Проектирование отдела организации тендерных конкурсов в Нижегородском региональном управлении ООО «Торговый дом «ЛУКОЙЛ»

Информационное взаимодействие. Организация информационного взаимодействия определяет, насколько взаимосвязанной и направленной на достижение единых целей может быть работа подразделений и их сотрудников. В настоящее время Управление находится в ситуации практического отсутствия стабильных однозначных информационных потоков. Данные о состоянии рынка, поставляемой продукции, возможностях продаж систематически не собираются и не анализируются. В настоящее время в Управлении применяется сразу несколько программных обеспечений: корпоративная система «1С: Предприятие 8.0»; для оказания услуг для ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез» ERP-система SAP R/3; для бухгалтерского учета «ИНФИН-бухгалтерия»; для производственно-диспетчерского участка программа «demo», при помощи которой производственно-диспетчерский участок оперативно получает сведения о дислокации вагонов, адресованных в адрес Управления.

В целом можно сделать вывод  о том, что информационное взаимодействие соответствует стилю существующего управления, но все более вступает в противоречия с потребностями в развитии Управления.

Для устранения противоречий целесообразно  провести следующие мероприятия:

• создание компьютерных баз данных (при необходимости с ограничением уровня доступа) в единой компьютерной сети. Уже пора определиться в выборе единого программного обеспечения, например ERP-системы SAP R/3, которая служит корпоративной системой в организациях группы «ЛУКОЙЛ»;
• расширение собираемой и анализируемой информации;
• определение критериев систематизации и подразделений и специалистов, отвечающих за сбор и анализ;
• разработка и внедрение стандартов на содержание и оформление информационных материалов.

Мотивация. Мотивация - это деятельность, имеющая целью активизировать трудовой коллектив и каждого работающего в организации и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей Управления. В Управлении организована повременно-премиальная оплата труда с применением тарифных ставок и должностных окладов. Помимо основной тарифной ставки (должностного оклада) производятся надбавки и доплаты. Премирование производится на основании Положения о премировании. Максимальный размер премирования 40% от заработка. Тарифная система не позволяет в полной мере активизировать человеческий фактор: нерациональное соотношение труда различных категорий работников, жесткое установление системы премирования, уравнение индивидуальных навыков, умений, способностей и результатов труда. Отсутствие разработанной системы стимулирования качественного и эффективного труда создает предпосылки снижения конкурентоспособности Управления, что негативно скажется на заработной плате и социальной атмосфере в коллективе. Так как наемные сотрудники равноудалены от собственности работодателя, то возникает потребность заинтересовать работников через результаты труда, получение ими благ, необходимых для жизни.

Контроль. Контроль - это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. В Управлении отсутствуют регламенты контроля исполнения распоряжений и плановых заданий. Контроль исполнения строится на личных докладах руководителям, отчеты или какие-либо другие документы об исполнении заданий практически отсутствуют.

Необходимо установить регламентированный контроль над выполнением распоряжений и над выполнением работ, намеченных планами. По результатам контроля производить корректировку ранее принятых решений и планов.

Процессное управление. Структурирование последовательности действий по выполнению основных для организации видов деятельности на всех этапах осуществляется в форме бизнес-процессов. Анализ позволяет сделать заключение о неоптимальности построения или отсутствии следующих бизнес-процессов:

• исследование рынка;
• наблюдение за конкурентами;
• ценообразование;
• маркетинговые исследования и анализ;
• процесса закупок и продаж;
• набор и обучение менеджеров по закупкам и продажам;
• скользящего планирования поставок и продаж продукции;
• бюджетирование;
• ведение управленческого учета;
• определение потребности в квалифицированных работниках;
• кадровый учет и работа с персоналом.

В Управлении отсутствуют какие-либо регламентированные бизнес-процессы. Необходимо приступить к регламентации  и совершенствованию бизнес-процессов.

Стиль управления. Стиль управления в Управлении состоит из двух элементов: личного стиля начальника Управления и действий – символов. В настоящее время стиль Руководства Управления – неопределенный с явно выраженным оттенком неупорядоченности и стремлением к поддержанию складывающейся в коллективе ситуации спокойной стабильности. Практическое отсутствие регламентации трудовой деятельности, слабая мотивация персонала на достижение конкретных результатов и невысокая требовательность Руководителей к персоналу приводят к тому, что сотрудники работают не напряженно, часты нарушения трудовой дисциплины

Необходимо привести стиль руководства  в соответствие с потребностями  активного развития Управления –  во исполнение задач, которые поставили  Общество.

Необходимо отметить, что существенной проблемой является организация процесса закупок МТР для деятельности предприятия. Поэтому назрела необходимость создания отдела организации тендеров. Для более эффективной организации отдела тендеров рассмотрим сущность понятия «тендер», правила организации, опыт организации тендеров различных организаций.

Тендер – конкурсная форма организации  заключения договоров купли-продажи  или подряда с партнерами, предусматривающая  конкурсное сопоставление предложений  на предварительно сформулированную заявку.

По типу тендеры можно разделить на международные и внутренние.

Международные для России проводят пять организаций:

Европейский банк реконструкции и  развития;

Международный валютный фонд;

Мировой банк;

ТАСИС и USAID - фирма, которая реализует  проекты, осуществляемые в России Госдепартаментом США.

Международные тендеры бывают обязательно  открытыми.

При проведении открытого тендера  в прессе публикуются приглашения  к участию, и практически любая  фирма может в них себя попробовать

Для участников могут вводиться  разного рода ограничения:

Требуется опыт работы в этой области  в течение N лет;

Финансовые соображения (такие  как минимальный годовой оборот);

Географическое расположение;

и другие.

Еще одна разновидность международных  тендеров - тендеры, получаемые через  вендора.

Они подразумевают закупку техники, производимой поставщиком. Обычно вендор заинтересован в том, чтобы предложить участие в них своим партнерам  в конкретной стране, так как при  этом деловые качества партнера известны, нет необходимости проводить  дополнительное обучение, а отношения с ним нужно укреплять.

Положительной стороной открытых публичных  тендеров для заказчиков является то, что они привлекают всегда большее  количество участников. Включая и  небольших, не имеющих громкого имени, компаний, а также новых агентств, которые не успели себя зарекомендовать на рынке. Обычно такие агентства не приглашают в закрытые тендеры, но они зачастую работают не хуже крупных и известных, предлагают замечательные творческие идеи и стоят дешевле.

Внутренние закрытые тендеры, как правило, предполагают участие в торгах ограниченного числа фирм (две-три), список которых заранее определен устроителем.

Закрытыми тендерами предусматривается предварительный этап - предквалификационные торги, в результате которых тендерный комитет по предоставленным ему материалам допускает к закрытым торгам наиболее компетентные и опытные фирмы.

Момент окончания подачи предложений  называют закрытием торгов. С точки  зрения процедуры закрытия различают  гласные и негласные торги. При  гласном закрытии условия полученных предложений оглашаются публично. При негласных торгах этой информацией пользуется только тендерный комитет. В течение одного-трех месяцев он выносит окончательное решение. После закрытия торгов, тем более в случае получения заказа, участники торгов не имеют права изменять условия своих предложений.

Внутренние тендеры в России, к сожалению, сегодня могут объявлять  все, кому заблагорассудится, без определенных правил, что в конечном итоге приводит к печальным последствиям, дискредитируя этот довольно прогрессивный инструмент в глазах обеих сторон - и заказчиков, и участников.

Как показывает анализ российской практики, в настоящее время преобладают  закрытые тендеры.

По существу, то, что проводится в России, назвать тендерами нельзя, поскольку в них отсутствует самый главный принцип - открытость результатов. Чаще всего отечественные псевдотендеры имеют заранее предсказанный результат, и нужны чиновникам, чтобы прикрыть получаемые взятки.

 

Для чего проводятся тендеры

 

Тендер, если он проводится корректно, - очень удобный механизм получения от участвующих в нем фирм наилучших предложений (временных и финансовых) по поставкам продукции или выполнения какого-либо проекта, так как в этом случае нет нужды убеждать фирму снизить цены - это сделают ее конкуренты. Если число участников тендера велико, то проведение тендера разбивается на этапы. Иногда с целью "дожать" фирму-участника до нужных заказчику условий таких этапов может быть до десяти.

Кроме того, тендер для заказчика - это способ уберечься от конкуренции безответственных предложений.

Тендеры объявляются по двум причинам.

Во-первых, в соответствии с требованиями корпоративной политики закупок.

Во-вторых, для того чтобы получить лучший продукт за лучшую цену.

Наиболее разумны и интересны  двухэтапные тендеры, в которых сначала выбираются технологии, а затем уже - конкретный поставщик. Наименее интересны тендеры типа shopping list. Здесь наибольшие шансы имеет тот, кто сделает самое дешевое предложение.

Есть ряд пунктов, наличие или  отсутствие которых позволяет судить о качестве подготовки тендера и, соответственно, о степени доверия к нему.

Во-первых, тот факт, что компания-заказчик является известной и солидной, повышает вероятность того, что тендер будет  проведен честно.

Во-вторых, уровень и качество подготовки технического задания говорят очень о многом.

При разделении тендеров на формальные и неформальные, нужно руководствоваться  таким  критерием, как степень  структурированности и жесткости  условий участия в тендере.

Описанные выше черты присущи так называемым «формальным» тендерам, общая идеология которых заключается в следующем:

Если проводится формальный тендер, то, объявляются:

• условия конкурса,
• комиссия конкурса,
• сроки предоставления предложений,
• объявляется характер рассмотрения предложений и бальная оценка предложений.

Фактически во всех официальных  тендерах (это работает в мировой  практике) существует два вида предложений: это техническое предложение  и финансовое предложение.

Они не смешиваются. Так, техническое  предложение оценивается комиссией на предмет лучшего по своей сути,  финансовое же  предложение оценивается  иначе. Наивысшее количество баллов получает тот, кто поставил самую маленькую сумму. А потом вместе сочетают техническое и финансовое предложение.

Таковы формальные тендеры, которые в российской практике встречаются достаточно редко.

Гораздо чаще проводятся так называемые «неформальные» тендеры, которые предполагают более мягкие условия участия.

В данном случае компания просто хочет  посмотреть, кто справится с заданием лучше.  В большинстве случаев, - это псевдотендеры, то есть когда тендер  проводится с целью исследования рынка и сбора идей, либо проводится тендер, победитель которого определен заранее.

Отдельно надо сказать о тендерах, которые устраиваются либо по госзаказу, либо по заказу таких крупных международных донорских организаций, как Всемирный Банк или Европейский Банк Реконструкции и Развития. То есть это крупные международные донорские организации, которые сейчас в меньшей степени, раньше в большей инвестировали деньги в разные проекты на территории РФ, и достаточно большие суммы шли на разные программы, связанные с ПР обеспечением, с какой-то публичной деятельностью, с повышением образовательного уровня тех или иных групп населения и т.д. 

Эти тендеры организовывались исключительно профессионально, но определенный минус таких тендеров в том, что они, как правило,  очень забюрократизированны: там многоступенчатый отбор,  очень большое количество требований, которым агентство должно отвечать, для того чтобы иметь какие-то шансы на участие и победу. Очень серьезные требования к самим предложениям. И вполне возможно, что если твои предложения не отвечают по каким-то техническим параметрам, их просто не будут рассматривать.