Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

 

 

Я изобразил расположение лотков или  групп документов таким образом, что движение в течение дня  происходит справа налево, и затем  — из исходящего накопителя «вдаль», в тематические папки. Мне такое расположение представляется более удобным, т. к. в течение дня идет работа в основном с входящим накопителем, и с этими документами удобнее работать правой рукой; а левая остается для телефона и технических средств. Но возможна и обратная логика, при которой входящий накопитель находится слева — такая логика будет ближе к нашему привычному движению слева направо при чтении, письме и т. п.

Наконец, над рабочим столом или  рядом с ним на стене, боковой  стенке шкафа и т. п. можно разместить доску планирования со стикерами, разделенными на группы по «кайросам», контекстам (люди, места, проекты); там же может находиться справочная информация (например, телефоны сотрудников), элементы долгосрочного планирования (например, график ключевого проекта) и обзорные таблицы регулярных дел. Дополнительная «доска» (это может быть лист ватмана, пробковая доска или просто участок стены) может выполнять мотивирующую функцию. Поместите на ней фотографию вашей будущей дачи или машины, вдохновляющие высказывания и т. п. Там же могут находиться семейные фотографии и другие сигналы, помогающие на минутку забыть о работе. Не рекомендую помещать их близко к центру внимания, т. к. глаз «замыливается» и перестает их замечать. А вот когда они находятся далеко от центра внимания, обращение к ним помогает хорошо переключиться с текущих рабочих проблем на что-то приятное.

 

 

Объединю все сказанное в  наглядной схеме. Проектируйте ваш  рабочий стол, продумывайте направление  потоков информации. Тогда вы гарантируете себе способность справиться с любым рабочим информационным хаосом, не прилагая к этому чрезмерных усилий и не пытаясь слишком уж «разложить все по полочкам».

 

Седьмой шаг создания личной ТМ-системы

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального раскладывания по полочкам.

Краткие рекомендации:

— Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.

— Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ.

— Настройте автофильтрацию электронной почты.

— Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День — Неделя».

— «Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса.

— Заведите творческую картотеку для материализации мыслей.

— Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека.

— Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День — Неделя».

8. Поглотители: как найти резервы времени

 

В прессе и на телевидении много  говорят о том, как нерационально  и хищнически разбазариваются природные  богатства России. Не менее хищнически разбазариваются ресурсы времени  всех нас. Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно.

Посчитайте сами: если каждый наш  совершеннолетний соотечественник  в течение года потерял один час  для получения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год около сотни миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу жизнь барьеров.

Если вспомнить, что жизнь каждого  из нас — 200–400 тысяч часов  активного времени, и пересчитать все эти сотни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых человеческих жизней, придется вспомнить Бухенвальд и Освенцим. И ведь происходит этот отъем человеческой жизни в национальных масштабах вовсе не от какого-то особого злодейства. Просто мы не умеем организовывать время, грамотно ставить и выполнять задачи, делать бюрократические цепочки простыми и понятными.

Даниил Гранин в «Этой странной жизни», книге, с которой началось современное отечественное ТМ-движение, еще в 1974 году писал: «Проблема разумного, человеческого обращения со Временем становится все настоятельней. Это не просто техника экономии, проблема эта помогает понять человеку смысл его деятельности. Время — это народное богатство, такое же, как недра, лес, озера. Им можно пользоваться разумно, и можно его губить. Рано или поздно в наших школах начнут учить детей времяпользованию. Автор убежден, что с детства надо воспитывать любовь к природе и любовь ко времени. И учить, как беречь время, как его находить, как его добывать. Самое же главное — научить отчитываться за время».

Мы не можем в одночасье изменить страну, в которой живем. Но мы можем  начать каждый с себя. Найти резервы  времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более разумно использовать наш невосполнимый капитал.

 

Хронометраж

Разберем сначала общий метод  борьбы с любыми «поглотителями времени» — хронометраж, а затем остановимся  на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной  традиции организации времени. Он позволяет провести «аудит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который  вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и  заметным. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет

9.35 — зашел Петров, обсудили  международное положение

11.15 — вернулся к отчету и  т. д.

Сначала вы будете забывать про ведение  учета. Не смущайтесь, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фиксировать дела с того момента времени, когда вспомнили о хронометраже. В считанные дни выработается привычка, и учет станет сплошным.

Если в вашей работе много  мелких отвлечений, не стоит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

Итак, вы получили портрет своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет необходимо несколько дней, желательно — 3–4 недели. Впоследствии полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал — чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени. Некоторые любители (я отношусь к их числу) ведут сплошной хронометраж годами — но это уже дело вкуса.

Сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализировать полученные данные, уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно. К этому стрессу нужно относиться спокойно. Не волнуйтесь, не спешите немедленно что-то менять, не стесняйтесь найти у себя резервы времени: как бы хорошо ни был организован рабочий процесс, резервы есть всегда.

 

Отслеживание показателей

Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь». Она справедлива и в личной работе. Если вы хотите улучшить структуру вашего времени, снизить расходы на поглотители, есть смысл воспользоваться количественными измерителями.

Для формирования некоторых измерителей  необходимы данные хронометража (см. предыдущую главу), некоторые измерители можно  применять и не ведя хронометраж. Начнем с первых. С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:

— Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20–30 % рабочего времени; желательно довести этот процент до 60–70.)

— Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10 %.)

— Какой процент времени я трачу на поглотители? (Показатель часто доходит до 50 %, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10–20 %.)

Вечером возьмите сформированный в  ходе хронометража «портрет» дня  и отметьте дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые мог бы делегировать; поглотителям.

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет Пр.

9.35 — зашел Петров, обсудили  Погл.

международное положение

11.15 — вернулся к отчету и  т. д. Пр.

Теперь подсчитайте, сколько времени  у вас получилось по какой категории. Например, приоритетные долгосрочные (Пр.) — 2 часа 30 минут; поглотители (Погл.) — 1 час 45 минут.

Дальше начинается самое интересное. Необходимо каждый день отмечать эти  показатели на графике. По горизонтали — дни недели, по вертикали — ваш показатель, выраженный в часах либо минутах:

 

Измерение расходов времени  на поглотитель

 

Человек так устроен, что, как только вы начали наглядно фиксировать некоторый  количественный показатель, он сам начнет изменяться в лучшую сторону. Время на поглотители начнет снижаться, время на приоритетное — повышаться. Наглядность изменения показателя на графике будет подталкивать вас к тому, чтобы этот показатель улучшался.

Мы говорили о показателях, для получения которых необходим сплошной учет времени. Сплошной хронометраж на начальном этапе может вызывать трудности. В таком случае рекомендую воспользоваться показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Например:

— Количество времени, ежедневно выделяемого на приоритетный для вас проект.

— Количество времени на «ресурсное занятие» — хобби, спорт, прогулки, общение с близкими людьми и т. п.

— Длительность ежедневной задержки на работе после формального окончания рабочего дня.

— Длительность общения с неприятными для вас людьми и т. п.

Нетрудно заметить, что  первые два показатели фиксируются  с целью их увеличения; последние  два — с целью уменьшения. Для  фиксации такого рода показателей не нужен сплошной хронометраж. Достаточно в течение дня записывать только время работы, например, над приоритетным проектом. В конце дня это время суммируется и изображается на диаграмме точно так же, как показано выше.

Рекомендую использовать единовременно не больше 2–3 показателей. Когда показатель доведен до нужного вам значения («не менее часа в день на «ресурсное занятие», «не более получаса в день на общение с неприятными людьми» и т. п.), можно переставать его отслеживать и намечать какой-либо другой показатель. Формирование показателей — дело творческое, перечисленные выше — только пример. Поймите, чего вам хочется от своего времени, какой аспект нужно улучшить, и — придумайте, как выразить это количественно, какой показатель будет для вас отражать эти улучшения.

 

Время в транспорте

Хронометраж и формирование показателей помогают бороться с любыми поглотителями времени, это универсальная методика. А сейчас о некоторых резервах времени — подробнее.

Один из самых типичных поглотителей времени — время, проводимое в  общественном транспорте или автомобиле. Жители больших городов, наша с вами жизнь может тоннами и цистернами утекать в душегубку пробок, метро, автобусов и маршруток. А может и не утекать, и дорога совсем не обязана быть мукой смертной. Предложу вашему вниманию несколько способов оптимизации транспортного времени:

— Читайте либо слушайте аудиокниги. Но читайте не то, что случайно попалось под руку, а заранее для этого предназначенную книжку, лучше небольшого размера. Сердце кровью обливается, когда я вижу в маршрутках и самолетах людей в хороших деловых костюмах, откровенно скучающих и мучающихся — «ну когда же все это кончится?». И эти же люди с чистой совестью говорят, что зашиваются на работе, что у них нет времени почитать свой отраслевой журнал, и т. д. Просто о содержательном чтении в дорогу нужно заранее позаботиться.

В автомобиле все несколько сложнее, читать книгу можно только в пробках. Помогут аудиокниги. Художественных книг в аудиоформате великое множество; книг по бизнесу несколько меньше, но также достаточно. Кстати, аудиокниги чрезвычайно полезны не только в автомобиле, но и в общественном транспорте в часы пик, когда читать бумажную книгу затруднительно (только в метро нужно подобрать наушники, минимально пропускающие внешний шум). Наконец, аудиокниги удобны при ходьбе, велосипедных прогулках и т. п.

— Отдыхайте — если действительно отдыхаете. Решение «отдохнуть и расслабиться» ничуть не менее грамотно с точки зрения использования времени, чем чтение полезной книги. Но это должно быть действительно сознательное решение и действительно отдых — отключитесь мысленно от всех проблем, включите плеер или цифровой диктофон с любимой музыкой и т. п.

— Выбирайте нестандартные маршруты и время. Часто мы едем куда-то (или на чем-то) по привычке. Попробуйте выехать на полчаса раньше обычного времени, поехать другим маршрутом, и т. п. Успешные люди часто идут нестандартным путем, потому они и успевают то, чего не успевают другие. Транспорта это тоже касается.

— Учитесь. Например, учите язык. Носите с собой карточки с новыми словами: с одной стороны иностранное слово, с другой — русский перевод. Сделайте ксерокопию нескольких страниц из «зубодробительного» учебника и вчитывайтесь в транспорте. Во время ходьбы обдумывайте прочитанное, например, «а если на этот рекламный щит посмотреть с точки зрения теории позиционирования?…»

— Обдумывайте конкретный список вопросов. Участники тренингов часто говорят: «В транспорте я думаю». Не тешьте себя иллюзией. Если у вас нет списка конкретных вопросов к размышлению (или ваше думание не есть сознательная обработка только что пришедшей в голову идеи), то скорее всего, абстрактное думание — просто пережевывание одного и того же на холостых оборотах мозга, без смысла и пользы. Гораздо лучше иметь конкретный список вопросов к размышлению в транспорте, и еще — в ходе размышлений обязательно нужно делать пометки в блокноте, чтобы не потерять ценные идеи.