Проектирование рациональной организации рабочего дня руководителя

О – время  основной работы;

ПЗ - подготовительно-заключительное время;

ОРМ – время  на обслуживание рабочего места.

     Индексация  затрат рабочего времени по  характеру деятельности:

А-О – время  административно-организационной работы;

Т - время творческой работы;

Ф-Л – время  формально-логической работы;

И – время  технической или исполнительской  работы.

     Таблица  4 - Классификация затрат рабочего  времени руководителя 

отдела продаж (см. Приложение А)

№ п/п	Наименование элементов  труда или затрат рабочего времени	Время, мин.	Индексы затрат времени
			по виду	по содержанию труда	по характеру деятельности
1	Деловая переписка	17	ВР	О	Ф-Л
2	Составление плана рабочего дня	7	ВР	ПЗ	Ф-Л
3	Подбор и расстановка персонала;	62	ВР	О	А-О
4	Изучение и анализ штатной структуры предприятия	20	ВР	О	А-О

Продолжение таблицы 4

№ п/п	Наименование элементов  труда или затрат рабочего времени	Время, мин.	Индексы затрат времени
			по виду	по содержанию труда		по характеру  деятельности
5	Аттестация сотрудников;	30	ВР	О		А-О
6	Создание кадрового резерва предприятия	60	ВР	О		И
7	Обучение и адаптация персонала	90	ВР	О		А-О
8	Совещание с руководителями других отделов	25	ВР	О		Т
9	Поддержание трудовой дисциплины предприятия	37	ВР	О		Т
10	Оформление документов о приёме-увольнение сотрудников	30	ВР	О		Ф-Л
11	Отдых	50	ОТЛ	*		*
12	Составление методических рекомендаций по деятельности должностных лиц предприятия;	35	ВР	О		Т
13	Написание отчёта о текущем  состоянии деятельности отдела продаж	50	ВР	ПЗ		ФЛ
	Итого, мин:	506	Индексы затрат времени
			По виду		По содержанию труда		По характеру  деятельности
			ВР-456 ПНФ-0   ОТЛ-50		О-399 ПЗ-57		А-О-200 Т-97 Ф-Л-104 И-60

 

     Проведем  анализ затрат рабочего времени: 

1. Экстенсивность  использования рабочего времени.

Определяется  коэффициентом экстенсивного использования  времени, который отражает общее использования предоставляемого рабочего времени [15. с.197]:

,

где Ф - общий  фонд рабочего времени; П - потери рабочего времени;

К_э = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

К_э = 1 - (50) / 506 = 90%;

     По  результатам проведения хронометража  других менеджеров предприятия  было установлено среднее значение  данного коэффициента, которое составляет 95%. Это значение и принято за нормативное. Таким образом, общее рабочее время данного менеджера организовано достаточно рационально, отклонение от  нормы составляет 5%.

2. Интенсивность  использования рабочего времени.

Определяется  коэффициентом интенсивного использования, который определяет рациональность структуры использования рабочего времени в сравнении с нормативной и рассчитывается [15. с.197]:

,

где  J_ф и J_р - фактическая и рекомендуемая (нормативная) доля каждого элемента структуры баланса рабочего времени; n - количество видов затрат времени. 

Исходные данные для расчёта отражены в таблице 3.

 

 

 

 

Таблица 5 - Рациональность использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО “Мебель-мастер”

№ п/п	Наименование показателя	Формула	Расчетное значение	Нормативное значение (среднее)
А.   1.1.         1.2.	По содержанию труда: Коэффициент времени  подготовительно-заключительной работы, Кпз Коэффициент времени  основной работы, Ко	Кпз=ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ)	57/(57+399) = = 0,125	0,05
		Ко=О/ (ПЗ+О+ОРМ)	399/(57+399) = = 0,875	0,7
Б. 2.1.	По характеру деятельности: Коэффициент времени  организационно-административной работы, Коа	Коа=ОА/ О	200/399 = 0,5	0,47
2.2	Коэффициент времени  творческой работы, Кт	Кт=Т/ О	97/399 = 0,24	0,2
2.3.	Коэффициент формально-логической работы, Кфл	Кфл=ФЛ/ О	104/399 = 0,3	0,2
2.4.	Коэффициент исполнительской  работы, Ки	Ки=И/ О	60/399 = 0,2	0,19

 

К_и = 1 -  | (0,125-0,05)+(0,875-0,7)+(0,5-0,44)+(0,24-0,2)+(0,3-0,2)+(0,2-0,19) | = 0,70 (70%)

     На  основе анализа рациональности  использования рабочего времени можно сделать вывод о чрезмерных затратах времени на подготовительно-заключительную часть работы.

3. Общий коэффициент  использования рабочего времени [15. с.197]:

К = 0,90*0,70 = 0,63 (63%)

     В  данном случае коэффициент показывает, что менеджер по персоналу использует рабочее время на 63% по отношению к средним показателям затрат времени руководителей фирмы. Для повышения своей эффективности менеджеру необходимо менять подходы к планированию своей работы. Одним из вариантов техники планирования дня является вышеописанный метод «Альпы».

     Рассмотрим  структуру рабочего времени при  использовании руководителем метода  «Альпы» при планировании своего  дня.

 

Таблица 6 - План рабочего дня по методу «Альпы»

Наименование элементов труда или затрат рабочего времени	Затраты времени, мин.	Приоритеы	Перепоруче-ния
Деловая переписка	17
Составление плана рабочего дня	7
Подбор и расстановка персонала;	62	А
Изучение и анализ штатной структуры предприятия	20	А
Аттестация сотрудников;	30	А
Создание кадрового резерва предприятия	60	В	Д
Обучение и адаптация персонала	90	А
Совещание с руководителями других отделов	25	В	Д
Поддержание трудовой дисциплины предприятия	37	В	Д
Оформление документов о приёме-увольнение сотрудников	30	В	Д
Отдых	50
Составление методических рекомендаций по деятельности должностных лиц предприятия;	35	В	Д
Написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж	50	С	Д
Итого затраты руководителя:	292

 

     Таким  образом, рабочее время руководителя планируется на 63 %  дня (резервируется время на спонтанную и непредвиденную работу). Все задачи чётко распределены по приоритетам. Задачи категории А выполняются самим руководителем (296 мин.) как наиболее важные и срочные (выполняются в том порядке, в каком перечислены в таблице 4). Задачи категории В - важные и несрочные - делегируются подчинённым. Задачи категории С - «поглотители времени» - отбрасываются.

     Следуя  данной методике, руководитель отдела  продаж:

- сконцентрируется на выполнении первоочередных задач, требующих немедленного решения, и, как следствие, будет достигать поставленных целей;

- улучшит самоконтроль  и самодисциплину;

- повысит удовлетворённость  и мотивацию (как свою, так и  работников);

- спокойно будет воспринимать непредусмотренные события;

- будет меньше  подвержен влиянию стрессов и  нервного напряжения;

- и, самое  главное, получит значительный  выигрыш во времени за счёт  методичной организации труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

     Таким  образом, под управлением своим временем понимается наиболее рациональная организация своих дел и задач во времени. Управлять временем нельзя, но организовать его можно, а для руководителя ещё и необходимо. Как мы можем организовать пространство с помощью расположения и движения предметов, так мы можем организовать время расположением и движением дел и поступков. С каждым годом всё большее число компаний внедряют технику организации времени для всех сотрудников - корпоративный тайм-менеджмент. Это связано, в первую очередь, с тем, что в современном капиталистическом мире скорость становится важнейшим конкурентным преимуществом. В связи с этим, так широко развиваются и внедряются на западе информационные технологии в бизнесе и управлении и, в не меньшей степени, принципы тайм-менеджмента в практике организации рабочего времени всей корпорации. Сегодня клиенты, руководство, деловые партнёры,  рынки - все ждут от руководителя скорости, организованности и пунктуальности.

     Как  пишет Г. Архангельский, главные  конкурентные преимущества сегодня - это время, качество и деньги. Но если в XXI веке качество должно быть высоким по определению, а конкуренция по цене приводит только к ценовым войнам, то остаётся конкуренция по параметру времени. Насколько быстро подчинённые готовят документы, насколько оперативно отвечают на запросы клиентов, сколько новых проектов одновременно могут реализовать сотрудники? Всё это сегодня - элементы конкуренции по времени. Из этого следует, что время становится дороже денег.

     В  связи с этим и возникает наука тайм-менеджмента, которая даёт менеджеру технологию  как стать более динамичным, всё успевать  и укладываться в максимально сжатые сроки. Тайм-менеджмент — технология, позволяющая резко повысить личную эффективность менеджеров и специалистов.

      Самоменеджмент представляет собой  индивидуальную технологию повышения  личной эффективности в работе. Процесс осуществления самоменеджмента  можно представить в  виде  ряда взаимосвязанных функций:

7. Постановка цели: анализ и формирование личных целей;
8. Планирование: разработка планов своей деятельности;
9. Принятие решений по предстоящим делам;
10. Реализация и организация: организация личного трудового процесса в соответствии с планом;
11. Контроль итогов работы;
12. Информация и коммуникации.

     Для  повышения эффективности работы необходимо сначала провести учёт использования времени методом инвентаризации и хронометража. На основе проведённого учёта анализируются затраты времени и определяются основные направления работы в целях повышения эффективности.

     Основные принципы тайм-менеджмента:

- определить  свою цель;

- составить  план работ;

- определить  точные сроки выполнения;

- расставить  приоритеты в делах;

- приступать  к делу сразу же;

- научиться  говорить «нет», соизмеряя свои  дела и цели;

- быть решительным в работе;

- ежедневно  контролировать выполнение запланированных  дел.

     При  этом важнейшими принципами являются  принцип планирования и принцип  расстановки приоритетов. Причём план существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

     В соответствии с техникой планирования рабочего дня    

- следует сосредоточивать внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь;

- планировать  задачи на 60% времени, для планирования непредвиденной активности в течение дня;

- использовать  органайзер или дневник времени  для планирования работы;

- подстраивать  свою работоспособность под решение  задач разного приоритета;