Проектирование отдела организации тендерных конкурсов в Нижегородском региональном управлении ООО «Торговый дом «ЛУКОЙЛ»

Таким образом, при  управлении организацией существенное влияние на ее деятельность оказывают  внешние факторы. Рассмотрим внешние  факторы прямого воздействия:

Покупатели:

Деятельность  Управления связана с реализацией товаров покупателям. Покупателями выступают организации группы «ЛУКОЙЛ» и другие организации.  От их спроса, предпочтений будет зависеть  и работа Управления. На основе заявок на приобретение МТР происходит формирование ассортимента Управления, то есть проведение товарной и ценовой политики. В настоящее время «ЛУКОЙЛ» занимает лидирующее положение в России и за рубежом. В ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез» идет строительство Комплекса каталитического крекинга. Для Управления это дополнительные заявки на закупку и реализацию МТР, оказание услуг по хранению и перемещению груза. Территориальная близость к заказчику дает свои преимущества: непосредственный контакт с заказчиком, сокращение затрат по доставке груза. В связи со спецификой деятельности для заказчика важен показатель качества закупаемых товаров, его сертификация.

Поставщики:

Деятельность  Управления во многом зависит от правильно  выбранных поставщиков товаров. Так управление товарными запасами и ассортиментом во многом зависит  от своевременности качественной закупки или поставки товаров. Поставщики влияют  на деятельность Управления через систему цен, качество товаров, точность выполнения договора. Договорные обязательства перед Управлением  имеют около 200 организаций, при этом поставщиками являются организации – изготовители, представительства иностранных изготовителей  и оптовые организации. При слабой организации контроля над закупками в Управлении менеджеры не всегда добросовестно относятся к своим обязанностям. Закупаются низкокачественные товары по завышенным ценам у «третьих» фирм.

Конкуренты:

Конкуренты  так же являются сегментами рынка  Управления. Управление может успешно  существовать на рынке, если сможет воспользоваться  слабыми сторонами своих конкурентов, при этом в своей работе  не будет допускать ошибок. Основная слабая сторона конкурентов – это недостаточный опыт и профессионализм в области закупок для нефтепереработки. В связи со спецификой нефтеперерабатывающей отрасли, удовлетворить комплексные потребности ООО «ЛУКОЙЛ-Нижегороднефтеоргсинтез» может компетентная в данном направлении компания. В настоящее время в Нижегородской области существуют узконаправленные компании, которые могут осуществлять фрагментные поставки . Поэтому с точки зрения уровня конкуренции в этой области Управление удерживает свое положение. С развитием экономики количество конкурентов будет увеличиваться, для этого руководство Управления должно корректировать свои планы, разрабатывать новые способы  и методы достижения поставленных целей. В своей работе Управление должно быть конкурентоспособной, уметь соревноваться с фирмами, завоевывать  и отстаивать позиции на целевом рынке. Для этого необходима правильная система управления в организации.

Анализ  внутренней среды

Внутренняя  среда оказывает  постоянное и  непосредственное влияние на управление в организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает в себя процессы, состояние которых определяет потенциал и возможности  Управления.

Кадровый  срез:

Данная категория связана с  персоналом организации. Руководство принимает на работу специалистов в области закупок, экономики и имеющих техническое образование. При этом структура работников по образовательному уровню наиболее оптимальная, весь управленческий персонал имеет высшее образование, остальные работники высшее и   среднее техническое образование. При этом менеджерская подготовка управленческого персонала не соответствует современным требованиям. Необходимо выделять средства на повышение квалификации работников, получения ими дополнительных знаний и навыков. В Управлении ежегодно проводится смотр-конкурс «Лучший по профессии» между работниками ведущих профессий производственной базы. Для адаптации вновь поступивших на работу создан Совет молодых специалистов. В Управлении накоплен определенный опыт  работы с резервом: на руководящие должности назначаются работники, как правило, из резерва. В Управлении большой процент текучести кадров – 30,9%. Основная причина – неудовлетворенность размером основной заработной платы. 

Организационный срез:

Организационная структура Управления не отвечает потребности динамичного развития Управления и по мере разработки стратегии Управления должна быть пересмотрена. Основным направлением развития структуры является введения бизнес-процессного и проектного управления; необходимо срочное развитие финансово-экономического блока. По мере роста Управления целесообразно создать службу персонала. Процедуры управления в Управлении слабо регламентированы и не являются общепринятыми, а зависят от особенностей каждого руководителя. Постоянно осуществляется отдача распоряжений «через голову непосредственного руководителя». Для увеличения согласованности и четкости действий необходимо более жестко зафиксировать «пирамиду распределения ответственности» в Положениях о подразделениях, регламентах и должностных инструкциях. Контроль исполнения строится на личных докладах руководителям, отчеты или какие-либо другие документы об исполнении заданий отсутствуют.

Также необходимо разработать и  внедрить процедуру утверждения  планов и контроля их исполнения.

Маркетинговый срез:

Маркетинговыми  исследованиями в Управлении практически  никто не занимается. В настоящее  время Управление находится в  ситуации практического отсутствия стабильных информационных потоков. Данные о состоянии рынка, поставляемой продукции, возможностях продаж систематически не собираются и не анализируются. Товары закупаются под конкретные заявки покупателей. Проведение рекламных компаний ограничивается изготовлением ручек, блокнотов, календарей, зажигалок, пакетов с логотипом Управления.

Выводы по разделу 4: По итогам проведенного анализа установлено, что экономические факторы внешней среды оказывают как отрицательное так положительное воздействие. Политические факторы также оказывают воздействие на деятельность компании через принятие различных законодательных актов и выстраивание деловых отношений со странами партнерами. Изменение в социальной сфере приводит к изменениям в окружающей среде организации. Существенное влияние оказывает  качество жизни людей. При низком уровне жизни и отсутствии системы стимулирования труда, работники не заинтересованы в  результатах собственного труда. Внедрение различных инновационных технологий позволяет сократить затраты на осуществление управленческих операций.

Что касается внутренней среды организации, то в системе управления персоналом менеджерская подготовка управленческого персонала не соответствует современным требованиям. Необходимо выделять средства на повышение квалификации работников, получения ими дополнительных знаний и навыков. Организационная структура Управления не отвечает потребности динамичного развития Управления и по мере разработки стратегии Управления должна быть пересмотрена. Маркетинговыми исследованиями в Управлении практически никто не занимается. В настоящее время Управление находится в ситуации практического отсутствия стабильных информационных потоков.

Раздел 5 Стратегическое планирование

SWOT-анализ

В настоящее  время большое значение имеет  стратегическое управление предприятием. Стратегическое управление является важнейшим фактором успешного выживания фирмы в рыночных условиях. Данное управление фиксирует и устанавливает, что должна делать организация сейчас, чтобы добиться целей в будущем. При этом должно учитываться изменение внешней среды, следовательно, изменение условий жизни организации. Проведем исследование слабых и сильных сторон Управления, а так же возможности и угрозы со стороны внешней среды.

Оценка сильных  сторон деятельности Управления связана  с определением возможностей реализации потенциала торговой организации, и направлена на выявление уровня ее конкурентоспособности.  Именно на основе выявленных сильных позиций фирмы будут в дальнейшем строиться стратегии роста, расширения, выхода на новые рынки и т.д.   Рассмотрим сильные стороны Управления.

Управление  является известной среди покупателей  области, так как оказывает высококачественные услуги по закупке, доставке, таможенной очистке, хранению товаров различного назначения. В силу того, что Управление сотрудничает с производителями, крупными оптовыми организациями расположенными как в России, так и за границей,  это позволяет приобретать широкий ассортимент товаров. Так же Управление имеет удобное месторасположение в городе Кстово в непосредственной близости от основных заказчиков. Рядом проходит автотрасса Москва-Казань, имеются подъездные железнодорожные пути. Общая площадь производственной базы составляет 16 гектаров, на которой располагаются 25 складских помещений.

Помимо сильных  сторон, определим и слабые стороны  в деятельности организации. Что позволит определить, насколько деятельность Управления заполнила избранную рыночную нишу и соответствие ее продукции сегментам рынка.

Управление  имеет достаточно слабых сторон. Данная ситуация является нежелательной. Руководство  коммерческой деятельностью должно улучшить свою работу. Иначе это может привести к сокращению эффективности деятельности. Необходимо вести работу по уменьшению слабых сторон, тем самым, увеличивая свою конкурентоспособность.

Слабой стороной является неучастие персонала в  принятии решений. Это связано с преобладанием в Управлении культуры власти, когда вся власть сосредоточенна в руках руководителей. Я считаю, что необходимо привлекать сотрудников к участию в правлении, что позволит увеличить их заинтересованность в работе, может способствовать увеличению производительности труда.

В настоящее  время слабой стороной необходимо выделить недостаточную рекламную политику. Так как Управление надеется на прежних  покупателей, отсюда и незначительные объемы наружной рекламы.

Для успешного развития организации в будущем ей необходимо отслеживать изменения во внешней среде. При этом возможно выявление возможностей, которые позволят Управлению улучшить свое финансовое состояние, и в целом деятельность на рынке. Так же это позволит проследить угрозы, которые могут произвести отрицательное влияние. Поэтому целесообразно проводить политику, в которой будут приняты действия, по предотвращению угроз. При этом целесообразно воспользоваться возможностями.

Проанализируем  угрозы Управления. Прежде всего, угрозы связаны с переходным периодом в экономике, и как следствие интенсивное изменение политики и уровня жизни населения.

Наблюдается появление  на рынке  большого количества фирм, реализующих товары различного назначения, в том числе и промышленного.  При этом используются прогрессивные методы торговли и т. д. Данная тенденция прослеживается как на региональном, так и на российском рынке. Управление должно постоянно отслеживать появление новых конкурентов, так же следить за своей конкурентоспособностью.

 Особое влияние  на покупательский спрос оказывает  не только покупательская способность,  но и развитие технологий.  В настоящее время интенсивно  меняются технологические и производственные  процессы, что должно учитываться  Управлением. Поэтому, необходимо следить за научными достижениями в различных отраслях, а так же за появлением новых товаров.

Политика нашей страны постоянно меняется. При этом к  власти приходят разнонаправленные  группы, что приводит политику в  стране в нестабильное состояние. В  настоящее время принимаются новые кодексы, изменения к существующим законам.

Управление, для выбора стратегии, должно обратить внимание на все перечисленные угрозы.

Наряду с угрозами при изучении внешней среды выявляются  и возможности, которыми должно воспользоваться Управление. Появившиеся возможности приводят к тому, что Управление должно распределить свой потенциал для их осуществления.

Нами были рассмотрены сильные  и слабые стороны внутренней среды, а так же возможности и угрозы внешней среды.  Установим линии связи между силой и слабостью,  которые присущи организации, а так же  внешними возможностями и угрозами. Установление данных цепочек в дальнейшем будут использованы для формирования стратегии организации.

Для установления связей составим матрицу  SWOT, которая имеет следующий вид:

Таблица 1

Сильные и слабые стороны, возможности  и угрозы