Проектирование отдела организации тендерных конкурсов в Нижегородском региональном управлении ООО «Торговый дом «ЛУКОЙЛ»

Выводы по разделу 2: В данном разделе проведена диагностика системы менеджмента Управления в результате проведенного анализа установлено:

1. Управление возглавляет начальник Управления

2. Организационная структура Управления не отвечает потребности динамичного развития Управления и должна быть пересмотрена. Основным направлением развития структуры является введение бизнес-процессного и проектного управления; необходимо срочное развитие финансово-экономического блока. По мере роста Управления целесообразно создать службу персонала.

3. Процедуры управления в Управлении слабо регламентированы и не являются общепринятыми, а зависят от особенностей каждого руководителя. Уровень детальности управления зависит от квалификации исполнителя и отношения к нему руководителя. Постоянно осуществляется отдача распоряжений «через голову непосредственного руководителя».

4. В Управлении необходимо разработать процедуры отдачи распоряжений и выдачи плановых заданий. Прилагать к приказу начальника Управления развернутые распоряжения с указанием конкретных исполнителей и ожидаемых результатов. Официально оформлять постановку задач непосредственным исполнителям распоряжением руководителя с обязательной передачей распоряжения для осуществления детального контроля. Включать исполнителей в разработку детальных планов выполнения распоряжений.

Для увеличения согласованности и  четкости действий необходимо более  жестко зафиксировать «пирамиду  распределения ответственности» в  Положениях о подразделениях, регламентах  и должностных инструкциях.

5. Руководители подразделений или специалисты практически никогда не составляют планы реализации заданий или проектов и не производят экономические расчеты финансово-экономических результатов их выполнения с учетом сложившегося и прогнозного состояния рынков.

В Управлении необходимо создать систему планирования, включающую в себя:

• план развития Управления на год;
• годовые и квартальные планы подразделений;
• личные планы сотрудников Управления.

Также необходимо разработать и  внедрить процедуру утверждения  планов и контроля их исполнения.

6. Контроль исполнения строится на личных докладах руководителям, отчеты или какие-либо другие документы об исполнении заданий практически отсутствуют.

Необходимо установить регламентированный контроль над выполнением распоряжений и над выполнением работ, намеченных планами. По результатам контроля производить корректировку ранее принятых решений и планов.

7. В Управлении отсутствуют какие-либо регламентированные бизнес-процессы. Необходимо приступить к регламентации и совершенствованию бизнес-процессов.

8. Лучшей формой организации закупок является тендерная форма, в данном разделе рассмотрены типы и формы организации тендеров.

 

 

Раздел 3 Принятие управленческих решений

 

Управленческое решение – это выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации. Цель такого решения – обеспечение движения к поставленным перед ним задачам. Поэтому наиболее эффективным управленческим решением явится выбор, который будет на самом деле реализован и внесет наибольший вклад в достижение конечной цели. В таком аспекте можно рассматривать решение как продукт управленческого труда, а его принятие как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

Организация разработки управленческого решения предполагает упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе  разработки решения. Организация осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных  требований, инструкций, ответственности.

Под технологией разработки УР следует понимать состав и последовательность процедур, приводящих к выработке решения или системы решений, выполняемых последовательно или параллельно, приводящих к ликвидации проблем организации.

На рисунке 3. подробно отображен процесс принятия решений.

 

Рис. 3 Основные этапы разработки управленческих решений

 

Однако следует  отметить, что эта схема является идеализированной моделью, так как  реальные процессы разработки решений, вследствие разнообразия организации, ситуаций и проблем, требующих решения, как правило, от нее отличаются, т.е. фактически структура ППР во многом определяется ситуацией и решаемой проблемой.

 

Процесс принятия решений о закупках в Нижегородском  региональном управлении ООО «Торговый  дом «ЛУКОЙЛ»

 

Процесс принятия решения о закупках состоит из нескольких этапов. Приведенная  схема (рис. 4.) характеризует сложный процесс принятия решения о закупках.

Осознание потребности. Исходным в процессе принятия решения о закупках является осознание Заказчиками необходимости приобретения МТР, призванных удовлетворить возникшие нужды и потребности.

Разработка спецификаций товаров. Следующим этапом процесса принятия решения о закупках является определение технических характеристик, и составление технического задания на необходимые МТР. Сформированная заявка на закупку оборудования в комплекте с техническим заданием, опросными листами, указанием ГОСТа или ТУ направляется в отдел по поставкам МТР.

Поиск поставщиков. На основании поступившей заявки, сотрудники отдела по поставкам МТР находят наиболее приемлемых поставщиков, способных поставить МТР, соответствующие требованиям, оговоренным в разработанных технических заданиях. С этой целью изучаются различные источники информации, содержащие данные об изготовителях или их представительствах, имеющих непосредственное отношение к требуемым МТР. Такими источниками могут быть Интернет, различные справочники, газеты, журналы, отдельные предприниматели и др. По данным этих и других источников информации составляется список возможных поставщиков.

Запрос предложений. После того как составлен предполагаемый список поставщиков, сотрудник отдела по поставкам МТР направляет запросы на получение технико-коммерческого предложения.

Оценка предложений. Получив технико-коммерческое предложение, сотрудники отдела по поставкам МТР совместно с представителями Заказчика проводят техническую и коммерческую оценку. При поставке МТР технико-коммерческая оценка включает анализ следующих факторов:

• соответствие технической части задания;
• цена оборудования, услуг и запасных частей;
• условия поставки;
• условия оплаты;
• сроки поставки;
• гарантии;
• послепродажное обслуживание;
• наличие необходимой документации.

Рис.4 Процесс принятия решений о закупках

 

Анализ указанных, а также других факторов позволяет оценить эффективность поставки с точки зрения удовлетворения потребностей Заказчика в МТР при наименьших затратах на их закупку.

Выбор поставщика. В результате проведенного на предыдущем этапе анализа предложений поставщиков, составляется конкурентная карта и передается на рассмотрение начальнику Управления.

Заключение договора. После утверждения поставщика, сотрудник отдела по поставкам МТР составляет договор на закупку МТР. В спецификациях к договору указываются необходимое количество товара, его основные характеристики, сроки и условия поставки, сумма поставки, условия оплаты, гарантии, сопровождение документацией. Поставка включается в план закупок и план платежей.

Оценка работы поставщика. На заключительном этапе процесса принятия решения о закупках анализируется фактический результат удовлетворения потребностей Заказчика в конкретных МТР, продаваемых данным поставщиком. Если таким результатом Заказчик удовлетворен, то, как правило, осуществляются повторные закупки у данного поставщика. В противном случае происходит смена поставщика.

Следует отметить, что Управление заинтересовано в поддержании и постоянном развитии сложившихся связей с постоянным поставщиком. Такая верность поставщику приносит пользу Управлению, поскольку дает возможность поставщику более полно учитывать наши запросы и ставит нас в привилегированное положение по сравнению с другими покупателями.

Выводы по разделу 3: В результате проведенного анализа рассмотрен процесс принятия управленческих решений в Нижегородском региональном управлении ООО «Торговый дом «ЛУКОЙЛ». В результате анализа выяснено, что процесс принятия управленческих решений соответствует теоретическим основам.

 

 

Раздел 4 Маркетинговый анализ организации

 

Анализ внешней  и внутренней среды Нижегородского регионального управления ООО «Торговый дом «ЛУКОЙЛ»

 

Анализ внешней среды

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого разработчики стратегического плана  контролируют внешние по отношению  к организации факторы, чтобы  определить возможности и угрозы для фирмы. [2]

Оценим основные внешние факторы  применительно к Управлению.

Экономические факторы:

Экономической компонентой, осуществляющей воздействие на деятельность Управления, является  уровень развития экономики в стране. В настоящее время экономика страны носит смешанный характер, и проявляет признаки рыночной экономики. В силу этого четко еще не установлены действие рыночных законов, они постоянно изменяются, уточняются.  Так же существенное влияние оказывает темп инфляции. Управление должно постоянно прогнозировать ее уровень, чтобы поддерживать свою  торговую деятельность. Уровень безработицы определяет положение рынка рабочей силы. Управление занимается наймом работников, поддерживает связи с городским фондом занятости, тем самым оказывает и обратное влияние на уровень безработицы в городе. Особое влияние оказывают процентные ставки. Поскольку Управление пользуется краткосрочными кредитами банка, так же хранит свои средства на расчетных счетах и т.д. Изменение ставок приводит к изменениям в Управлении. Изменение налогового законодательство косвенно влияет на деятельность Управления. При этом Управление вынуждено вести перерасчет и планирование распределения собственных средств, устанавливать определенный % торговых надбавок и т.д. Нестабильность курса валюты может оказывать как положительное, так и отрицательное воздействие на финансы Управления. Часть закупок производится в валюте, а реализуется в рублях.

Политические  факторы:

Управление должно постоянно  следить и изучать политическую обстановку в стране. В настоящее время в политической сфере происходят существенные изменения, что непосредственно влияет на деятельность Управления.   В настоящее время существенное влияние имеет изменение налогового законодательства, в результате которого изменяется и ведение бухгалтерского учета в Управлении. С 1 января 2010 года отменен ЕСН, вместо него установлены прямые страховые взносы работодателей (страхователей) в три внебюджетных фонда – ПФР, ФОМС и ФСС. В 2010 году совокупный объем страховых взносов сохранился на уровне ставки ЕСН – 26 %. С 2011 года размер совокупных взносов возрастет до 34 %, из которых 26 % составят отчисления по обязательному пенсионному страхованию. Периодически происходят выборы в законодательное собрание области, выборы губернатора, что влияет на политику в области. Управление входит в Группу организаций Нефтяной Компании «ЛУКОЙЛ», которая зависит от политической ситуации в стране – поддерживает ли государство нефтяную отрасль. Были приняты и внесены существенные изменения в законодательные документы. Так был принят новый Трудовой кодекс Российской Федерации, внесены поправки в Гражданский кодекс и т.д. Изменения в коммунальной сфере, таможенных пошлин так же оказывают влияние на деятельность Управления. Многие товары Управление закупает от производителей из Германии, Франции и т. д. Следовательно, политика государства с этими странами так же влияет на договорные отношения Управления. 

Социальные  факторы:

Социальная  компонента является основой для  внешней и внутренней среды Управления. Изменение в социальной сфере приводит к изменениям в окружающей среде организации. Существенное влияние оказывает  качество жизни людей. При низком уровне жизни и отсутствии системы стимулирования труда, работники не заинтересованы в  результатах собственного труда. От уровня образования населения во многом зависит  кадровая политика Управления. Найм в Управлении квалифицированных работников позволит достичь поставленные  организационные цели и задачи. С другой стороны, по сравнению  со средним уровнем заработной платы в области заработная плата работников Управления низкая, что лишает Управление возможности предъявлять высокие требования к работающим.

Технологические факторы:

Технические изменения  позволяют Управлению улучшать технологии сбыта, закупки, анализа и т.д. При освоении новых технологий производителями, Управление имеет возможность покупать новые высококачественные товары, тем самым, повышая свой авторитет на рынке. Использование  вычислительной базы, применение новых бухгалтерских программ, учета денежных средств, материальных ресурсов позволяет увеличить производительность труда, а так  же сократить время на обработку данных. Применение  новых способов хранения товара, его транспортировки позволяет сократить время, а так же потери при осуществлении операций.