Принципы управления и «Синтетический подход» Урвика и Гьюлика их значимость в современном менеджменте

Наиболее видные систематизаторы  и популяризаторы «классической» теории организационного управления являются Лютер Гьюлик и Линдалл Урвик. В 1937 г. Гьюлик и Урвик совместно редактировали «Доклады по вопросам науки администрации». Из II разделов в этом сборнике два—«Заметки о теории организации» и «Наука, ценности и общественная администрация» — принадлежат перу Гьюлика и два — «Организация как техническая проблема» и «функция администрации в аспекте работ Анрн Файоля»—написаны Урвиком. Из других произведений этих авторов заслуживают особого упоминания «Административные размышления о второй мировой войне» Гьюлика и урвиковские «Элементы администрации». Гьюлик, кроме того, участвовал в работе Комиссии по административному управлению, созданной президентом Франклином Д. Рузвельтом в середине 30-х годов.

 Подробное изложение  «классических», или «универсальных»,  принципов организации содержится  в работе Гьюлика «Заметки о теории организации» Это следующие принципы:

1) разделение труда или  специализация;

2)департаментализация на основе цели, процесса, клиентуры или места;

3) координация посредством  иерархии;

4) координация посредством  идей;

5) координация посредством  комиссий;

6)децентрализация:

7) единство командования;

8) штаб и линия;

9) делегирование; 

10) диапазон управления.

 Из этих семи элементов  административной деятельности  три - планирование, организация  и координация — непосредственно  взяты из схемы Файоля. Вместо файолевского понятия «командование» появляется понятие «руководство». Гьюлик не выделяет в качестве отдельного элемента «контроль», который покрывается у него графами «составление бюджета» и «отчетность». В то же время если у Файоля работа с кадрами в основном входит в функцию «организации», то у Гьюлика она выделяется в качестве самостоятельного элемента («укомплектование штата»). Все эти семь элементов Гьюлик объединяет названием POSDCORB.

В ряду принципов Гьюлика - Урвика разработаны следующие принципы построения формальной организации:

       1. соответствие  людей структуре (сначала следует  детально разработать структуру  организации, а затем приступить  к подбору специалистов в полном  соответствии с требованиями  структуры);

       2. создание  специального и «генерального»  штаба. В организации следует  иметь два вида штабов: специальных  (разработка рекомендаций для  руководителя организации) и «генерального» (подготовка и передача приказов  руководителя, контроль текущей  работы и оказание помощи руководителю  в координации деятельности штабных  специалистов);

       3. сопоставимость  прав и ответственности (любой  линейный руководитель должен  иметь власть, соответствующую и  равную ответственности);

       4. диапазон  контроля (число лиц, непосредственно  подчиненных руководителю)

       5. специализация  (возможны три типа специализации  управленческих работников: по признаку  цели, операций, типу потребителя  или географическому признаку);

       6. определенность. Определенности в деятельности  организации можно добиться, если  для каждой должности письменно  определены права, обязанности,  ответственность и взаимосвязи  с другими работниками.

       Именно  благодаря Линделлу Урвику была распространена и сохранена значительная часть работ Файоля.

 

   Урвик предложил идею логических квадратов как способ сравнения и систематизации концепций менеджмента. Л. Урвик подчеркивал необходимость подкрепления обязанностей соответствующими правами, в то время как Файоль ответственность рассматривал изолированно. Урвик четко сформулировал проблему «диапазона контроля», т. е. необходимости ограничения числа лиц в непосредственном подчинении руководителя (по его мнению, их должно быть не более 5—6). Следует отметить, что Гьюлик менее категоричен относительно максимального числа подчиненных у руководителя. Он делает попытку определить различные факторы, которые оказывают влияние на оптимальный диапазон, в частности выделяет личные способности самого руководителя, его территориальную близость к контролируемым подчиненным, характер выполняемой работы, устойчивость организации и др. Однако Гьюлик твердо придерживается необходимости учета этого принципа при организации управления. Здесь следует заметить, что вообще проблема контроля остается, и по сей день одним из наиболее крупных пробелов в теории организации. Грайкунас ввел даже особую математическую формулу для определения факторов, детерминирующих объем области контроля.

Согласно его расчетам, введение каждого нового сотрудника в сферу подчинения данному начальнику примерно удваивает число потенциальных  отношений. Если начальник имеет  четырех подчиненных, то введение пятого увеличивает число потенциальных  отношений начальника на 20, число  потенциальных отношений каждого  сотрудника на 9 и общее число  возможных отношений возрастает с 44 до 100. Если начальнику подчинены 18 чел., то число его потенциальных отношений возрастает до астрономической цифры—2359. Очевидно, расчетное число потенциальных отношений может быть использовано как критерий для определения объема «области контроля».

Как считают некоторые  специалисты, использование формулы  Грайкунаса эффективно тогда, когда предполагается, что:

1) начальник уделяет внимание  потенциальным взаимоотношениям  сотрудников;

2) отношения двух сотрудников  в присутствии третьего отличаются  от их же взаимоотношений в  его отсутствие;

3) рассматриваются равноценные  отношения без учета их частоты  и длительности. С другой стороны,  следует помнить, что у Грайкунаса речь идет о возможных, а не реальных отношениях, с которыми имеет дело начальник. Впрочем, отсутствие эмпирических проверок его формулы (как и аналогичных расчетов других исследователей, в частности того же Гьюлика) не дает пока возможности дать по ней какое-либо категорическое заключение. Подчеркнем также, что при определении области контроля «классической теорией» предполагалось, что начальник осуществляет контроль за деятельностью подчиненных, отдает им приказы и координирует формально в организационной схеме. В более поздних изысканиях учитывались данные о реальных возможностях и способностях человека. Так было установлено, что число людей, которым управляющий может уделять внимание, ограничено. Первоначально эта цифра определялась как бы «на глазок» (5— 6 чел.), затем появились более точные критерии. Дэвис определяет число подчиненных при физической деятельности в 30 чел., при умственном труде - от 3 до 8. Дейл пришел к выводу, что в 100 обследованных им крупнейших американских фирмах число сотрудников, непосредственно подчиненных высшему администратору, равно примерно 8—9

Урвик опубликовал работу «Основы администрирования», в которой показал, что множество «принципов администрирования», сформулированных разными авторами, связаны некой общей для всех логической структурой. Он считал, что техника администрирования находилась тогда в процессе развития, и менеджеры, которые пытались руководить, не опираясь на административные принципы, рисковали все в большей мере оставаться просто любителями.

Большая часть книги "Основы администрирования" посвящена формированию административной структуры и модели для элементов административного  управления. Предлагаемая модель представляет попытку воспроизвести предложенные Файолем административные принципы, обязанности и аспекты администрирования; организационные принципы Муни и Рейли, принципы Тейлора и избранные идеи других авторов. Изложенная концепция Урвика содержит убедительную аргументацию в пользу единой теории административной науки.

По формулировке Урвика, организация представляет собой определение видов деятельности, необходимых для достижения какой-либо цели (или «плана»), и их группирования с целью закрепления их за индивидуумами. Урвик предупреждает, что разработка организационной структуры должна осуществляться столь же «хладнокровно и отрешенно», как подготавливается какой-либо проект. При этом ни в коем случае не следует исходить из наличия тех или иных лиц, которые в данное время могут уже работать в организации: следует совершенно непредвзято сначала разработать соответствующую организационную структуру, а затем уже предпринять все необходимые меры, чтобы найти подходящих людей или «добиться их соответствия структуре».

Урвик рассматривал понятие "научный менеджмент" как подтверждение того факта, что методология и общие принципы естественных наук, благодаря которым возникли химические и технические науки, могут и должны быть применены к сфере управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Принципы управления и   «Синтетический подход» Урвика и Гьюлика их значимость в современном менеджменте

 

Лютер Гьюлик (1892-1993), известный как изобретатель акронима POSDCORB, был директором Института государственного управления, профессором Колумбийского университета и одним из сотрудников администрации президента Рузвельта.

Описывая те виды управленческой деятельности, которые наблюдаются  во всех организациях, Гьюлик изобрел акроним POSDCORB, первые буквы которого соответствуют английским словам "планирование, организация, подбор персонала, командование, координация, отчетность и бюджетирование". POSDCORB задумывался как связующее звено между теорией управления и реальной управленческой практикой.

Он формулируется следующим  образом: 
1. Планирование - определение целей, которые должны быть достигнуты, и средств, которые могут при этом использоваться. 
2. Организация - создание формальной структуры, в рамках которой происходит распределение обязанностей и полномочий. 
3. Подбор персонала - набор и подготовка групп людей, которые исполняют работу, и обеспечение благоприятных условий их труда. 
4. Командование - принятие решений и непосредственное руководство подчиненными, а также исполнение прочих обязанностей лидера. 
5. Координация - поддержание связи между подразделениями организации. 
6. Отчетность - информирование тех, кому управленец подотчетен, а также его подчиненных, о ходе работ. Реализация этой функции невозможна без ведения записей, проведения исследований и осуществления проверок. 
7. Бюджетирование - разработка фискальных мер и ведение финансовых документов.

Помимо POSDCORB, Гьюлик разработал 4 варианта выделения структурных подразделений внутри организации. Он утверждал, что в зависимости от конкретных условий, службы внутри учреждения могут создаваться в соответствии с: 
1) основной целью подразделения (например, службы безопасности); 
2) спецификой работы (инженерные службы или бухгалтерские отделы); 
3) теми, с кем, или тем, с чем данное подразделение работает (группы внутри фирмы, занимающиеся работой со студентами или производством автомобилей); 
4) географическим местоположением подразделения. 

Гьюлик поддерживал требование единоначалия, сформулированное Файолем, и исключал всякую возможность того, что один служащий будет получать распоряжения из двух источников. Он также настаивал на том, что специализированным подразделением может руководить только человек, имеющий профессиональные познания в данной области. Гьюлик подчеркивал, что руководитель может иметь лишь нескольких подчиненных, каждый из которых, в свою очередь, еще нескольких, но это количество ни в каком случае не должно превышать 6.

В более поздних работах  Гьюлик изменил акроним POSDCORB на POSDECORB, вставив в него букву Е - от английского "evaluation", "оценка". Он также пришел к признанию важности децентрализации, делегирования полномочий служащим низшего звена и их участия в принятии решений.

Их подход состоял в  расширении числа управленческих принципов  и функций. В системе Файоля было 5 функций и 14 принципов. У Гьюлика появляется 7 функций, а Урвик перечисляет 29 принципов управления. Но благодаря такому расширению система элементов администрации Гьюлика, включающая планирование, организацию, комплектование штатов, руководство, координацию, отчетность и составление бюджета, приобрела более законченный вид. В ней не было пропущено ничего важного, и она учитывала все многообразие реальных ситуаций.

Файолевский принцип порядка («место для каждого и каждый на своем месте»), игравший у него не самую главную роль, в концепции Гьюлика и Урвика становится главенствующим. Только теперь он повествует о необходимости «соответствия людей структуре». И вообще, организационная структура должна разрабатываться хладнокровно, но со знанием дела, как и любой технический проект. Строить организацию под людей — самый неперспективный путь, полагает Урвик.

К сожалению, именно этот принцип  чаще всего нарушают на практике, особенно в научной сфере: раз имеется  авторитетный специалист, то под него создается специальный отдел  или лаборатория, независимо от того, нужен такой сектор для пользы дела или нет. Такая технология называется «пристраивать нужных людей».

Рациональный метод построения организации требует как раз  иной логики: сначала создается продуманная  структура, в которой нет лишних подразделений или уровней управления, а потом уже предпринимаются усилия для того, чтобы найти подходящих людей

Второй важный элемент  эффективной администрации —  принцип единоначалия, который иначе  называется административной ответственностью одного лица. Фактически он совпадает  с файолевским принципом, гласящим, что один работник не может подчиняться сразу двум руководителям. Если он получает непротиворечивые, т. е. совпадающие приказы сразу от двух руководителей, то в этом ничего страшного нет. Налицо лишь ненужное дублирование, показывающее неэффективность управления. Но если приказы разные или даже противоречивые, то неэффективным становится само исполнение. Кроме того, распыляется ответственность административных лиц, неясно, кто должен отвечать за неправильный приказ.

Классическая школа первой выдвинула так называемый принцип  департаментализации, который и сейчас эффективно применяется на практике. Согласно такому принципу, предлагалось строить организацию снизу вверх, тщательно анализируя на каждом этапе необходимость создания новых подразделений. Чтобы решить вопрос, нужны они или нет, надо было действовать в соответствии со следующей схемой: