Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

Далее — подсчитываем интегрированные  оценки вариантов. Из правой колонки  видим, что с точки зрения выбранных  критериев и их весовых коэффициентов  ключевая цель на данный момент — стать  директором, и следующая за ней — воспитать сына. Если поменять веса критериев, итоговая приоритетность целей может оказаться совершенно другой.

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте  ваш ежедневник и определите, сколько  примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

 

Шестой шаг создания личной ТМ-системы

Научитесь отсеивать лишние, навязанные дела и выделять ключевые задачи с  помощью ясных критериев —  таким образом, всегда находя время  на главное. Краткие рекомендации:

— Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа».

— Приучайте окружающих к твердому «нет».

— Используйте «здоровый пофигизм» и «метод трех гвоздей».

— «Покупайте» время, заменяя вашу личную работу профессиональной услугой.

— Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль.

— Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов.

— Передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев.

— Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых.

7. Информация: как управлять творческим хаосом

 

XXI век — век информации. Ее объемы колоссальны и растут все быстрее. Любой человек, желающий достигать успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента».

Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например, «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например, «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуациях неопределенности?».

Мы, русские, очень любим гордиться  нашей фундаментальной системой образования. И гордиться, в общем-то, есть чем. Но гордясь, не стоит забывать, что получением диплома образование не заканчивается, а начинается. Все меняется так быстро, что учиться нужно всегда. Только так мы будем конкурентоспособны в современном мире и как отдельные личности, и как нация. Но чтобы учиться непрерывно, тратя на это разумное количество времени, нужно делать это системно.

 

Эффективная система  чтения

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения.

Начнем с того, что читать нужно. На тренингах я пару раз спросил участников, сколько и каких книг они читают.

После этого понял, что о «самой читающей в мире нации» можно пока забыть (детективы и дамские романы оставляю за кадром).

Я говорю, возможно, жесткие и неприятные вещи. Но, на мой взгляд, расслабленные телевизором индивидуумы шансов на быстрый личностный и карьерный рост не имеют. Напрягайте мозг, коллеги, он, как и мышцы, от неиспользования атрофируется. Поэтому рекомендую взять за правило: не меньше одной серьезной книги в неделю. Причем неважно, деловой книги или художественной, важно, чтобы это действительно была работа ума и чувства.

Теперь о том, как читать более  эффективно. Самый шаблонный ответ  на этот вопрос — скорочтение. Скажу  сразу: отношусь к этому подходу  скептически. На мой взгляд, скорочтение актуально в первую очередь для специалистов, имеющих дело с большими объемами информации, например, аналитиков. Если такой «производственной» задачи у вас нет, то мой совет: читайте не «больше» — читайте «умнее».

Также не советую следовать рекомендациям из классических книг по тайм-менеджменту — «читайте бегло, по диагонали, не читайте написанного мелким шрифтом» и т. п. Полагаю, здесь верно старое правило «лучше меньше, да лучше».

— Читаю всегда с начала, но не всегда до конца. Иногда недочи танная книга лежит полгода-год и потом вдруг запускается «в работу» опять. Все книги «к чтению» (новые и недочитанные) лежат в одном месте, для удобства обзора при принятии решения «что читать».

Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения:

— Обеспечьте возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации. Например, выписывайте на закладку номера страниц и краткую суть важной для вас мысли автора. Делайте ксерокопии страниц с полезными мыслями и подшивайте в отдельную папку. Сделайте наглядную схему ключевых мыслей и регулярно к ней возвращайтесь.

— Применяйте сразу. Прочитали страницу — внедрите в практику, только после этого читайте следующую. Это в особенности касается книг по менеджменту и другим прикладным технологиям. Знание само по себе ценности не представляет, «многие знания — многие печали». Ценность представляет знание, внедренное в практику вашей работы. Кроме того, сразу внедренное знание прочно усвоится, а просто прочитанный текст «вылетит в другое ухо».

— Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

 

Телевизор и новости

Скажите — как на вашу текущую  жизнь и деятельность влияет война в Ираке? Если ваша компания не работает с Ближним Востоком и у вас нет там родственников — то, скорее всего, никак не влияет.

А раз не влияет, то зачем вам, как  сказала участница одного из ТМ-тренингов, «превращать вашу голову в мусорное ведро»? «Многие знания — многие печали», сказал древний мудрец. Наши школы и вузы внушили нам мысль, что знание — само по себе уже ценность. Сильно сомневаюсь в этом.

У классика тайм-менеджмента Стивена  Кови в «Семи привычках высокоэффективных  людей» есть хорошие понятия: «круг влияния» и «круг беспокойства». Обычно круг беспокойства шире круга влияния. Но зачем вам беспокоиться, да и вообще знать о том, что никак не влияет на вашу жизнь и на что вы сами никак не можете влиять?

Это не так просто — отказаться от лишнего знания и не читать, с кем развелась очередная поп-звезда и сколько разрушений принес ураган в Тимбукту. Утешьте себя тем, что количество информации в мире растет по экспоненте, всего все равно не узнаете.

Вот простые правила оптимизации  общения с телевизором:

— По возможности записывайте интересующие вас передачи на видеомагнитофон и смотрите в удобное для вас время (при этом приятно, что рекламу можно проматывать).

— Постарайтесь уменьшить количество телевизора как фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Неспособность быть в тишине, слушать тишину — верный признак того, что вы сами себе не интересны, что вам не о чем помолчать с самим собой (помните, как влюбленные или друзья могут просто молчать друг с другом?). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу или, наконец, ту же самую записанную на видеомагнитофон интересную вам передачу.

— Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. «Заппинг», бессмысленное переключение каналов, многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подход работает и с  другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна  эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой — отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению?

 

Фильтрация электронной  почты

Мы разобрались с книгами  и телевизором, теперь время вернуться  в офис и поработать над одним  из важнейших в наше время потоков  информации: электронной почтой.

Электронная почта — великолепный и пока недооцененный многими  руководителями инструмент. Ее «тайм-менеджерское»  преимущество в том, что почта  не требует «одновременности» контакта — вы высылаете почту в удобное  вам время, контрагент читает в удобное  ему время. В этом гораздо больше удобства, чем при телефонном или очном общении, требующем одновременности присутствия обоих участников коммуникации. Исходя из этого преимущества электронной почты, лучше использовать ее, а не телефон, для всех несрочных вопросов, т. е. терпящих хотя бы сутки.

Чтобы пользоваться почтой эффективно, рекомендую освоить десятипальцевую  слепую печать. Этот инвестиционный проект потребует около 1–2 часов в день в течение двух недель и даст вам  крайне важный результат: свободу создания письменного текста. Дело не столько в скорости, сколько в свободе: писать вам станет так же легко, как говорить, и вы будете использовать почту гораздо активнее, получая существенные выгоды времени.

Следующая тема в работе с электронной  почтой — спам, замусоривающие вашу папку «Входящие» рекламные письма. Проблема спама в электронной почте, пожалуй, наименьшая из всех проблем. Даже если не применять антиспамовые фильтры, удаление вручную сотни-другой рекламных писем занимает максимум полминуты. Если эта процедура занимает у вас больше времени, если вы поддаетесь «цепляющим» заголовкам, а потом злитесь на спамеров за потраченное вами время — это скорее проблема недостаточного осознания личных приоритетов и долгосрочных целей. Когда человек четко осознает свои цели, его гораздо труднее отвлечь от стоящего дела всяким информационным мусором.

Реальной проблемой спам становится только при выходе в Интернет с  карманного компьютера через мобильный  телефон, когда низкое качество связи  затрудняет скачивание заголовков и удаление спамерских писем на сервере. Если вы часто сталкиваетесь с такой ситуацией — рекомендую завести отдельный почтовый ящик, никогда не упоминаемый в открытых источниках и известный только вашим ключевым коллегам, руководству и т. п.

Гораздо серьезнее проблема появляющегося конвертика. Действительно, каким бы важным делом мы ни занимались, сигнал «У вас новая почта» сразу включает тревожные центры головного мозга. И важное дело откладывается в сторону, а новое письмо, естественно, оказывается далеко не столь важным, как казалось.

Отключите оповещение о приходе  нового письма. Если ваша работа — не обработка заказов, приходящих по электронной  почте и требующих немедленной  реакции, — отключите не сомневаясь. Автоматическую проверку почты (по умолчанию в Outlook она делается каждые несколько минут) тоже сделайте более редкой, не чаще раза в час. А еще лучше — проверяйте почту только сами, без помощи автоматических настроек.

По опыту корпоративных проектов, оптимальная частота приема почты  — около 3–4 раз в день. Лучше, если это время будет определенным, хорошо известным вашим коллегам. Приурочивайте это время к концу логических рабочих периодов — например, последние полчаса перед обедом и перед концом рабочего дня. Начальное время рабочих периодов тратьте на более серьезные вопросы, не разменивайте на мелочи.

Иногда нужно смотреть почту  чаще, например, если ваш руководитель в течение дня часто высылает по электронной почте срочные  поручения. Но даже в таких случаях  выемка почты раз в час, или  в крайнем случае в полчаса, на мой взгляд, вполне достаточна. Вопрос, который не терпит полчаса-час, — это что-то совсем из области пожаров и землетрясений, скорее всего вам зададут его по телефону. Кстати, желательно договориться с коллегами о том, что действительно сверхсрочные вопросы задаются по телефону, а все остальное — по электронной почте.

Чтобы облегчить себе работу, настройте  автоматическую сортировку почты, которую  умеет делать любая почтовая программа. Заведите папки по ключевым для вас  темам, либо проектам, либо людям, и настройте автоматическое разбрасывание писем в эти папки. Особенно это удобно для несрочной информации — рассылок, информационных писем, несрочной отчетности подчиненных и т. п.

Если не удается настроить сортировку по уже имеющемуся в письме признаку (например, адресу отправителя), договоритесь с коллегами о простых обозначениях. Например, руководитель отдела в IT-компании распорядился все вопросы, которые терпят сутки, присылать с пометкой «*» в поле «Тема» и настроил автофильтрацию этих писем в отдельную папку. В течение дня он их даже не читал, а отвечал на следующий день на все вопросы устно — на планерке. Таким образом, удалось резко сократить время на решение мелких вопросов в течение дня, освободить время для ключевых задач, требующих концентрации.

В MS Outlook кроме автоматической сортировки можно еще настроить автоматическую раскраску писем в разные цвета. Например, как настроила одна из участниц тренингов: от шефа — строгим  классическим шрифтом и синим  цветом; от любимого человека — сиреневым цветом и изящным шрифтом и т. п.

 

Электронная почта как  инструмент контроля

Настоятельно рекомендую сохранять  всю электронную почту, разбрасывая  ее по нескольким смысловым папкам. При этом к некоторым письмам  бывает необходимо обращаться. Часто  такие письма оставляются во «Входящих». В наших проектах индивидуального консультирования для топ-менеджеров расчистка «Входящих» обычно является одной из первых задач. Примерно за неделю-две количество писем удается сократить в среднем с 1–2 тысяч до 50-100.

Достигается это с помощью системы  папок «На контроль». Структура  этих папок обычно бывает примерно такой:

1. Папка «Входящие» — около 15–20 писем, напоминающих о ближайших актуальных вопросах (тех, которые необходимо видеть несколько раз в день). Примерно раз в день папку нужно «разгребать», поддерживая в ней небольшое количество писем, остальные распределяя по другим тематическим папкам.

2. Папка «Контроль ежедневный» — сюда переносятся письма с вопросами, находящимися на контроле. Просматривается папка раз в день, чтобы освежить в памяти вопросы, требующие пристального внимания, и при необходимости написать напоминалки исполнителям.

3. Папка «Контроль еженедельный» — просматривается раз в неделю, содержит письма по вопросам, требующим мониторинга и контроля, но менее пристального и потому не ежедневного.

4. Папка «Справочное» — полезная информация, пароли доступа к интернет-ресурсам, предложения услуг, которые могут понадобиться (например, спам с координатами домов отдыха) и т. п.