Применение процессного подхода к разработке управленческих решений

Из вышесказанного можно сделать вывод, что системные исследования в XX веке прошли определенный путь своего становления. Применение системного подхода повышает эффективность организации и управления сложными системами, к которым относится и коммерческая деятельность.

 

2.3. Системный  анализ организации

Системный анализ в управлении имеет целью дать лицам, принимающим решения, рекомендации по выбору целей и стратегии (с использованием математических методов), направленных на повышение эффективности производства. Системный анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение осуществляется в форме отыскания альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых заданных результатов или, наоборот, является попыткой привести к максимуму некоторый натуральный показатель результатов деятельности при наличии ограничений на затраты средств. Разработка таких оценок носит название анализа «стоимости-эффективности». Различные альтернативы проверяются посредством моделей, которые показывают, какие последствия можно ожидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков уровень затрат и какова степень достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий для взвешивания затрат по отношению к результатам, и таким образом альтернативы могут быть расположены в порядке их предпочтительности.

Процесс анализа включает:

1)Формулирование проблемы;

2)Отбор целей;

3)Составление альтернатив;

4)Сбор данных; построение моделей;

5)Взвешивание затрат по отношению к результатам.

6)Процесс анализа разбивается на три стадии:

1. формулирование проблемы - выясняются исходные предпосылки, очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;

2. исследование - сбор информации  и разработка альтернатив;

3. оценка альтернатив.

Элементами анализа являются:

-цель руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;

-альтернативы - это способы достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;

-затраты - ресурсы, которые могут быть использованы для достижения конкретных целей и не могут быть в дальнейшем использованы для других целей. Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;

-модель - это упрощенное отображение причинно-следственных связей при помощи математических уравнений, программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;

Вследствие усложнения производственного процесса, с одной стороны, и воздействия внешних факторов, с другой - возрастает значение перспективного стратегического планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для обоснования управленческих решений приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода к выбору целей, поскольку при решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость их ранжирования.

Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование новых информационных потоков и гарантирует большую устойчивость системы, оптимизации принятых решений.

Важнейшей задачей системного анализа является выработка структуры процесса принятия решений посредством тщательного изучения всех существующих факторов, в том числе и интуитивных, которые воздействуют на ситуацию.

Процедура системного анализа определяется следующими принципами:

1)придерживаться определенности во всех аспектах анализа;

2)определять цели;

3)количественно оценить все ключевые факторы, относящиеся к решению поставленной задачи;

4)определить экономические последствия каждой рассматриваемой альтернативы.

Разграничение методов исследования операций и системного анализа имеет определенное методологическое значение.

Понятие «системного управления» характеризует применение системного подхода как в качестве общей концепции управления. Так и к использованию информационно-вычислительных систем.

Основа применения системного подхода к управлению - информационная система, которая рассматривается как модель системы управления. Поскольку информация является средством объединения элементов принятия решений. Применение ЭВМ в сфере оперативного управления производством имеет первостепенное значение. Поскольку основная информация может быть интерпретирована количественно. Однако возможности ЭВМ ограниченны для решения проблем на высших уровнях управления, в вопросах координации различных функций и подразделений. При этом речь идет главным образом об ограничениях не технического, а социально-экономического порядка. Дело в том, что наряду с формальными связями в организации всегда существуют неформальные связи, не отражаемые в организационной структуре.

 

ГЛАВА 3. СИТУАЦИОННЫЙ ПОДХОД К ИЗУЧЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Понятие, основные положения и принципы  ситуационного подхода

«В оригинале contingencyapproach — вероятностный, зависящий от случайностей, обстоятельств, от ситуации.»

Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время.

Ситуационный подход предполагает, что в деятельности организаций, в особенности родственного профиля, есть много общего. В то же время каждая ситуация индивидуальна и это необходимо учитывать.11

Ситуационный анализ — это комплексные технологии подготовки, принятия и реализации управленческого решения, в основе которых лежит анализ отдельно взятой управленческой ситуации.

Главную роль при ситуационном подходе играет определение ситуационных факторов, так как они являются ключом к пониманию ситуации и, следовательно, к принятию эффективных управленческих решений. Однако на ситуацию оказывает влияние, пусть и довольно незначительное очень много факторов (вплоть до семейных проблем руководителя или задержки в производстве какой-либо маловажной на первый взгляд детали), так что отследить их все невозможно.

Поэтому рассматриваются, как правило, только факторы, наиболее значимые для организации.

 В качестве ситуационных  факторов могут представляться:

- потребности и личные  качества подчиненных;

- характер выполняемой  работы (задания);

- требования и воздействия  внешней среды;

- информация, которую имеют  руководитель и подчиненные;

- важность качества выполняемой  работы;

- степень структуризации  работы;

- степень мотивации подчиненных;

- возможности руководителя  использовать вознаграждения за работу.

Ситуационный подход также фокусирует внимание менеджеров на отношениях между внутренней и внешней средой организации. Внешняя среда состоит из социальных, политических и экономических факторов, которые могут влиять на организацию. Внутренняя среда является средой внутри организации.  Менеджерам необходимо знать о взаимодействии между этими средами.

Внутри организаций существуют так называемые ограничивающие или сдерживающие факторы. Ситуационный подход признает три основных ограничения:12

1.Технологические ограничения - зависят от типа и гибкости  организационных средств производства товаров или услуг

2.Ограничение в постановке  задачи - определяется фактическим  характером работ, выполняемыми  рабочими. Одни работники выполняют  небольшое число операций, например  в случаях сборочного конвейера. Другие могут быть вовлечены  в более комплексные работы, например, выполнение проверки аппаратуры, где им приходится устранять самые различные дефекты в изделиях.

3.Человеческие ограничения - отражают уровни компетенции  людей, работающих в организации.

Ситуационный подход имеет ряд преимуществ:13

- ситуационные теории  управления дают рекомендации  относительно того, как следует  поступать в конкретных ситуациях, что заметно контрастирует с  ранними подходами, которые имели  тенденцию к универсальным принципам, часто неприменимым к специфическим  ситуациям;

- ситуационный подход  помогает соединить конкретные  приемы и концепции с определенными  конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации  наиболее эффективно;

-помогает принимать решения, основываясь на анализе и понимании  ситуации, а, не исходя из принципа  проб и ошибок, что позволяет  избежать значительных потерь  ресурсов и времени;

- используя ситуационный  подход можно не только принимать  управленческие решения в конкретной  ситуации, но и более обоснованно  принимать долговременные управленческие  решения, вплоть до корректировки  стратегических целей организации;

- позволяет выявить основные  способы воздействия на развитие ситуации.

Таким образом, используя ситуационный подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации, так как результаты одних и тех же управленческих действий в различных ситуациях могут очень сильно отличаться друг от друга.

Ситуационный подход к управленческим решениям в настоящее время является наиболее перспективным. Он не опровергает другие концепции, теории и походы в управленческой науке, а наоборот, синтезирует их, с помощью специальных методов выбирая из них самое лучшее, ценное, а главное, наиболее оптимальное в данных условиях. Для реализации этого подхода руководитель должен уметь ориентироваться в меняющейся обстановке и в зависимости от нее изменять своё поведение. Чтобы разобраться в сложностях процесса руководства, было разработано несколько ситуационных моделей, рассмотрим их далее.

 

3.2. Применение  и эффективность ситуационного  подхода

Среди «синтетических» учений об управлении заметное место занимают ситуационные теории. Суть данных теорий состоит в том, что результаты одних и тех же управленческих действий в различных ситуациях могут очень сильно отличаться друг от друга. В связи с этим, осуществляя все необходимые действия, такие, как планирование, или распорядительство, или контроль, менеджеры должны исходить из того, в какой ситуации они действуют.

Ситуационные теории управления дают рекомендации относительно того, как следует управлять в конкретных ситуациях. При этом выделяется четыре обязательных шага, которые должны быть осуществлены менеджером для того, чтобы добиться эффективного управления в каждой конкретной ситуации:14

Во-ᴨервых, управление должно уметь осуществлять анализ ситуации с точки зрения того, какие требования к организации предъявляет ситуация и что характерно для ситуации.

Во-вторых, должен быть выбран соответствующий подход к осуществлению управления, который бы в наибольшей стеᴨени и наилучшим образом соответствовал требованиям, выдвигаемым к организации со стороны ситуации.

В-третьих, управление должно создавать потенциал в организации и необходимую гибкость для того, чтобы можно было ᴨерейти к новому управленческому стилю, соответствующему ситуации.

В-четвертых, управление должно произвести соответствующие изменения, позволяющие подстроиться к ситуации.

Ситуационные теории, давая описание того, как подстраивать организацию к конкретным требованиям, как производить изменения и ᴨерестановки наиболее рационально и безболезненно, как создавать и развивать адаптационный потенциал, отрицают наличие универсальных подходов к управлению, наличие обобщенных, всеохватывающих принципов построения и осуществления любого управления. С точки зрения этих теорий, управление - это в ᴨервую очередь искусство менеджеров понять ситуацию, вскрыть ее характеристики и выбрать соответствующее управление, а уж потом следовать научным рекомендациям в области управления, носящим обобщающий характер и универсальный характер.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 4. ПРИМЕНЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА К РАЗРАБОТКЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ В САРАТОВСКОЙ ДИСТАНЦИИ СЦБ

Дистанция СЦБ является основным структурным подразделением филиала ОАО «РЖД» - железной дороги и хозяйства СЦБ, на которое возложено обеспечение надежного функционирования устройств железнодорожной автоматики и телемеханики (ЖАТ) для организации безопасного и бесперебойного движения поездов.

Основными задачами дистанции являются: