Применение процессного подхода к разработке управленческих решений

Системный подход вошёл в современную теорию организации и управления как особая методология научного анализа и мышления. Способность к системному мышлению стала одним из требований к современному руководителю. Суть системного подхода в менеджменте заключается в представлении об организации как о системе.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы.

В любом источнике, в котором рассматривается сущность системного подхода, уделяется внимание свойствам систем как условию глубокого изучения их структуры и содержания для принята качественного управленческого решения.

Однако количество рассматриваемых свойств систем незначительное. Как правило, раскрываются свойства целостности систем, иерархичности, взаимосвязи с внешней средой, надежности оптимальности и др. Всего выделяют 30 свойств систем, которые предлагается подразделять на четыре группы:

1)свойства, характеризующие  сущность и сложность систем;

2)свойства, характеризующие  связь системы с внешней средой;

3)свойства, характеризующие  методологию целеполагания системы;

4)свойства, характеризующие  параметры функционирования и развития системы

Под системой же следует понимать определенную целостность, состоящую из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в функционирование целого. Следовательно, главной задачей руководителя является необходимость видеть организацию в целом, в единстве составляющих ее частей, которые прямо и косвенно взаимодействуют друг с другом, и с внешним миром. Он должен учитывать, что любое, даже частное управленческое воздействие на какой-либо компонент организации обязательно приводит к многочисленным, а часто непредсказуемым последствиям. Их-то и необходимо учитывать в управлении; для этого надо знать, каковы те основные законы, по которым строятся системы.

Исследование сущности управления следует начинать, как отмечает В. А. Елисеев,5 с определения его компонентов и взаимосвязей между ними и внешней средой, различия управления функционированием системы в заданных условиях и управления развитием системы. Цель управления в первом случае — ликвидация внутренних и внешних возмущений без изменения выходных параметров системы, а во втором — перемена входных и выходных параметров в соответствии с изменениями внешней среды.

Регулирование системы обеспечивает такую ее деятельность, при которой выравнивается состояние выхода системы по заданной норме. Следовательно, главная задача сводится к установлению заданного состояния функционирования системы, предусмотренного планированием как упреждающим управлением. Сложность управления зависит прежде всего от количества изменений в системе и ее окружения. Все изменения имеют определенные закономерности или носят случайный характер.

Об организации управления можно говорить только в том случае, когда выделены цель и объект управления. Поэтому эффектность организации управления в значительной степени зависит от четкости формулирования целей управления.

Любая организация как система имеет свою внутреннюю логику, живет по своим взаимосвязанным законам. Учет этой системной логики организации есть важнейшее условие эффективного управления. Но одновременно это — и основная трудность практики управления. Сложность усугубляется еще и тем, что современные организации внутренне неоднородны и включают в себя качественно различные компоненты (технику и людей), являются так называемыми социотехническими системами. Любая социотехническая система, согласно данному подходу, состоит из ряда подсистем, которые должны быть согласованы иерархически (по типу субординации) и «горизонтально» (по типу координации). Кроме того, организация как система не только может, но и должна создавать в процессе своего функционирования необходимые для него подсистемы — так называемые функциональные органы управления.

Существовавшие до этого подхода школы делали главный акцент на прогрессе управления как таковом. Системный же подход показал, что не меньшей, если не большей, сложностью обладает сам объект управления. Не только управление, но и то, что управляется, имеет свою логику, свои законы и они системны по своей природе. Следовательно, эффективное управление обязательно должно учитывать и их, а для этого — знать и уметь их использовать.

Таким образом, данный подход сформулировал новое понимание организаций как социотехнических систем. В силу общего характера его нельзя рассматривать как набор законченных принципов и процедур. Это — определенный способ мышления по отношению к практическим и теоретическим проблемам управления. Системный подход способствовал укреплению междисциплинарных связей теории управления с другими науками и направлениями исследований. Например, с такими, как общая теория систем Л. Фон Берталанфи, «индустриальная динамика» Д. Форрестера, исследования «административных систем» Ч. Барнарда, исследования по теоретическим основам управления (кибернетическое направление) Н. Винера. Наконец, роль системного подхода состоит и в том, что он показал ограниченный характер любого из частных, в том числе — и рассмотренных выше подходов и «школ управления». Одновременно благодаря ему стало ясно, что разработка комплексной теории управления возможна посредством их объединения — интеграции. И такая интеграция была осуществлена в следующем — наиболее важном и распространенном в настоящее время — ситуационном подходе.6

2.2. Формирование  и реализация системного подхода

Системный подход сформировался в середине ХХ столетия. В неявной простейшей форме системный подход применялся в науке с самого начала ее возникновения. Даже тогда, когда отдельные науки занимались накоплением и обобщением первоначального фактического материала, идея систематизации и единства лежала в основе всех поисков новых фактов и приведения их в единую систему научного знания.

Само слово «система» появилось в Древней Греции 2000 - 2500 лет назад и означало сочетание, организм, устройство, организация; союз, упорядоченность и целостность естественных объектов.

В науке на протяжении длительного времени основные подходы к изучению объектов были связаны с двумя методологическими аспектами. Первый аспект, начиная с древнейших времен, выражал элементаризм (его крайняя форма - механистический атомизм); второй аспект - это варианты концепции целостности.

Элементаризм исходил из убеждения, что во всяком явлении необходимо отыскать его первооснову, поэтому проблема сложности есть проблема сведения сложного к простому, целого к части, исходному простому элементу. В противоположность этому концепция целостности исходила из невозможности сведения сложного к простому, а целого к части. Эта концепция предполагает наличие у целостного объекта таких свойств и качеств, которые никак не могут быть присущи его составным частям.

В первой половине ХХ века наука вынуждена была переосмыслить многие фундаментальные понятия и выработать ряд новых, адекватных, появившимся научным данным.

Формирование «системности» как научно-прикладной дисциплины относится к середине 40-х годов ХХ века. Некоторые исследователи считают,7 что движущей силой ее возникновения и развития стал конфликт новых мощных технологий и невозможность управления ими при помощи накопленного ранее управленческого опыта. Разработка, широкое применение и популяризация методов дисциплины считается заслугой знаменитой RAND Corporation, ставшей первой в мире «фабрикой мысли», теоретики и специалисты которой выполнили ряд основополагающих работ в этой области, а также практически применили системную методологию в Министерстве обороны и других ведомствах и компаниях США. Именно среди ее работ нужно искать первоисточники по таким методам, как моделирование систем, нелинейное и динамическое программирование, использование методов «Дельфи», «Монте-Карло», и т.д.

Впервые рассмотрел организацию социальной системы американский исследователь Честер Бернард. Ч. Бернард сформулировал следующие основные функции менеджмента:8 определение целей организации, поддержание связи между ее элементами и обеспечение эффективного функционирования элементов, что составляет основу функционирования социальных систем.

Представителем системного подхода является Питер Друкер – выдающийся современный теоретик в области менеджмента. По мнению П. Друкера,9 только после выработки целей организации можно определять ее функции, систему и методы взаимодействия элементов процесса управления. До него со времен А. Файоля определяющими были функции и процесс.

С позиции управления производственными коллективами особое значение приобретает «школа социальных систем» (конец XIX - 60-e годы ХХ в.), которая рассматривает как комплексную систему любую социальную организацию. Основными задачами анализа социальных систем являются мотивы поведения человека в обществе, выявление его целевой ориентации, система стимулов, личная власть, чувство своего соответствия занимаемому месту в социуме. В основе анализа социальных процессов лежат экономико-математические методы, теория игр, теория информации и т.д.

Однако возникновение системного метода как особого способа исследования многие относят ко времени Второй мировой войны и наступившему мирному периоду. Тогда ученые столкнулись с проблемами комплексного характера, которые требовали учета взаимосвязи и взаимодействия многих факторов в рамках целого.

Согласно новому подходу, мир предстал в виде огромного множества систем самого разнообразного конкретного содержания и общности, объединенных в единое целое - Вселенную.

В развитии системных исследований можно выделить несколько этапов.10

В 1920-е гг. в СССР вышла книга А. А. Богданова «Всеобщая организационная наука» (тектология), явившаяся исторически первым вариантом общей теории систем. Система(или комплекс) у А. Богданова не просто множество, это динамический комплекс, который можно рассматривать как процесс, имеющий циклическое развитие. При этом проводится четкое различие между организацией и структурой. Под организацией понимается совокупность процессов ее составляющих, а структура есть особое пространственное представление этой совокупности.

Введение А.А. Богдановым процессуальноговзгляда на организацию сложных систем, предполагающего все большую полноту функционального использования их свойств и структур, дало новый импульс системным исследованиям. А.А. Богданов подчеркивал, что только активное использование внешней среды обеспечивает сохранность систем.

С именем А. Богданова связана также целенаправленная разработка организационных структур на основе предсказания будущих направлений их развития, в первую очередь развития в кризисных ситуациях. Сохранение и развитие целостности системы тесно связаны с процессами самообновления и самоорганизации.

В 1930-е гг. идея системного подхода и построения общей теории систем была возрождена в работах Людвига фон Берталанфи и других зарубежных исследователей. В 1930 -1940-е гг. в СССР идеи системности были развиты в трудах В.И.Вернадского и А.Л.Чижевского.

Философ Л. фон Берталанфи построил общую теорию систем, сформулировал модель открытой системы. По Л. фон Берталанфи, система – это комплекс взаимодействующих элементов, совокупность элементов, находящихся в определенных соотношениях друг с другом и со средой.

Общая теория систем у Л. Берталанфи выступает в двух смыслах. В широком - как основополагающая, фундаментальная наука, охватывающая всю совокупность проблем, связанных с исследованием и конструированием систем. В узком смысле - как теория, стремящаяся вывести из общего определения системы как комплекса взаимодействующих элементов понятия, относящиеся к организации в целом (взаимодействие, сумма, централизация, и т.д.), и применяющая их к анализу конкретных явлений. Прикладная область общей теории систем включает, согласно Берталанфи, системотехнику и исследование операций.

К 1950-м гг. относят начало развития кибернетики, основоположником которой признан Н. Винер (1958). Выходят в свет труды У.Р.Эшби, О. Ланге и других авторов, связанные с проектированием автоматизированных систем управления.

Появление кибернетики как науки об общих закономерностях процессов управления и передачи информации в технических системах, живых организмах и обществе является самым значительным шагом в формировании идей системного метода. В ней наиболее отчетливо виден новый подход к исследованию различных по конкретному содержанию систем управления.

Впервые было ясно показано, что процесс управления с самой общей точки зрения можно рассматривать как процесс накопления, передачи и преобразования информации. Само же управление можно отобразить с помощью определенной последовательности алгоритмов, или точных предписаний, посредством которых осуществляется достижение поставленной цели. Практической реализацией информационных идей управления стало развитие компьютерной техники и современных методов информационного моделирования систем.

В 1960 - 1980-е гг. были продолжены оригинальные концепции общей теории систем, имеющие собственный математический аппарат. Этот этап отмечен трудами А. Уемова, М. Месаровича, А. Берга, Н. Амосова, В.Глушкова и других отечественных ученых.

Известна также теория функциональных систем, разработанная П.К. Анохиным, рассматривающая деятельность организма в целом, как единую систему. Согласно теории функциональных систем центральным системообразующим фактором каждой функциональной системы является результат ее деятельности. Анализ истинных закономерностей функционирования раскрывает скорее механизм «содействия» компонентов целого, чем их «взаимодействие», т.е. система обладает эмерджентностью.