Порядок сертификации интегрированных систем менеджмента качества

• пункта стандарта, к которому соотносится данное несоответствие;

• градации данного несоответствия, согласно принятой классификации;

• календарной даты утверждения  главным экспертом данного несоответствия.

     Вторая часть Акта должна быть утверждена главным экспертом и согласована с представителем руководства предприятия посредством личных подписей в соответствующих графах.

 

      В 3-й (третьей) части Акта производятся записи:

• корректирующих действий, которые позволят устранить данное несоответствие и причины его  появления;

• сроков выполнения корректирующих действий.

     Третья часть Акта должна быть утверждена представителем руководства предприятия и согласована с главным экспертом посредством личных подписей в соответствующих графах.

 

        В 4-й (четвертой) части Акта производятся записи:

• посредством знаков «X», подтверждающих выбор главного эксперта правильных решений по результатам  проверки факта устранения данного  несоответствия;

• даты фактического устранения данного несоответствия (в экземпляре предприятия в данной графе проставляется  дата проверки на месте результативности корректирующего мероприятия);

• дополнительных наблюдений или пожеланий к последующим  действиям по данному Акту (производится по решению главного эксперта).

     Четвертая часть Акта должна быть утверждена главным экспертом посредством личной подписи в соответствующей графе.

7.2. Общие требования к  регистрации и оформлению несоответствий:

     На каждое несоответствие оформляется отдельный Акт.

     Каждый Акт должен быть идентифицирован с помощью регистрационного номера и зачеркивания слов "наблюдении" и "наблюдение" в названии и второй части Акта соответственно.

     Несоответствие должно соотносится только с одной статьей стандарта.

      7.3. Классификация несоответствий осуществляется главным экспертом по принципу разделения выявленных несоответствий на три категории - незначительные, значительные и критические. При этом в дополнение к п.п. 4.2.14 - 4.2.16 настоящего Руководства, необходимо руководствоваться следующими соображениями:

      Если обнаруживается несколько незначительных несоответствий по отношению к одному и тому же элементу СМ, например в 30% и более случаях от общего количества наблюдений, несоответствие можно квалифицировать как значительное.

       В случае определения критического несоответствия главный эксперт обязан представить в адрес заявителя, руководства предприятия и ОС дополнительный отчет с подробной информацией, раскрывающей содержание несоответствия, Акт о несоответствии/наблюдении в этом случае не заполняется и проведение проверки прекращается.

7.4. Примеры критических  несоответствий:

- отсутствует демонстрация руководством приверженности политике в области качества;

- не выполняются обязательства руководства в области качества и/или безопасности;

- не проводится анализ со стороны руководства;

- не проводятся внутренние проверки;

- отсутствуют ресурсы, необходимые для поддержания СМ в рабочем состоянии;

- не определен представитель руководства, ответственный за СМ.

7.5. Примеры значительных  несоответствий:

- в подразделениях предприятия отсутствуют необходимые документы, относящиеся к качеству, которые должны обеспечить исполнение возложенных на подразделения и его персонал функций;

- не обеспечивается соответствующая подготовка персонала;

- отсутствует управление несоответствиями;

- не актуализированные экземпляры документов, относящихся к качеству, находятся в регулярном использовании в проверяемом подразделении;

- одно из требований СМ не выполняются в трех и более подразделениях.

7.6. Примеры незначительных  несоответствий:

- имеется единичный случай неисполнения отдельного требования нормативного документа;

- имеется единичный случай использования измерительного оборудования с просроченным сроком действия;

- имеется единичный случай не устранения в установленные сроки несоответствия, обнаруженных при проведении внешних и внутренних проверок.

7.7. Формулировка несоответствий  должна быть определена в терминах  требований стандарта, на соответствие  которого проводилась проверка.

7.8. Важным критерием при  классификации несоответствия является  оценка последствий, которые могут  быть им вызваны.

7.9. В случаях, когда  главный эксперт принимает решение  о наличии наблюдения, которое  может привести к появлению  несоответствия, но при этом отсутствуют  достаточно убедительные доказательства  или последние требуют дополнительного  изучения, наблюдение оформляется  в виде Акта в двух экземплярах.  Ниже представлены основные правила  оформления Акта о несоответствии/наблюдении и корректирующих действиях.

 

      Порядок идентификации Акта

      В 1-й (первой) части Акта производятся записи:

• полного наименования предприятия и наименования проверяемого подразделения согласно организационной  структуре предприятия;

• фамилии и инициалов  эксперта, который идентифицировали данное наблюдение;

• календарных дат проверки данного подразделения;

• стандарт, на соответствие которому проводится данная проверка.

      Эксперт, который идентифицировали данное наблюдение, должен поставить личную подпись напротив собственной фамилии и инициалов.

 

       Во 2-й (второй) части Акта производится запись:

• наблюдения (максимально  конкретизированного), которое может  привести к появлению несоответствия установленным требованиям;

• календарной даты утверждения  главным экспертом данного наблюдения.

     Вторая часть Акта должна быть утверждена главным экспертом и передана представителю руководства предприятия для ознакомления под личную подпись в соответствующей графе. Остальные графы 2-ой части Акта не заполняются.

     Третья и четвертые части Акта не заполняются целиком.

      7.10. Общие требования к регистрации и оформлению наблюдений:

      На каждое наблюдение оформляется отдельный Акт.

     Каждый Акт должен быть идентифицирован с помощью регистрационного номера и зачеркиваний слов "несоответствии" и "несоответствие" в названии и второй части Акта соответственно.

7.11. Главный эксперт должен  ознакомить представителя предприятия  с несоответствиями и наблюдениями  во время: 

- ежедневных совещаний по результатам анализа рабочего дня проверки;

- заключительного совещания по результатам проверки.

7.12. Ответственность за  выработку корректирующих действий  в установленные Программой проверки  сроки и их эффективность при  устранении несоответствий несет  предприятие.

7.13. Обнаруженные в ходе  проверки несоответствия должны  быть устранены предприятием  в следующие сроки (начиная  с момента согласования корректирующего  действия и срока его выполнения  с главным экспертом):

- незначительные несоответствия - в течение одного месяца;

- значительные несоответствия - в течение трех месяцев.

7.14. При наличии объективных  причин и по согласованию с  главным экспертом, предприятие  может установить более продолжительные  сроки выполнения корректирующих  действий. В любом случае эти  сроки не могут превышать шесть  месяцев. 

 

8. Оформление результатов  аудита

8.1. Результаты проверки  подготавливаются главным экспертом  в сроки, установленные программой  проверки.

8.2. Результаты проверки  оформляются в виде Акта проверки.

8.3. Ниже представлены  основные правила оформления Акта проверки.

     Каждый Акт подлежит идентификации посредством присвоения уникального номера, который состоит из трех частей, разделяемых точкой:

• первая часть номера состоит  из двух цифр, совпадающих с последними двумя цифрами календарного года проверки;

• вторая часть номера состоит  из пяти цифр: первые три образованы, исходя из порядкового номера проверки, а последние две – цифры "0";

• третья часть номера –  трехзначный цифровой код подразделения-исполнителя, выполнившего данную проверку.

      Например, № 02.00100.026 – идентификационный номер Акта проверки, проведенной ОС первой по счету в 2002 году.

 

     В 1-й (первой) части Акта производятся записи:

• полного наименования и юридического адреса предприятия;

• фамилий и инициалов  главного эксперта и экспертов, входящих в группу экспертов;

• фамилии и инициалов  представителя руководства предприятия;

• сроков проверки СМ предприятия.

 

     Во 2-й (второй) части Акта производятся записи:

• основного и дополнительных стандартов, на соответствие которым  проводится данная проверка.

• объема проверки.

     Вторая часть Акта должна быть письменно подтверждена главным экспертом-аудитором и представителем руководства предприятия посредством личных подписей в соответствующих графах.

Примечание: посредством  знаков «X», проставляются:

• соответствующий вид  проверки (предварительная, первоначальная, инспекционная, дополнительная, возобновляющая);

• объем проверки (проверка адекватности (при проведении в ходе проверки анализа документации СМ предприятия) и/или проверка соответствия и/или  проверка устранения замечаний (при проведении проверки результативности корректирующих мероприятий по предыдущей проверке)).

      Вторая часть Акта должна быть письменно подтверждена главным экспертом и представителем руководства предприятия посредством личных подписей в соответствующих графах.

 

     В 3-й (третьей) части Акта производятся записи, содержащие отчет по результатам проверки, а именно:

• количество выявленных в  ходе проверки несоответствий, в том  числе значительных и незначительных;

• количество несоответствий устраненных в ходе проверки;

• количество выявленных в  ходе проверки наблюдений

• номера Актов о несоответствии и корректирующих действиях;

• номера Актов о наблюдении;

• посредством знаков «X», подтверждение выбора главным экспертом  правильных решений и рекомендаций руководству ОС по результатам данной проверки;

• сроки очередной проверки;

• личные подписи утверждения  главным экспертом и согласования с представителем руководства предприятия  результатов данной проверки;

• рекомендуемые мероприятия  по дальнейшим действиям (производится по решению главного эксперта, как  примечания).

8.4. По результатам проверки  СМК предприятия, главный эксперт  должен подтвердить один из  вариантов рекомендаций руководству  ОС:

     СМК соответствует заявленному стандарту. Необходимость проведения дополнительной проверки в подразделениях предприятия с целью подтверждения устранения несоответствий отсутствует. Может быть выдан Сертификат соответствия.

     СМ в целом соответствует заявленному стандарту. Необходимо провести дополнительную проверку в подразделениях предприятия с целью подтверждения устранения несоответствий. После подтверждения устранения несоответствий может быть выдан Сертификат соответствия.

     СМ не соответствует заявляемому стандарту. Сертификат соответствия не может быть выдан.

      8.5. К Акту проверки прикладываются также все Акты о несоответствиях/наблюдениях. Главный эксперт должен подготовить необходимое количество копий указанных документов согласно Программе проверки.

8.6. Отчетные документы  должны быть направлены следующим  адресатам (если иное не установлено  в программе проверки):

- представитель руководства предприятия;

- заявитель (если он отличается от проверяемого предприятия);

- руководство ОС;

- руководство подразделения-исполнителя.

 

9. Заключительное совещание

9.1. Заключительное совещание  проводится в конце проверки  или в результате выявления  критического несоответствия в  процессе проверки. Перед проведением  заключительного совещания главному  эксперту рекомендуется провести  встречу с представителем руководства  предприятия для обсуждения результатов  проверки и повестки дня совещания.

9.2. Целью заключительного  совещания является представление  группой экспертов выводов по  результатам проверки СМ предприятия  с рекомендациями руководству  ОС о признании ее соответствия  требованиям заявленного стандарта.

9.3. Заключительное совещание  проводится под председательством  главного эксперта. В повестке  совещания главный эксперт должен:

- поблагодарить персонал предприятия за оказанную помощь в организации и проведении проверки;

- напомнить присутствующим о причинах, объеме, цели и методах проверки;

- информировать присутствующих о выполнении Программы проверки;

- повторно представить состав группы экспертов;