Проектирование рациональной организации рабочего дня руководителя

 

Реферат

 

38 с., 2 рис., 6 табл.,  17 источников, 1 прил.

 

УПРАВЛЕНИЕ, САМОМЕНЕДЖМЕНТ, ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ, ВРЕМЯ, УЧЁТ

       Объектом исследования является рабочий день менеджера по персоналу фирмы ЗАО «Стройинжиниринг»

Цель работы - выработка методов и приёмов наиболее рациональной организации рабочего времени.

 В процессе  работы проводилось сравнение  простого плана рабочего дня  и плана, построенного по методу  «Альпы», анализировались основные  методы рациональной организации  рабочего времени.

В результате исследования были даны рекомендации руководителю отдела продаж по улучшению использования своего капитала рабочего времени.

Основные технико-экономические  показатели – сокращение времени  выполнения работы при расстановке  приоритетов и делегировании - повышение коэффициента использования рабочего времени.

Эффективность работы руководителя определяется сокращением  затрат времени при выполнении основных задач.

Предложенный  метод «Альпы» планирования рабочего дня может применяться любым  руководителем: от мелкой фирмы до крупной корпорации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение 5

1 Теоретические  аспекты использования рабочего времени 5

   руководителем       

     1.1 Значение фактора времени 5

     1.2 Самоменеджмент как индивидуальная  технология  7

           использования рабочего времени 

2 Методология  учёта и анализа использования  времени 9

     2.1 Принципы эффективного использования  времени  9

     2.2 Инвентаризация рабочего времени 12

     2.3 Расстановка приоритетов в делах 14

     2.4 Техника планирования рабочего дня 18

3 Проектирование  рациональной организации рабочего дня руководителя  25

     3.1 Классификация затрат рабочего  времени 25

     3.2 Учёт и анализ затрат рабочего  времени менеджера по персоналу  26

           Фирмы ЗАО «Стройинжиниринг»

Заключение 32

Список использованных источников 41

Приложение  А. Классификация затрат рабочего времени 43

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Цель данной курсовой работы является анализ труда  руководителя и структуры

затрат его  рабочего времени. В результате данной работы я собираюсь

обозначить  основные проблемы, преодоление которых  позволит повысить

эффективность использования рабочего времени  руководителя. А так же

постараюсь  сформулировать рекомендации по решению  этих проблем.

Актуальность  выбранной мною темы определяется тем, что на сегодняшний день экономика и общество в нашей стране период реформ и преобразований.

Непрерывная перестройка  организационных структур, децентрализация  управления, модернизация технологий, стилей и методов руководства усиливают значение роли руководителя. Сегодня эффективный труд руководителя – это органический сплав науки и искусства, тесное сочетание мастерства, которому можно и нужно научить, и таланта организатора, с которым нужно родиться и который нужно развивать и совершенствовать.

Постоянный  дефицит времени при возрастающей интенсивности труда -  явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И сегодня, как никогда, актуален вопрос – как научиться экономить и эффективно

организовывать  время тех, кто реализует функции управления.

В рамках сформулированной цели были определены следующие задачи:

- проанализировать  содержание труда руководителя  и структурировать затраты

его рабочего времени;

- подготовить  рекомендации по улучшению рационального  использования рабочего времени руководителя.

    

     

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические  аспекты использования рабочего  времени руководителем

 

1.1 Значение  фактора времени

 

 

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время.

Человек, остро чувствующий  ценность даже самого крошечного промежутка

времени, успевает многое, и  кажется, что он не суетится и не спешит.

Замечено, что людям, умеющим  работать, времени хватает, его у  них больше, чем

у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: «Если хочешь, чтобы  у тебя было мало времени, ничего не делай».

Власть над временем дается только Тому, кто обрел власть над  собой, овладел

умением управлять собой, с уважением относится ко времени. Первый директор

Центрального  института труда Алексей Капитонович  Гастев отмечал: «Мы проводим на работе лучшую часть своей жизни. Важно же научиться так работать, чтобы работа была легка. И чтобы она была постоянной жизненной школой». Вместе с тем каждый человек постоянно своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его ни было отпущено, почти всем его не хватает.

Изучение бюджета  времени немецких управляющих показало, что только 8% из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени, В общей сложности 65% руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до 100%) дополнительного времени — а это один или два дополнительных рабочих дня в неделю.

Известный эксперт  по рационализации труда А. Макензи  опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам,

Из каждых ста  менеджеров:

• лишь один имеет  достаточно времени;

• десятерым  требуется на 10% больше времени;

• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;

• остальным  не хватает 50% времени.

Парадокс времени  гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в  деловом мире наиболее часто употребляют  поговорку «Время—деньги», однако:

• время—это  не только деньги;

• время дороже, денег;

• время—это  сама жизнь.

О значении времени  можно сказать и следующее:

• время необратимо;

• время нельзя умножить;

• время нельзя накопить;

• время нельзя передать;

• время проходит безвозвратно.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но

одно качество объединяет их всех: они сознательно  и системно используют свое

время и высвобождают себя, для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как  ресурсом каждый человек располагает  изначально в равном

количестве. Но результаты его использования у  разных людей различны.

Постоянный  недостаток времени при напряженном  трудовом ритме — явление,

наблюдаемое у  большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель  должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время. Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно

 

1.2 Самоменеджмент как индивидуальная технология использования рабочего времени

 Как пишет  Л. Зайверт [9, с. 18], самоменеджмент (персональный менеджмент) представляет  собой последовательное и целенаправленное  использование испытанных методов  работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. При этом основная цель персонального менеджмента – наилучшим образом использовать свои собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни, легче преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. То есть эффективный руководитель способен неупорядоченные работы и обусловленные внешними обстоятельствами выполнения заданий преобразовать в системный упорядоченный поток целесообразных задач, выполнение которых приведёт к достижению запланированного результата.

     Постоянный  дефицит времени при возрастающей  интенсивности труда - явление,  характерное для большинства  руководителей во всем мире. И  перед каждой экономически развитой  страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления. Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью,  личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя. Если руководитель постоянно занят «горящими делами», поддаётся стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а в общем – «латания дыр». В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

     Организация  личного труда руководителя не  может не учитывать индивидуальные  особенности людей. Тут нельзя  руководствоваться жесткими правилами  и нормами. Вместе с тем, и наука, и практика управления доказывают возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей. В деятельности успешно работающих руководителей есть общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента. Опыт показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в собственном доме могут и должны быть организованы в систему. Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков [15, с. 28-38]:

1. Способность  формулировать и реализовывать  жизненные цели.

    Содержанием  критерия служит умение мобилизовывать  собственные способности и жизненные ресурсы.

2. Личная организованность.

    Способность  руководителя жить и работать  по системе.

3. Самодисциплина

    Умение  управлять своим поведением, личная  дисциплинированность, соблюдение  строгого порядка, точность и  планомерность в работе.

4. Знание техники  личной работы.

    Знание  правил и приёмов организации  личной работы и умение ими  пользоваться.

5. Способность  делать себя здоровым.

    Хорошее  состояние здоровья, гигиена умственного  труда.

6. Эмоционально-волевой  потенциал.

    Способность  управлять своей волей, воспитывать  в себе оптимизм и жизнерадостность.

7. Самоконтроль.

     Способность  контролировать процессы своей  деятельности и её результаты.        

     Главные  потери времени мы несем из-за  нашего собственного промедления,

нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного  делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной

неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы. Мы естественно, не можем управлять самим временем. Но мы можем управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, - планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Эти функции лежат в основе самоменеджмента, без этого невозможно эффективно работать. Естественно, что эти функции находятся в определённой взаимозависимости, и каждая задача, стоящая перед руководителем, согласно самоменеджменту решается посредством этих функций, а именно [9, с. 37-38]:

1. постановка цели – анализ и формирование личных целей;
2. планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
3. принятие решений – принятие решений по предстоящим делам;
4. реализация и организация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач;
5. контроль – самоконтроль и контроль итогов (корректировка целей);
6. информация и коммуникация – пронизывает остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.