Традиционно организационная
структура охватывает два вида взаимоотношений:
ответственность (кто за что отвечает)
и подчинение (кто перед кем отчитывается).
Организация с такой структурой может
быть представлена в виде дерева, при этом
обязанности изображаются прямоугольниками,
относительное расположение которых показывает
уровень полномочий, а линии, соединяющие
эти прямоугольники, - распределение полномочий.
Однако такое представление организационной
структуры не содержит никакой информации
относительно того, ценой каких затрат
и с помощью средств организации удалось
добиться тех или иных результатов. Вместе
с тем более информативное описание организационной
структуры, которое может явиться основой
для более гибких способов структурирования
организации, может быть получено на основе
матриц типа затраты - выпуск или типа
средства - цели. Проиллюстрируем это на
примере типичной частной корпорации,
производящей некоторую продукцию.
Многомерная организационная
структура не порождает трудностей, свойственных
матричной организации. В многомерной
организации персонал функционального
подразделения, результаты деятельности
которого покупает руководитель программ,
относится к нему как к внешнему клиенту
и подотчетен только руководителю функционального
подразделения. Однако, при оценке деятельности
своих подчиненных руководитель функционального
подразделения, естественно, должен использовать
оценки качества их работы, данные руководителем
программы. Положение лица, возглавлявшего
группу функционального подразделения,
которая выполняет работу в интересах
программы, во многом напоминает положение
руководителя проекта в строительной
и консультативной фирме; у него нет неопределенности
относительно того, кто является хозяином,
но ему приходится иметь с ним дело, как
с клиентом.
Преимущества
многомерной организационной структуры:
Многомерная организационная
структура позволяет повысить гибкость
организации и ее способность реагировать
на изменение внутренних и внешних условий.
Это достигается путем разбиения организации
на подразделения, жизнеспособность которых
зависит от их умения производить по конкурентоспособным
ценам товары, пользующиеся спросом, и
предоставлять услуги, в которых нуждаются
потребителя. Такая структура порождает
рынок внутри организации независимо
от того является ли она частной или государственной,
коммерческой или некоммерческой (бесприбыльной),
и повышает ее способность реагировать
на потребности как внутренних, так и внешних
потребителей. Поскольку структурные
подразделения "многомерной" относительно
независимы друг от друга, их можно расширять,
сокращать, ликвидировать или изменять
каким-либо способом. Показателем эффективности
работы каждого подразделения не зависит
от аналогичных показателей любого другого
подразделения, что облегчает исполнительному
органу оценку и контроль за деятельностью
подразделений. Даже работа исполнительного
органа может быть оценена автономно во
всех аспектах его деятельности.
Многомерная структура препятствует
развитию бюрократии благодаря тому, что
функциональные подразделения или программы
не могут стать жертвой обслуживающих
подразделений, процедуры которых порой
превращаются в самоцель и становятся
препятствием к достижению целей, намеченных
организацией. Потребители внутри и вне
организации контролируют внутренних
поставщиков продукции и услуг; поставщики
же никогда не контролируют потребителей.
Такая организация ориентирована на цели,
а не на средства, в то время как для бюрократии
характерно подчинение целей средствам
.
Недостатки
многомерной организационной структуры:
Однако многомерная организационная
структура хотя и лишена некоторых существенных
недостатков, присущих организациям обычного
типа, тем не менее не может уст ранить
все недостатки полностью. Сама по себе
такая структурная организация не гарантирует
содержательной и интересной работы на
нижних уровнях, но она облегчает применение
новых идей, способствующих ее совершенствованию.
Введение на предприятии многомерной
организационной структуры не является
единственным способом повышения гибкости
организации и ее чувствительности к изменениям
условий, однако серьезное изучение такой
позволяет " повысить гибкость " представлений
людей о возможностях организаций. Именно
это обстоятельство должно способствовать
появлению новых, еще более совершенных
организационных структур.
Глава 2. Аналитическая
основа оптимизации структуры управления
2.1. Характеристика
компании торговый дом "Элит-Галанд"
Торговый Дом « Элит-Галанд»- уже более десяти лет является
оптовым продавцом товаров бытовой химии,
средствами личной гигиены и парфюмерии.
Мы поставляем бытовую химию, как Московским
компаниям, так и компаниям по Московской
области.
Директор ИП Милявская Валентина
Дмитриевна
ИНН 550300179330
ЕГРНИП 304550328600495
ОКПО 0082981833 ОКВД 51.44.4
Юридический адрес: 644052, г. Москва,
ул. 27 Северная, д. 94, кв71
Фактический адрес: 644044 г.Москва,
ул. 10 лет Октября 203 б
Торговый дом «Элит-Галанд» основан в 2001 году.
Сфера деятельности: оптовая и мелкооптовая
торговля товарами бытовой химии, средствами
личной гигиены и парфюмерией.
Ассортимент бытовой химии, представленный
нашей компанией, насчитывает около 10000
наименований и постоянно расширяется.
ТД « Элит-Галанд» является одним из крупнейших в Москве
дистрибьюторов и оптовых поставщиков
товаров бытовой химии и парфюмерии. В
нашем ассортименте широко представлена
элитная парфюмерия (туалетная вода, духи, одеколоны), элитная косметика (помада, блеск, пудра, румяна, тени, карандаши,
тушь, кремы, тоники, лосьоны, дезодоранты,
банная линия) от известных брендов Франции,
США, Германии, Италии, Японии и других
стран. Парфюмерно-косметическая продукция
оптом - основной профиль деятельности
«Элит-Галанд». В нашем прайс-листе вы
сможете найти: классические ароматы - хиты прошлых лет от Christian Dior, Yves Saint-Laurent,
Chanel, Estee Lauder, Geza Schoen, Lancome, новинки косметики, в том числе. и косметические средства по уходу за волосами и телом от Christian Dior, Estee Lauder,
Lancome, Giorgio Armani Beauty.
Столь широкий ассортимент
бытовой химии может удовлетворить
запросы любого покупателя. Именно
поэтому нашими клиентами являются
как небольшие розничные магазины,
так и крупные фирмы. И к
каждому нашему клиенту у нас
индивидуальный подход.
Для удобства наших клиентов компания
ТД « Элит-Галанд» осуществляет доставку бытовой химии
и парфюмерии по Москве и Московской области.
Доставка производится с помощью нашего
автотранспорта. Это позволяет нашим клиентам
при заказе бытовой химии не беспокоиться
о способах получения своего заказа и
увеличить рентабельность продаж. Так
же бытовую химию и парфюмерию от компании
ТД « Элит-Галанд» клиенты могут получить на условиях
"самовывоза".
Для удобства клиентов склад
бытовой химии и парфюмерии, находится
на той же территории где и офис компании
ТД « Элит-Галанд» по адресу: г. Москва, 10 Лет
Октября, 203/б.
2.2. Анализ существующей структуры управления
На данном предприятии
принята линейно- функциональная структура
управления, которая представлена на рис.
7. Главной задачей является максимальное
получение прибыли.
Рис. 7 Существующая структура
управления ТД « Элит-Галанд»
Возглавляет предприятие директор,
который реализует основные функции управления,
такие как: оперативное управление, перспективное
развитие, планирование, финансово-экономическую
стратегию.
В круг функциональных обязанностей
директора входит и кадровая политика,
работа с кадрами. Начальник отдела продаж
- организовывает работу сотрудников
отдела направления на эффективные продажи,
выставляет и контролирует выполнение
планов продаж, разрабатывает системы
мотивации. Анализирует результат торговой
деятельности, представляет полученные
данные непосредственному руководителю.
Функция главного бухгалтера
– ведение материального и финансового
учета, определение заработной платы.
Он организует учет поступающих денежных,
расчеты с поставщиками и заказчиками,
составлением бухгалтерской и налоговой
отчетности).
Руководитель розничной сети осуществляет рациональную
и эффективную организацию сбыта продукции
предприятия через сеть розничных магазинов
и филиалов компании, выполнение планов
продаж розничной сети; доводит до сведения
сотрудников план продаж и стратегию его
реализации путем проведения собраний; осуществляет мотивацию сотрудников
сети; контролирует работы отдела путем
получения отчетности (месяц, квартал,
год) и ее анализа.
В функции главного ревизора
входит работа с актами, оформление корректировок
(возвраты, пересорты, корректировки цен);
контроль за доставкой, работа с остатками
продукции, резервами, анализ данных.
Кроме перечисленных выше функциональных
руководителей Генеральному директору
напрямую подчинены юрист, служба безопасности,
аналитик, системные администраторы. Схема
подчиненности директора должна быть
усовершенствована, т.е. минимизирована.
Рассмотрим далее ветви
управления заместителей Генерального
директора.
Служба безопасности - учет дебиторской
задолженности, проверка сотрудников
компании на благонадёжность, сопровождение судебных дел
и досудебных разбирательств.
Аналитик - отслеживание и разработка
ценовой политики ,анализ продаж, подготовка отчетной документации
в соответствии со стандартами компании
(ежедневной, ежемесячной)., проводка бонусов.
Юрист выполняет работу по соблюдению
законности в деятельности предприятия
В функции системного администратора
входит организация доступа к локальным
и глобальным сетям; настройка системы
безопасности, планирование общей политики
безопасности; установка и настройка сетевых
сервисов, поддержание их в рабочем состоянии;
поддержка рабочего состояния программного
обеспечения серверов; защита от вирусов,
обновление антивирусных баз.
Отдел кадров занимается оформлением
трудовых контрактов, переводом либо увольнением
работников,
В подчинении начальника отдела продаж находятся:
- отдел закупок, который является главным подразделением,
где принимаются решения о закупке товаров,
решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются
требования к качеству продукции и т. д.
- торговые представители - контроль
и управление дебиторской задолженностью; поиск новых клиентов,
проведение маркетинговых мероприятий, изучают потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.
- уборщица поддерживает частоту
и порядок на территории предприятия, её деятельность не связана
с основным производством
- Начальнику отдела розничной
сети подчиняются:
- менеджеры - обучение персонала,
проведение акций, мониторинг основных конкурентов на рынке,
маркетинговые исследования внешнего
и внутреннего рынка с целью определения
потенциальных клиентов, сертификация
товаров, оформление договоров
- начальник хозяйственной части
- следит за внешним и внутренним
обликом магазинов, наличием и
состоянием торгового оборудования, необходимого
для ведения розничной торговли, поиск арендуемых мест, контролирует
рациональное расходование материалов
и средств, выделяемых для хозяйственных
целей, регистрация касс.
- администратор магазина должен
организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями компании;
составлять заявки на заказ товара, торговых и кассовых документов, рекламных
материалов, хозяйственных средств; вести учет товара,
предоставлять в бухгалтерию отчеты по проданному товару.
В свою очередь администратору
подчиняются продавцы-кассиры, которые
осуществляют продажу товара; обслуживают
покупателей, знакомят с имеющимся ассортиментом товара;
осуществляют прием товара по соответствующим документам;
получают деньги от клиента за купленный товар.
В подчинение главного ревизора
входят аналитики склада, которые принимают
и обрабатывают заказы клиентов, выписывая
все необходимые документы на товар; ревизоры,
занимающиеся выявлением недостач и излишков
товара на складе и в розничных магазинах
сети; грузчики, комплектовщики и водители-экспедиторы,
соответственно занимающиеся приемкой,
сбором и доставкой товара клиенту.
Исходя из анализа действующей
организационной структуры системы менеджмента
ТД "Элит-Галант" можно сделать вывод,
что в ней отсутствует отдел маркетинга,
в результате чего на анализируемом предприятии
нет эффективно организованной маркетинговой
деятельности.
Опыт различных фирм показывает,
что грамотно организованная рекламная
кампания увеличивает объем продаж на
10% без каких-либо изменений технических
характеристик или потребительских свойств
товара. Поэтому я предлагаю в подчинение
начальника отдела продаж ввести отдел
маркетинга, которому в свою очередь будет
подчиняться аналитик, выйдя из подчинения
директора.
Проведенный анализ линейно-функциональной
схемы управления предприятия наглядно
показывает, что руководство предприятия
не уделяет внимания совершенствованию.
Структура застывшая. И именно это
является одной из главных причин того,
что предприятие не выдерживает конкуренции,
резко сдало свои позиции на рынке.
Глава 3. Совершенствование
структуры управления организации
3.1. Определение нормы
управляемости и расчет ее сменности руководителей
и исполнителей в подразделениях
Основываясь на технико-экономических
показателях предприятия за 2011 и предложениях
по изменению структуры управления можно
произвести расчет нормы управляемости
и ее сменности руководителей на примере
директора. Исходные данные для расчета
сведем в таблицу 1.
Таблица 1
Исходные данные для расчета
Наименование |
ед. изм |
кол-во |
Трудоемкость i-управленческого
решения |
Час |
3 |
Число повторений i- решения
на i-уровне |
|
1 |
Количество процедур |
|
12 |
Действительный фонд времени
одного сотрудника |
Час |
9 |
Суммарная трудоемкость |
Час |
36 |
Расчетное число руководителей |
|
4 |