Процессный подход в исследовании систем управления

Уральский социально - экономический институт

Академии  труда и социальных отношений

 

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

По дисциплине: «Исследование систем управления»

Тема: «Процессный подход в исследовании систем управления»

 

 

                                             Выполнила студентка гр. МД-401

                                             Баранова Александра Евгеньевна

                                             Руководитель курсового проекта

                                             Плачкова Валентина Алексеевна

                                          __________________________

                                                             Рекомендуемая оценка курсового проекта

                                                     _____________________    __________

                                                                       Дата проверки проекта Подпись

 

 

 

 

 

г. Челябинск, 2011

Содержание:

 

Введение................................................................................................................3

Глава 1. Процессный подход в исследовании систем управления............5

1.1. Сущность процессного подхода...................................................................5

1.2. Функции процессного подхода.....................................................................6

1.3. Процессный подход в исследовании  систем управления..........................13

Глава 2.  Исследование систем управления на примере

ООО ТД «Урал рыба плюс»..............................................................................16

2.1. Общая  характеристика ООО ТД «Урал  рыба плюс»..................................16

2.2. Анализ  целей (направление развития) предприятия   ООО ТД «Урал рыба плюс»......................................................................................................................18

2.3. Анализ организационной структуры ООО ТД «Урал рыба плюс» с помощью программы БИГ-Мастер......................................................................21

2.3.1. Функции подразделений.............................................................................25

2.4. Анализ основных процессов  в исследовании системы управления  ООО ТД «Урал рыба плюс»...........................................................................................27

2.5. Диверсионный  анализ....................................................................................29

2.6. SWOT-анализ деятельности ООО ТД «Урал рыба плюс».........................30

Глава 3. Рекомендации по модернизации существующей системы управления в ООО ТД «Урал рыба плюс».....................................................31

Заключение...........................................................................................................33

Список литературы.............................................................................................34

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

 

Исследование систем управления – вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом.

Целью данной работы является рассмотрение процессного подхода для проведения практического исследования системы управления и разработки научно-практических рекомендаций по усовершенствованию  системы управления на ООО ТД «Урал рыба плюс».

Для достижения поставленной цели были определены и решены следующие задачи:

- построение  «дерева целей»,

- исследование системы целепологания (с помощью методики Паттерна),

- построение  модели бизнес – процесса,

- рассмотрение  процесса управления предприятия,

- анализ  сильных и слабых сторон предприятия,

- анализ  возможностей и угроз предприятия,

- профиль  макроокружения,

- метод  контрольных вопрос,

- проведение  деверсионного анализа;

Для решения поставленных задач в  исследовании были применены следующие методы:

- метод  PATTERNA,

- библиографический метод изучения документов,

- программа  БИГ-Мастер, диверсионный анализ,

- SWOT-анализ и др.

Объектом исследования выступает пищевое промышленное предприятие ООО ТД «Урал рыба плюс». Предметом исследования является система управления на предприятии.

Работа  состоит из трех разделов. Первый раздел теоретический, в нем рассмотрены методы результатов исследования. Второй раздел практический, он включает практические исследования систем управления предприятия ООО ТД «Урал рыба плюс». В третьем разделе, на основе проведенных исследований даны рекомендации по совершенствованию организационной структуры в общем и основные пути повышения организационной структуры на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Процессный подход в исследовании систем управления

1.1. Сущность процессного  подхода

 

В международных  стандартах ISO серии 9000:2000 был введен термин «процессный подход» (process approach), в котором декларировалось, что «желаемый результата достигается более эффективно, если деятельностью и связанными с нею ресурсами управлять как процессами». Вышеназванными стандартами дается следующее определение процесса: «Любой вид деятельности или набор видов деятельности, в которых используются ресурсы с тем, чтобы преобразовать входы в выходы, могут рассматриваться как процесс».

 

Исходя  из вышеизложенного, можно сказать, чтобы функционировать эффективно, организации должны выделять в собственной деятельность взаимосвязанные и взаимодействующие бизнес-процессы и управлять ими. Часто выход одного процесса непосредственно формирует вход для следующего, в результате деятельность организации реализуется в виде последовательности определенных взаимосвязанных процедур. Таким образом, процессным подходом может считаться «Систематическая идентификация и менеджмент задействованных в организации процессов и особенно их взаимосвязей». Управлять бизнес-процессами следует системно, учитывая и понимая их взаимосвязи и взаимодействия

 

Процессный  подход вводит новый тип управления, при котором преодолеваются существующие барьеры между различными функциональными  единицами, что позволяет объединять усилия всех подразделений и сконцентрировать их на достижение главных целей организации. Кроме того, за счет создания системы ключевых контрольных показателей и их мониторинга банк приобретает внутреннюю «прозрачность» для руководства, и обеспечиваются условия для лучшей организации деятельности, повышения производительности труда и обеспечения требуемого качества работы.

 

1.2. Функции процессного подхода

 

При процессном подходе  управление рассматривается как  процесс - серия взаимосвязанных  непрерывных действий. Эти действия называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Существует несколько взглядов на состав функций управления, наиболее признанными считаются следующие функции - ПЛАНИРОВАНИЕ, ОРГАНИЗАЦИЯ, МОТИВАЦИЯ И КОНТРОЛЬ. Эти четыре первичных функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения.

Функция планирования

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что надо делать, чтобы достичь этих целей. По своей сути, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса: 
       а) Где мы находимся в настоящее время? Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных вопросах как: финансы, производство, сбыт, научные исследования и разработки, трудовые и другие ресурсы. Все это осуществляется для определения реальных возможностей организации. С другой стороны необходимо изучить состояние в данный момент и сделать прогноз возможных состояний внешней среды организации.

б) Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, такие как  конкуренция, заказчики, законы, экономические  условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство  определяет цели организации.

в) Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решать как в  общих чертах, так и конкретно, что надо делать для достижения поставленных целей.

Таким образом, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению её общих целей. (Следует отметить, что это определение планирования дано с точки зрения функций управления. Есть другие более общие определения планирования). 
Планирование в организации не представляет собой одноразового события. Во-первых, решив задачу данного этапа, которой соответствовал данный план, организация переходит к следующему этапу и планирование продолжается. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут развиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы должны пересматриваться, чтобы они согласовывались с реальностью.

Организация как функция

Организовать - значить  создать некую структуру, чтобы  предприятие могло выполнить свои планы и тем самым достигать своей цели. На любом предприятии работу выполняют люди, важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным работником задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование - это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц. Концепция внесения систематического начала в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.

 

Мотивация

Руководитель должен всегда помнить, что даже прекрасно  составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с порученными им обязанностями и в соответствии с планом. 
Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. В древние времена служили для этого хлыст и угрозы, а для немногочисленных избранных - награды. С конца ХV111 и по ХХ век было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивирование - это простой процесс, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления. 
Исследования в области поведенческих наук показали недостаточность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Установлено, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле потребности, и обеспечить условия для работников, удовлетворить эти потребности через хорошую работу.

Контроль

Контроль - это процесс  обеспечения того, что организация  действительно достигает своих  целей. В схеме функций управления, из блока контроля стрелка возвращает процесс управления к планированию, обеспечивая обратную связь. Существуют три аспекта управленческого контроля. 
УСТАНОВЛЕНИЕ СТАНДАРТОВ - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это ИЗМЕРЕНИЕ того, что было в действительности достигнуто за определенный период времени, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации может достаточно точно сформулировать (описать) проблему. Это, в свою очередь, необходимо для успешного осуществления третьей фазы - стадии, на которой предпринимаются действия, для коррекции отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали новой ситуации.

Связующие процессы

Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общие характеристики. Все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами. Управленческая работа - это, в основном, работа интеллектуальная. Она напоминает попытку сложить мозаичный узор из отдельных кусочков. При этом руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации возможных действий для того, чтобы найти правильное действие для данной ситуации в данное время и в данном месте. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что, планировать, организовать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Наличие точной информации является основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.

 

Коммуникация

Коммуникация - это процесс обмена информацией, её смысловым значением между двумя и более людьми. 
Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься разумные решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Например, до тех пор пока работники не понимают, какое вознаграждение им может предложить организация за хорошо выполненную работу, они не могут быть достаточно мотивированы и хорошо работать на неё.            Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено для правильной оценки достижения целей организации. 
         Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, необходимо рассмотреть основные стадии процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента. 
1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её. 
2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов. 
3. Канал - средства передачи информации. 
4. Получатель - лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует её. 
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Задача этих этапов - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходящую идею (информацию). Это трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. Обычно выделяют четыре взаимосвязанных этапа коммуникации: