Подходы к контролю качества: традиционный бюрократический контроль, децентрализованный контроль

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей, и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных сотрудников. Предварительный контроль человеческих ресурсов начинается на стадии приема сотрудников на работу. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования, опыт работы в данной области, наличие рекомендаций. Установление справедливых размеров выплат и компенсаций, использование психологических тестов, а также проведение многочисленных собеседований с работником перед приемом его на работу существенно повысит вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса предварительного обучения, который значительно повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Предварительный контроль в области материальных ресурсов чрезвычайно важен для промышленных предприятий, поскольку очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. Также к методам предварительного контроля материальных ресурсов относится обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых ресурсов является текущий финансовый план (бюджет) предприятия который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля, поскольку он позволяет распланировать использование денежных средств и обеспечить их наличие в тот момент, когда они потребуются предприятию. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом осуществить перерасход средств.

Текущий или оперативный, контроль осуществляется от начала управленческой или хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата.  Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль может  также осуществляться специальным  контрольным отделом, подчиненным, как правило, руководителю высшего звена. Эффективность такого контрольного органа определяется рядом условий:

• непосредственное подчинение органа контроля руководству организации (или руководителю);
• административная независимость контрольной службы от проверяемых служб. Об этом можно судить по отсутствию взаимосвязей между ними.

 Контрольная информация от объектов контроля поступает непосредственно в орган контроля, минуя такие промежуточные звенья, как низший и средний уровни управления.

 Для того чтобы  осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления  необходима обратная связь.

Системы обратной связи  позволяют руководству выявить  множество непредвиденных проблем  и скорректировать свою линию  поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею  задачам.

Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам. Внешний для таких систем элемент — руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

Конкретные способы  и формы текущего контроля разнообразны. Они зависят от факторов объективного и субъективного характера. К  первым относятся принятые в организации (фирме, корпорации) правила и процедуры контроля. Вторая группа факторов определяется личностными качествами руководителя. Менеджеры, придерживающиеся демократического или либерального стиля управления, учитывают возможные негативные эмоции сотрудников, чью работу они контролируют. В таких случаях они стараются осуществлять этот контроль ненавязчиво, не вызывая у людей страха перед возможными неприятностями за ошибки в деятельности. В ряде случаев такие руководители на первый план выдвигают положительную сторону контроля, заявляя о своей поддержке выявляемых в процессе контроля успешных действий сотрудников.

Напротив, руководители более жесткого стиля управления часто намеренно делают процесс  контроля видимым, указывая сотрудникам, по каким параметрам он будет осуществляться. По их мнению, такой контроль имеет целью не зафиксировать ошибки или нарушения дисциплины, а предотвратить их. Менеджеры этого стиля полагают, что сотрудники, зная о том, что действует постоянный контроль за их деятельностью, будут стремиться избежать ошибок, не принимать сомнительных решений, не допускать нарушений правил. И это напрямую влияет на повышение эффективности работы предприятия, и как конечной цели – получение большей прибыли с наименьшими затратами.

Эффективность такой  формы текущего контроля долгое время  считалась неоспоримой, даже при больших издержках – стрессах и срывах в поведении людей. Однако современный менеджмент развитых стран, признавая главной ценностью человеческие ресурсы организации, личность человека, отходит в большинстве случаев от описанной системы видимого контроля или сочетает его с другими менее стрессовыми формами.

Третий вид  контроля – заключительный, т. е. контроль результатов решения задачи. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

В зависимости от целей  контроля выделяют стратегический и оперативный контроль.

Стратегический контроль акцентирует внимание эффективности стратегии организации на достижении целей. Он предусматривает учет, оценку и анализ результатов стратегий организации. Объектом этого вида контрольной деятельности выступают ключевые аспекты политики организации: маркетинг, управление человеческими ресурсами, научно-техническое прогнозирование. 
          Оперативный контроль направлен на текущий учет и анализ осуществляемых процессов. Основная его цель - обеспечение выполнения принятых планов. Объектом контроля могут быть рабочие задания, качество выполняемых работ, сроки выполнения работ, ресурсы и связанные с деятельностью затраты.

В зависимости от предмета контроля выделяют финансовый и административный контроль.

Финансовый  контроль связан с контролем финансовых ресурсов по мере их притока в организацию, движения в организации и оттока из нее. Он ориентирован на конечные экономические результаты деятельности. Объектом финансового контроля могут быть прибыль, издержки, объемы производства и продаж, финансовое состояние организации.

Существует ряд средств, которые могут быть использованы для финансового контроля. Это  может быть анализ финансовых отчетов, анализ коэффициентов (аудит).

Административный  контроль распространяется на процессы деятельности и управление ими. Он имеет иерархическую структуру. Объектами такого контроля являются производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные составляющие, выполнение плановых заданий, сроки поставок, ситуация в рабочих группах.

По масштабу контроль может быть полным и выборочным.

Полный контроль предполагает наличие целостной, постоянно функционирующей в рамках принятой организационной структуры системы контроля. 
          Выборочный контроль осуществляется как разовое мероприятие, имеющее целевой характер, например, соблюдение нормативных требований, правил дисциплины труда.

По форме осуществления  контроль может быть внутренним и  внешним.

Внутренний  контроль предполагает наличие в организации собственной системы контроля.

  Внешний контроль осуществляется внешними контрольными органами (вышестоящими, государственными, независимыми частными органами). 
С точки зрения подхода к контролю выделяют традиционный бюрократический контроль и децентрализованный контроль. В современных организациях, как правило, существуют определенные аспекты и бюрократического, и децентрализованного контроля, при этом один из них, в зависимости от корпоративной культуры и собственных воззрений руководителя относительно методов контроля, является доминирующим.

В условиях рыночной экономики очень большое значение имеет качество

товара, соблюдение сроков доставки, качественный и своевременный сервис, гарантийное обслуживание товаров и многое другое. На предприятиях для

соблюдения предписаний и норм к производству продукции, выполнению услуг широко используется такая функция менеджмента, как контроль.

Он обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Он дает возможность оценить качество планирования и соответствие параметров организации требованиям среды. Результаты контроля служат информационной базой для принятия решений на будущее, выявления наиболее перспективных направлений развития. [5]

Отлаженная система контроля на предприятии –залог успеха компании на конкурирующем рынке.2]

 

                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Традиционный бюрократический контроль и децентрализованный контроль .

 

На предприятии возможны два полярных подхода к организации  системы контроля: традиционный бюрократический  и децентрализованный контроль. Хотя в ряде предприятий прослеживаются признаки, как бюрократического контроля, так и децентрализованного, тем не менее, менеджмент организации тяготеет в большей степени к одной из них. Выбор подхода к управлению зависит как от корпоративного «духа», корпоративной культуры организации, так и от личного субъективного предпочтения управленцев. Под бюрократическим контролем понимается использование правил, предписываемая политика, иерархия власти, письменная документация, системы премирования и другие официальные механизмы воздействия на поведение сотрудников организации и оценка достигнутых результатов. Бюрократический контроль полагается на культурную значимость традиционного контроля сверху вниз и реализуется через административную систему организации, что предполагает установление качественных целей и направленные на их достижение действия сотрудников, регулируемые официальными правилами и положениями.  
Традиционный бюрократический вид контроля включает следующие способы контроля: нормирование, властная иерархия, отделы технического контроля (ОТК).

Нормирование как способ контроля включает организационные системы предприятия, его бюджет, отчеты, планы и т.д. Сотрудники в рамках исполнения своих обязанностей находятся под различными контрольными воздействиями.

Властная иерархия рассматривает контроль как одну из функций менеджмента. В обязанности руководителей всех рангов входит контроль за исполнением планов, приказов, заданий.

Отделы технического контроля ― это специальные подразделения, в задачи которых входит исключительно контроль качества, то есть недопущение выпуска бракованной продукции. В составе ОТК работают соответствующие специалисты. Они снабжены необходимыми контрольными приборами и оборудованием.

        Децентрализованный контроль  состоит из следующих способов: корпоративные традиции, «группы равных», самоконтроль, профотбор и специализация персонала.

Корпоративные традиции содержат элементы обязательных действий и группового сознания, которые не допускают некачественной работы. Все это является весьма эффективным способом децентрализованного контроля.