Проектирование рациональной организации рабочего дня руководителя

     Постоянное  следование данным функциям при  реализации стоящих перед менеджером задач поможет сберечь самый дефицитный и важный ресурс – время. Разумная самоорганизация позволит руководителю получить следующие преимущества самоменеджмента:

- выполнение  работы с меньшими затратами;

- лучшая организация  труда;

- лучшие результаты труда;

- меньше спешки  и стресса;

- больше удовлетворения  от работы;

- большая мотивация  труда;

- рост квалификации;

- меньшая загруженность  работой;

- меньше ошибок  при выполнении своих функций;

- достижение  профессиональных и жизненных  целей кратчайшим путём.

 

2 Методология  учёта и анализа использования  времени

 

2.1 Принципы  эффективного использования времени

 

 

     Принципы  управления временем прошли значительный  исторический путь от простого  планирования дел на будущее  до принципов управления собой  и планирования результатов работы. По мнению Резника, для повышения результативности управленческого труда каждому менеджеру необходимо придерживаться следующих правил личной организованности и самодисциплины [15, с. 184-190]:

1. Точно определить  свою цель.

     Определив  изначально конечное желаемое  состояние, легче найти кратчайший путь к достижению поставленной цели. Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Чётко сформулированная цель побуждает к действиям, является мотивом, определяющим активность личности. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы напрасно тратить свои силы. При этом любая цель должна быть:

• конкретна;
• измерима;
• реальна;
• определены временные границы.

Цели обязательно  должны фиксироваться на бумаге. При  этом записанные долгосрочные цели становятся зримым ориентиром.

2. Составить  план операций.

     В  рамках общего планирования планирование  времени занимает не менее  важную часть. Планирование своего времени является необходимым звеном в достижении успеха руководителя в жизни и на работе в частности, что означает достижение поставленных целей. Оно ориентируется на стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели. Каждому менеджеру необходимо фиксировать не только свои долгосрочные и среднесрочные жизненные цели, но и дневные планы выполнения работ.

3. Расставить  приоритеты.   

     Важной  составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т. д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очерёдностью выполнения.

4. Придумать  себе стимулы.

     Каждый  человек лучше делает то, что  хочет делать. В связи с этим  возникает задача превратить  свои занятия из «надо» в  «хочется», и продуктивность деятельности  повысится автоматически.

5. Устанавливать  твёрдые сроки.

     Работа  всегда отнимает ровно столько  времени, сколько ей посвящается.  Соответственно, если вы не задать  определённые временные пределы,  то она может длиться дольше, чем требуется. Здесь есть важные  моменты:

- сроки должны  быть реальными;

- необходимость твёрдо держаться срока.

6. Научиться  быть решительным.

     Главное  здесь  - не откладывать дело  со дня на день, не откладывайте  «на потом». Если выполнять все  дела своевременно, они не потребуют  излишнего расходования времени  и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг, поэтому ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

7. Научиться говорить «нет», соизмеряя свои дела и цели.

     Важно  избегать бесцельных обстоятельств,  если в другом месте время  можно провести с большей пользой.

8. Приступать  к делу сразу же.

9. Избавляйтесь  от перфекционизма.

     Латинское  слово «perfectus» означает ничто иное, как абсолютное совершенство. Со временем слово перфекционизм приобрело некоторый негативный оттенок, выражающий напрасное стремление к недостижимому совершенству. Часто проще, надежнее, выгоднее, т.е. лучше со всех сторон остановиться на достигнутом хорошем уровне, чем пытаться достичь неземного совершенства. На практике означает частая перепроверка своей работы, а значит, тратится много времени там, где можно управиться за минуту. Обычно причина везде одна – страх совершить ошибку, который постоянно вгоняет в стресс и не дает нормально работать.

10. Ежедневный  контроль выполнения намеченных  дел.

     Всегда  подводить итоги работы за  день, а уже потом составлять  список дел на очередной день.

11. Рутинные  собрания следует проводить в  конце рабочего дня.

     Творческий  и энергетический уровни достигают  максимума в первой половине  рабочего дня, и потому это  время не следует растрачивать  на тривиальные дела. Помимо прочего,  конец рабочего дня станет  естественной границей этого  собрания. 

12. Готовить заранее письменную повестку собрания, стараться неуклонно придерживаться её и следить за соблюдением регламента.

     Соблюдение  этих правил облегчает подготовку  собраний, позволяет не отклоняться  от предмета и оставаться в  рамках деловых вопросов. Определять повестку собрания следует до его начала, поскольку в процессе ее обсуждения некоторые вопросы будут решены еще до начала собрания. Любое собрание следует начинать с представления повестки («На сегодняшнем собрании мы рассмотрим следующие вопросы...»). Ведение протокола собрания обеспечивает уверенность, что решения не будут забыты, что исполнители и ответственные определены и что ожидания каждого сбудутся. Необходимость соблюдения регламента стимулирует участников собрания быть рациональными и завершить собрание в установленное время.

13. Содержать  своё рабочее место в порядке. 

     Это  позволит минимизировать непроизводительные  затраты времени (которое будет  уходить в том числе и на  поиск нужных документов).  

14. Делегирование  заданий.

     Делегированием называется поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности, что означает в первую очередь саморазгрузку для руководителя. Оно высвобождает ценное время для выполнения руководящих функций и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей и получения опыта (мотивация). Эффективное делегирование полномочий - один из ключевых методов управления временем.

     Исследования  показывают, что менеджеры, использующие  такие методы, лучше контролируют  своё время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с подчиненными и не ощущают действия ряда стрессоров времени, с которыми приходится сталкиваться большинству менеджеров. Ежедневная экономия всего тридцати минут позволяет сэкономить за годы работы целый год, или 8760 часов

2.2 Инвентаризация  рабочего времени

 

     Первый  шаг, который надо сделать для  повышения эффективности использования  рабочего времени — это провести  инвентаризацию обычных временных  затрат. Чтобы изменить рабочий  стиль, необходимо иметь представление о том, на что уходит время, что конкретно и как вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным. Именно для определения текущих затрат времени необходимо проведение инвентаризации рабочего времени. Для планирования недостаточно иметь перечень выполняемых работ, необходимо знать их фактическую продолжительность и на её основе устанавливать сроки начала и окончания работ. В связи с этим наблюдение за своим рабочим днём является неотъемлемой частью процесса управления временем. Кроме того, постоянный периодический учёт затрат временного ресурса развивает столь необходимое для руководителей чувство времени.

     Проводить  инвентаризацию времени нужно  за несколько рабочих дней, чтобы  проанализировать свой рабочий  стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

    «Неправильный»  рабочий стиль часто имеет  следующие признаки:

• неизвестно, на что вообще расходуется время;
• неизвестно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
• неизвестны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
• неизвестно, какие личности или какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

     Только  если конкретно определить, сколько  времени, на что и с кем  тратится, откроются действительно  важные резервы своего личного рабочего времени.

     Учёт  и анализ использования времени  проводится посредством хронометража (фотография рабочего дня), т.е.  фиксации всех выполняемых работ  и действий в течение дня  с указанием времени их начала  и окончания, инвентарная опись всех видов деятельности. Суть хронометража – заострение внимания на времени, - что позволяет нарабатывать отличное чувство времени. Сегодня эта задача может решаться не только записями в своём еженедельнике или блокноте, но и путём использования различных программных продуктов: Exel, Outlook, Lotus Notes

     Для  целей хронометража могут быть  использованы следующие таблицы:

 

Таблица 1 - Анализ видов деятельности и расхода  времени [9, с. 28]     

     Необходимо  фиксировать все виды деятельности  в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени. После проведения учёта трудовой активности за несколько дней нужно оценить течение рабочего дня по следующим критериям:

А – была ли работа необходимой? (да / нет)

Критерий определения  способности установки приоритетов и делегирования.

Б – были ли оправданы затраты времени?

Критерий определения  степени владения концентрацией, дисциплиной  и техникой работы.

В – было ли целесообразным выполнение работы?

Критерий определения  способности постановки целей.

Г – был ли сознательно определён временной интервал для выполнения работы?

Критерий определения  способности планирования дня.

     Многократный  учёт и анализ дают возможность  вывести определённые закономерности, определить характерные причины  потерь рабочего времени, а также оценить примерные нормативы затрат на отдельные виды работ. С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:

— Какое количество (или процент) времени я трачу  на долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило, это около 20 – 30% рабочего времени: желательно

довести этот процент до 60 – 70%).

— Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам? (В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%).

— Какой процент  времени я трачу на «поглотители»? (Показатель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями хронометража его удается снизить до 10 – 20%) [2, с. 85].

 

Таблица 2 - Листок «дневных помех» [9, с. 28]

     В  данную таблицу следует заносить  все «помехи» и перерывы в  работе, которые нарушают планомерно  осуществляемый трудовой процесс:  телефонные разговоры, незаявленные посетители и другие «воры времени». Анализ данного блока позволит определить наиболее дорогостоящие временные «помехи» и на основе этого предпринять дальнейшие шаги по сокращению бесполезных телефонных разговоров и посещений.

     Не  менее важным методом для развития чувства времени у руководителя является калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом решения задачи нужно мысленно определить срок его выполнения: «Я выполню её за N минут». При этом назначаются реальные сроки для выполнения. Выполнив дело, сверяем запланированное время с реально потраченным и оцениваем расхождение. Если в 60-минутном деле ошибка составляет ± 3 и менее минуты — хорошее чувство времени. Если ошибка составила ± 5 и более минут — то степень развития чувства времени невелика, и требуются тренировки. Пять минут погрешности при часе работы составляют 12%  временного капитала (более 1000 часов в год). Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Первые результаты калибровки появляются уже на 3 - 4 день [7, с. 23-24].

     Данные  способы инвентаризации времени  позволят менеджеру лучше ориентироваться  в ходе рабочего дня, определить  основные причины потери времени  и методы по их устранению, выделить «проблемные» области  своего личного тайм-менеджмента.

 

2.3 Расстановка  приоритетов в делах

 

     Постоянное  установление приоритетов – основное  правило эффективной техники  личной работы менеджера. Правильная  расстановка приоритетов в делах  позволит решить некоторые из  основных проблем руководителей:

- попытки сразу  выполнить слишком большой объём  работы;

- трата сил  на несущественные дела, не приносящие  нужного результата.