отказа без обоснования вообще не предполагается.

На мой взгляд, это наш недостаток, с которым нужно работать. У  американцев есть хорошее слово  — «privacy», личное пространство. Еще  мне нравится их выражение «it's my life», «это моя жизнь» — в ответ на излишние расспросы или советы. Мне кажется, некоторое количество здорового индивидуализма в этом подходе нам не грех позаимствовать.

У нас в России, в силу ли нашей  эмоциональности или общинного  коллективизма, осознание свободы личности, в частности ее права на отказ, развито, на мой взгляд, слабо. Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Но без права на отказ, без права личности на «privacy», мы очень много теряем. Без духа свободы, духа предпринимательства, который долгие десятилетия истреблялся в нашей стране, мы не можем быть конкурентоспособны на мировой арене.

Мы не можем сразу переделать страну, общество, компанию. Но хотя бы в круге нашего влияния, среди людей, с которыми мы можем обсуждать и развивать принципы наших взаимоотношений, стоит наращивать культуру твердого «нет». Естественно, будучи готовым и получать «нет» — без всяких эмоций и неудовольствий.

Хорошие руководители знают поговорку: «Опираться можно только на то, что сопротивляется». Я сравню людей, не умеющих отказывать, с пластилином. Мягко, комфортно, но… можно провалиться. Опираться нельзя.

Если этот пластилин отвердить  — может возникнуть некоторый  дискомфорт. Твердо, неудобно. Но зато и «да» от твердого человека будет твердым «да». На него можно будет опереться.

Освоить искусство говорить «нет»  — не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших  знакомых. Иногда полезно и встретить  родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать — не бойтесь вежливо, но твердо отказывать. Подчеркивая при этом, что вы готовы помогать и идти навстречу и ваш отказ в данной конкретной ситуации не означает отказа «вообще по жизни».

Наша культура ведения дел эмоциональна, скорее тяготеет к Востоку, чем к  Западу. Вспоминаю любопытный пример в книге Марио Пьюзо «Крестный  отец» — Том Хаген, помощник Крестного  отца, приезжает к Джонни Фонтейну и думает: «Молодец, сам в аэропорту встретил, не шофера прислал — уважает». Казалось бы, пустые затраты времени, но — уважение…

Такие эмоционально-личностные аспекты  в бизнесе крайне важны, ведь бизнес — это доверие. Если есть доверие, многие вопросы решаются проще и эффективнее, чем с десятком юристов и толстым контрактом, который все равно можно обойти. Поэтому жесткий, чисто рациональный подход не только не всегда работает в нашей культуре — он просто не всегда оптимален. Однако же говорить эмоциональное «да» мы обычно умеем — нужно научиться и твердому, уверенному «нет».

 

Метод «здорового пофигизма»

Продолжаем расстановку приоритетов, выделение времени на главное — и необходимую для этого расчистку времени от лишнего, навязанного. Для этого стоит освоить искусство философского, спокойного отношения к любым делам. Это искусство мы и назовем «здоровым пофигизмом», некоторая доля которого полезна в любом деле.

Вспомните председателя колхоза из анекдота, который на вопрос коллег «Объясни, в чем секрет твоего успеха?», отвечал: «Секрет — в методе трех гвоздей. Видите, у меня над столом вбиты три гвоздя. Когда сверху приходит указивка, я ее вешаю на первый гвоздь. Через некоторое время приходит напоминалка, тогда я перевешиваю указивку на второй гвоздь, а напоминалку вешаю на первый. И только когда я снимаю указивку с третьего гвоздя, я начинаю ее выполнять. Но… большинство указивок даже до второго гвоздя не доходит».

У военных тот же метод выражен  еще проще: «Помни принцип ПВО: подожди  выполнять — отменят». Так что первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще?

После вопроса «Нужно ли это делать вообще?» стоит спросить себя: «Должен  ли это выполнять именно я?»

Как бороться с людьми, перекидывающими  на коллег свои задачи, — тема уже не тайм-менеджмента, а психологии и управленческой борьбы. Тайм-менеджмент может дать в этой борьбе важный инструмент: объективные цифры и факты. Зафиксируйте письменно выполняемые вами задачи и расходы времени. Предъявите эти записи руководителю, покажите, где вы выполняете не свои задачи и, самое главное, почему это вредно для работы подразделения. Помните: ваш личный комфорт руководителя мало интересует, важна полезность ваших предложений для достижения целей подразделения и личных целей руководителя.

 

«Покупка» времени

Следующий способ освобождения времени  для главного, приоритетного —  «купить» чье-то время. Ведь время можно  не только «организовывать» и «экономить», но и «покупать».