Порядок сертификации интегрированных систем менеджмента качества

- объект и объем проверки;

- стандарты на СМ, требующий подтверждения соответствия в ходе проверки;

- состав группы экспертов с указанием руководителя группы в лице главного эксперта;

- ответственность сторон по результатам проверки;

- согласованный язык проверки;

- требования к составу, адресатам и срокам представления акта по результатам проверки;

 - требования к конфиденциальности.

4.4. Планирование маршрута  проверки, состава и объемов, закрепление  конкретных объектов за каждым  экспертом производится главным  экспертом посредством составления  плана проверки. План проверки  согласовывается с руководителем  подразделения-исполнителя. План  проверки и программа проверки  представляется не менее чем  за 3 (три) рабочих дня заявителю  и представителю руководства  предприятия для ознакомления  и одобрения.

4.5. План проверки должен  содержать: 

- день и время проверки (по часам и минутам);

- место (идентификация подразделения, рабочего места, должности) проверки;

- наименование и идентификация процессов СМ, намечаемых к проверке;

- распределение и закрепление ответственности между экспертами группы в данном месте и в указанное время;

 - пункты стандарта, проверке соответствия которым будет уделяться наибольшее внимание в данном месте и в указанное время.

4.6. Заявитель и проверяемое  предприятие информируются о  возможности представить свои  возражения против назначения  любых конкретных экспертов из  группы проверки, включая технических  экспертов. При получении таких  обоснованных возражений проводится  дополнительное согласование состава  группы экспертов, и вносятся  соответствующие изменения в  программу и план проверки.

 

4.7. Указания по срокам, минимально необходимым для проверки  предприятия без филиалов с  различной численностью персонала  приведены в Инструкции по  определению продолжительности  проверок систем менеджмента  предприятий.

4.8. Требования к объему  выборки при проведении проверок  предприятия с несколькими филиалами  изложены в Инструкции по определению  продолжительности проверок систем  менеджмента предприятий.

4.9. План проверки при  возобновляющей сертификации может  быть уменьшен до объема инспекционной  проверки. Это возможно, если предприятие  продемонстрировало выполнение  требований заявленного стандарта  и результаты последних инспекционных  проверок положительны. Решение  об изменении объема возобновляющей  сертификации принимает руководство  ОС.

4.10. Главный эксперт обязан  ознакомить каждого члена группы  с Программой и планом проверки, получить подписанные ими персональные  Декларации о конфиденциальности  и выдать задания по составлению  чек-листов к указанным срокам. Главный эксперт должен иметь  полную уверенность, что реализация  плана позволит выполнить Программу  проверки.

4.11. Типовой чек-лист проверки  СМ, который может использоваться  экспертами в качестве методического  руководства при составлении  чек-листов для конкретной проверки.

4.12. Согласование и решение  спорных вопросов по конкретным  пунктам программы и плана  производится до начала проведения  проверки.

4.13. В целях реализации  Программы проверки СМ предприятия,  некоторые детали плана могут  быть сообщены предприятию только  в процессе проведения проверки.

4.14. Непосредственно перед  началом проверки главный эксперт  обязан удостовериться в готовности  каждого члена группы по функциям, закрепленным планом, и провести  вводный инструктаж по руководству  проверкой и взаимодействию экспертов  в ходе ее выполнения.

4.15. При получении в  процессе проверки дополнительной  информации о СМ предприятия,  план проведения проверки может  корректироваться исходя из принципа  приоритетности. При этом главный  эксперт может вносить изменения  в план проверки и в распределение  обязанностей экспертов, если  это необходимо для достижения  целей проверки. Обо всех изменениях  плана проверки заявитель и  представитель предприятия должны  быть извещены предварительно.

 

5. Аудит соответствия

5.1. Целью аудита является  определение соответствия СМ  предприятия требованиям соответствующего  стандарта, оценка ее результативности  и способности достичь установленных  целей в рамках реализации  политики в области качества.

5.2. Процесс проверки состоит  из трех этапов:

- первый этап - вступительное совещание;

- второй этап - собственно проверка;

- третий этап - заключительное совещание.

5.3. Необходимость вступительного  совещания в обязательном порядке  определяется главным экспертом  на этапе планирования проверки, что находит свое отражение  в плане. Рекомендуемая продолжительность  вступительного совещания – не  более 30 (тридцати) минут.

5.4. За подготовку и  организацию проведения вступительного  совещания несет ответственность  представитель руководства предприятия.

5.5. Ведет вступительное  совещание главный эксперт.

5.6. Во вступительном совещании  принимают участие, как минимум: 

- представитель руководства по качеству;

- представители предприятия, назначенные для связи с группой экспертов;

- руководители подразделений и другие сотрудники предприятия по решению ее руководства;

- группа экспертов.

5.7. Целью вступительного  совещания является:

- представление Программы проверки, в том числе, информации о цели, сроках, объеме, языке и стандартах на СМ, требующих подтверждения соответствия в ходе проверки;

- представление состава группы экспертов;

- краткое изложение методов и процедур, которые будут использованы при проведении проверки и регистрации несоответствий;

- установление порядка и способов общения между группой экспертов и представителями предприятия;

- подтверждение наличия условий для работы экспертов (помещение, транспорт, связь и т.п.);

- представление плана проверки;

- подтверждение времени и даты заключительного и промежуточных совещаний экспертов и представителей предприятия;

- заявление об обязательствах ОС по конфиденциальности;

- удостоверение в осведомленности персонала и готовности предприятия к проверке;

- уточнение состава, формы, сроков предоставления и адресов рассылки акта (отчета по результатам проверки);

- ознакомление с порядком апелляции;

- ответы на вопросы.

5.8. Рекомендуется вести  протокол вступительного совещания.

5.9. Аудит СМ предприятия  в общем случае должен охватывать:

- приверженность руководства принципам менеджмента качества, ознакомление персонала с политикой, целями и обязательствами в области качества, ее поддержку и участие в реализации;

- реализация основных принципов менеджмента качества;

- организационную структуру управления и взаимодействия персонала по основным производственным, вспомогательным и обеспечивающим процессам;

- адекватность распределения ответственности и полномочий между персоналом по всем функциям;

- ресурсы, необходимые и достаточные для реализации требований к качеству и установленной ответственности;

- выполнение персоналом обязанностей по функциям поддержания и совершенствования СМ;

- планирование качества;

- процессы, связанные с потребителем;

- наличие и достаточность документов, их применимость и правильность использования персоналом;

- систему оценки, выбора, учета и контроля поставщиков;

- систему контроля производственной среды, основных и вспомогательных производственных процессов, процессов монтажа и обслуживания;

- систему технического контроля и испытаний продукции;

- систему управления контрольно-измерительным и испытательным оборудованием;

- систему внутренних проверок и анализа со стороны руководства;

- управление несоответствиями, корректирующие и предупреждающие действия;

- систему выявления потребности и подготовку персонала;

- документооборот и управление записями о качестве;

- результативность процессов СМ и их взаимосвязь.

 

6. Сбор наблюдений, обобщение  и анализ объективных доказательств

6.1. Непосредственно процесс  проверки заключается в работе  группы экспертов по сбору  объективных доказательств посредством  наблюдений условий производства, выполнения работ и мероприятий  по управлению процессами и  обеспечению условий работы в  проверяемых подразделениях предприятия,  опроса, изучения документов и  записей о качестве для дальнейшего  их анализа и оценки.

6.2. Каждый эксперт обязан  вести записи (в чек-листах или  аналогичных формах) наиболее важных  наблюдений, полученных в ходе  проверки. При этом дополнительное  внимание необходимо обращать  на точную идентификацию факта,  указывающего на возможное несоответствие, который впоследствии будет являться  предметом дополнительного изучения  и анализа. Следует учитывать,  что такие факты представляются  существенными даже в том случае, когда они не входят в перечень  основных вопросов. Во всех случаях  они должны подвергаться детальному  изучению и анализу.

6.3. Информация, получаемая  в результате опроса, должна проверяться  посредством сравнения с подобной  информацией, получаемой из других  независимых источников таких,  как наблюдения, измерения и записи.

6.4. Все наблюдения и  выводы, сделанные в ходе проверки  экспертами, должны основываться  только на объективных данных.

6.5. После проверки или  в ходе ее эксперты должны  рассмотреть и обсудить все  свои наблюдения для того, чтобы  главный эксперт мог решить, какие  из них должны быть представлены  представителю руководства предприятия  как свидетельствующие о несоответствиях.

6.6. Все наблюдения, свидетельствующие  о несоответствиях, должны быть  согласованы с представителем  предприятия и приняты им.

6.7. После согласования  объективных доказательств с  экспертами, а затем и с представителем  руководства предприятия главный  эксперт принимает решение по  каждому конкретному наблюдению  и, в случае необходимости,  регистрирует несоответствие.

6.8. Совокупность всех  наблюдений, полученных в ходе  проверки, должны позволить экспертам  удостоверится в том, что: 

- деятельность предприятия соответствует требованиям, изложенным в стандарте на СМ, нормативных документах СМ, а также требованиям клиентов;

- документы СМ полностью внедрены и применяются персоналом предприятия при выполнении основных производственных, вспомогательных и обеспечивающих процессов;

- требуемые корректирующие и предупреждающие действия по выявленным несоответствиям разработаны и выполнены.

 

7. Действия с несоответствиями, обнаруженными в ходе проверки 

7.1. В случаях, когда  главный эксперт принимает решение  о наличии несоответствий, они  подлежат обязательному оформлению  в виде Акта. Ниже представлены  основные правила оформления  Акта о несоответствии/наблюдении и корректирующих действиях.

      Каждый Акт подлежит идентификации посредством присвоения уникального номера, который состоит из трех частей, разделяемых точкой:

• первая часть номера состоит  из двух цифр: последние две цифры  календарного года проверки;

• вторая часть номера состоит  из пяти цифр: первые три образованы, исходя из порядкового номера проверки, а последние две – из сквозного  порядкового номера несоответствия/наблюдения, выявленного в ходе данной проверки;

• третья часть номера –  трехзначный цифровой код подразделения-исполнителя, выполнившего данную проверку.

      Например, № 02.00102.026 – идентификационный номер Акта о втором несоответствии/наблюдении, выявленном в ходе первой проверки, проведенной ОС в 2005 году.

     

     В 1-й (первой) части Акта производятся записи:

• полного наименования предприятия и наименования проверяемого подразделения согласно организационной  структуре предприятия;

• фамилий и инициалов  эксперта, идентифицировавших данное несоответствие;

• календарных дат проверки данного подразделения;

• стандарта, на соответствие которому проводится данная проверка.

      Эксперт, по результатам наблюдений которого сформулировано данное несоответствие, должен поставить личную подпись напротив собственной фамилии и инициалов.

 

      Во 2-й (второй) части Акта производится запись:

• факта (максимально конкретизированного), содержащего несоответствие требованию определенному нормативному документу (документам) или иному установленному требованию (с указанием, по возможности, внутреннего нормативного документа, устанавливающего эти требования);