Порядок сертификации интегрированных систем менеджмента качества

        В ходе подготовки к сертификации осуществляются: выбор органа по сертификации ИСМ, проведение предсертификационного аудита силами внутренних аудиторов и внешних консультантов, подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами.

       Сертифицировать ИСМ может один или несколько органов путем последовательной сертификации входящих в нее систем менеджмента . Однако наиболее предпочтителен для организации вариант сертификации ИСМ в целом одним органом. В настоящее время подобные сертификационные услуги в России предлагает ряд международных организаций.

       Итак, в заключение несколько общих соображений, касающихся данной проблемы.

        Создание ИСМ — сложный инновационный проект, направленный на повышение эффективности общего менеджмента организации. Ожидаемая результативность создания ИСМ может быть достигнута лишь в случае грамотного управления этим проектом. При создании ИСМ главенствующая роль должна принадлежать менеджерам организации и прежде всего — руководителям высшего звена. При разработке ИСМ следует избегать механического объединения требований международных стандартов на менеджмент (без учета концепций и принципов, на которых базируются эти стандарты, и специфики сложившегося в организации менеджмента ), что может привести к их формальному, поверхностному внедрению. Интегрирование систем менеджмента (качества, экологии, безопасности и социальной ответственности), отвечающих требованиям международных стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития организации.

       Наиболее распространенными составляющими ИСМ организации являются система менеджмента качества по ISO 9001, система экологического менеджмента по ISO 14001, система управления охраной труда по OHSAS 18001, а также другие системы менеджмента.

       Интегрированная система менеджмента обеспечивает согласованность и структурирует действия внутри организации.

      Интегрирование систем менеджмента, которые отвечают требованиям одновременно нескольких международных стандартов, является перспективой для стабильного развития организации или предприятия.

      Важно отметить, что сертификация интегрированной системы менеджмента объединяет в себе преимущества каждой из входящих в ИСМ систем менеджмента. Интегрированная система менеджмента наиболее оптимально позволяет выполнить требования по повышению уровня экологии, безопасности, качества и т.д., а также не вызывает сомнений, что внедрение группы стандартов как интегрированной системы более экономично и эффективно по сравнению c независимым внедрением нескольких стандартов на системы менеджмента.

       Внедрение интегрированной системы менеджмента на предприятии позволяет решить следующие проблемы, зачастую возникающие при параллельном или последовательном независимом внедрении нескольких стандартов:

•   дублирование процессов, документов, должностей и функций  подразделений;

• запутанность взаимосвязей между системами управления качеством, экологией, профессиональной безопасностью  и здоровьем при независимом  внедрении;

•  сложность целостного восприятия системы менеджмента руководством компании, и, соответственно, низкая эффективность планирования, контроля и управления в целом;

•   длительный срок внедрения  группы стандартов на предприятии;

 

•   большая трудоемкость и потребность в ресурсах при  независимом внедрении группы стандартов.

 

Преимущества внедрения  интегрированных систем менеджмента:

•    повышение технологичности  разработки, внедрения и функционирования систем менеджмента;

•    разработка единой гармонизированной структуры менеджмента;

•    снижение затрат на разработку, функционирование и  сертификацию;

•  возможность совмещения ряда процессов в рамках ИСМ (планирование, анализ со стороны руководства, управление документацией, подготовка кадров, обучение, внутренние аудиты и пр.);

•    повышение мобильности  и возможностей адаптации к изменяющимся условиям;

•    большая привлекательность  для потребителей, заинтересованных сторон, инвесторов;

•    совместное внедрение  системы стандартов может значительно  удешевить и ускорить процесс  внедрения систем.

     СЕРТИФИКАЦИЯ СИСТЕМ – действие (документально подтвержденное) для подтверждения соответствия системы менеджмента определенным нормам, требованиям, стандартам.

     Отношение внешних аудиторов к системе внутренних аудиторов. Аудиторы Органа по сертификации (далее ОС) систем менеджмента при проведении своего внешнего аудита будут подчеркивать необходимость наличия эффективной системы внутреннего аудита. Внешние аудиторы из органов по сертификации нередко рассматривают внутренний аудит предприятия как продолжение своей деятельности. Они всегда подробно анализируют результаты внутреннего аудита с тем, чтобы сформировать свое представление о вашей системе качества.

      На систему внутреннего аудита внешние аудиторы обращают особое внимание еще и потому, что она необходима не только для проведения сертификации, но и для постоянного совершенствования действующей системы менеджмента. Результаты внутреннего аудита ― показатель состояния системы и источник многих ее будущих усовершенствований.

      Примерный порядок сертификации систем менеджмента. Объем проверки при сертификации определяется заявителем и согласовывается ОС с учетом:

- заявленного стандарта на систему менеджмента;

- размера предприятия (т.е. численности персонала, количества рабочих площадок (филиалов) и т.п.), установленного областью действия СМ;

- состава этапов жизненного цикла продукции, относящихся к ответственности предприятия;

- количества производств разнородных видов продукции (услуги).

 

     Объектами (элементами) проверки и оценки при сертификации СМ предприятия в общем случае являются:

- политика;

- организационная структура;

- процессы;

- деятельность;

- документация;

- ресурсы.

 

     При возникновении сомнений в результативности СМ предприятия ОС может быть назначена дополнительная экспертиза любого элемента СМ предприятия с привлечением экспертов профильных научно-исследовательских институтов, проектных, консультационных и других организаций. ОС может инициировать дополнительную экспертизу, включающую проведение анализов или измерений на базе аккредитованных лабораторий и испытательных центров.

     Порядок работ по сертификации систем менеджмента. При желании предприятия сертифицировать СМ в различных системах сертификации, порядок работ по сертификации может производиться ОС по интегрированной схеме, предусматривающей безусловное выполнение требований и положений этих систем сертификации. При этом ОС должна быть проведена специальная подготовка к такой сертификации, а приоритетными в применении являются положения той системы сертификации, которая имеет наиболее жесткие требования к порядку проведения оценки и проверки СМ предприятия. Порядок работ по сертификации СМ можно представить в виде схемы:

 

1. Обращение заявителя

1.1. Основанием для организации  работ по сертификации системы  менеджмента служит официальное  обращение (письмо, факс, e-mail) заявителя  в ОС, в котором заявитель информирует  о намерении сертифицировать  СМ предприятия.

1.2. Если первоначальное  обращение получено подразделением-исполнителем, то ОС должен:

• зарегистрировать заявку;

• установить каналы официальной  деловой связи с ответственным  представителем заявителя и предприятия;

• собрать максимальную информацию о составе требований заявителя.

 

1.3. По результатам анализа  обращения заявителя ОС должен  установить возможность выполнения  указанных работ с учетом требований  потребителей (т.е. заявителя и  предприятия), принципов функционирования  и политики ОС как Органа  по сертификации.

1.4. С целью адекватного  определения и документирования  требований предприятия ОС направляет  в ее адрес для заполнения  и последующего направления в  ОС Декларацию-заявку.

1.5. По результатам анализа  заполненной Декларации-заявки руководство  ОС может поручить оказание  услуг подразделению-исполнителю  при условии наличия у последнего  всех необходимых ресурсов.

1.6. Заявителю направляется решение ОС по результатам рассмотрения заявки и информация о подразделении-исполнителе.

1.7. По результатам анализа  Декларации-заявки ОС вправе принять  решение об отказе выполнить  заявку, о чем заявитель информируется  в письменном виде с обоснованием  причин данного решения.

1.8. Порядок и состав  работ по анализу требований  заявителя и предприятий определены  в процедуре анализа требований  предприятий на предсертификационном  этапе работ. 

 

2. Предварительный аудит  системы менеджмента

2.1. Предварительная оценка  СМ предприятия производится  ОС с целью определения ее  готовности к сертификации. Порядок  и состав работ по проведению  предварительной оценки СМ предприятия  определены в Процедуре проведения  предварительной оценки системы  менеджмента.

2.2. По желанию заявителя  оценка может проводиться одним  из ниже перечисленных способов:

- По результатам анализа данных о СМ, представленных предприятием.

- По результатам анализа данных о СМ, полученных экспертами ОС в процессе ее фактической предварительной проверки в форме тестирования.

2.3. Основные цели данного  этапа:

• определить наличие основных элементов (т.е. организационной структуры, процедур, процессов и ресурсов) СМ и приверженность руководства  предприятия принципам менеджмента;

• установить готовность СМ предприятия к сертификации.

2.4. Порядок проведения  предварительной проверки включает  в себя следующие основные  этапы:

• вступительное совещание;

• непосредственно проверку адекватности и соответствия;

• заключительное совещание.

2.5. По результатам предварительной  проверки главный эксперт представляет  руководству ОС и руководителю  подразделения-исполнителя отчет  с рекомендациями по сертификации  СМ предприятия для оценки  и утверждения. 

2.6. Отчет, утвержденный  руководством подразделения-исполнителя,  направляется на предприятие. 

 

3. Анализ документации  СМ

3.1. Руководитель подразделения-исполнителя,  в соответствии с поручением  ОС, утверждает главного эксперта  и состав группы экспертов, (включая  технических экспертов) для выполнения  работ по сертификации СМ предприятия.

3.2. Порядок формирования  группы экспертов и требования  к ее составу и их квалификации  определены в Процедуре формирования  группы экспертов для проведения  работ по сертификации системы  менеджмента предприятия.

3.3. Предприятие должно  представить подразделению-исполнителю  комплект контролируемых экземпляров  действующих документов, описывающих  СМ.

3.4. Анализ документации  проводится с целью определения  адекватности (т.е. полноты, степени  соответствия, взаимосвязей, отсутствия  внутренних противоречий) документов  СМ требованиям заявленного стандарта. 

 

3.5. Проверенные главным  экспертом и утвержденные руководителем  подразделения результаты анализа  документации представляются предприятию.

3.6. Если результаты анализа  свидетельствуют, что документация  СМ предприятия не соответствует  требованиям заявленного стандарта,  то дальнейшее планирование и  выполнение работ по договору  может быть приостановлено до  момента ликвидации предприятием  всех выявленных несоответствий.

3.7. Порядок организации  и состав основных работ, взаимодействие  персонала, регламент по объему  работ, требования к контролю, проверке и оформлению результатов  работ по анализу документации  СМ установлены Процедуре анализа  документации систем менеджмента. 

 

4. Подготовка к сертификационному  аудиту

4.1. В состав основных  производственных работ по данному  этапу входят:

- Разработка и утверждение Программы проверки.

- Подбор и утверждение главного эксперта и группы проверки, включая технических экспертов.

- Сбор и изучение основной и вспомогательной информации.

- Разработка и согласование плана проверки.

- Разработка чек-листов.

- Проверка готовности.

4.2. Главный эксперт подготавливает  и представляет руководителю  подразделения-исполнителя для утверждения  проект Программы проверки.

4.3. Программа проверки  должна содержать:

- место и сроки (продолжительность) проверки;

- цели проверки с четким указанием области сертификации (производственных процессов (жизненного цикла продукции) и видов продукции/услуг, охватываемых СМ);