Расчет заработной платы и учет кадров на предприятии

 

Вариант №1, ТЕМА №8: Расчет заработной платы и учет кадров на предприятии.

 

ПЛАН

Введение…………………………………………………...……………………...2

Постановка задачи………………………………………………………………...3

1. Запуск программы…………………………………………………………….3
2. Последовательности учетных действий…………………………………….5
3. Главное меню………………………………………………………………….6

2.1 Кадровый учет…………………………………………………………….....10

2.2  Кадровые перемещения ………………………………………………..…..21

2.3 Увольнения с работы………………………………………………………..24

3. 1 Ведения учета заработной платы…………………………………………..26

3.2 Начисление заработной платы…………………………………………..….29

3.3 Учет выплаченной заработной платы……………………………………...35

3.4 Отчеты по оплате труда……………………………………………………..46

Заключение……………………….…………………………………………….47

Список используемых источников…………………………………………….50

 

 

 

 

 Введение

   Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс резко ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Результативность экономики и завоевание ею места полноправного партнера в мировой экономической системе в значительной степени будут зависеть от того, в каких масштабах используются современные информационные технологии, а также от того, какую роль они играют в повышении эффективности общественного производства. Сфера применения информационных технологий в экономике на базе персональных компьютеров и развитых коммуникационных средств очень обширна и включает разнообразные направления ее применения, что позволяет учреждениям, предприятиям, фирмам, а также отдельным специалистам получать всю необходимую информацию в нужное время и в полном объеме. Информационные процессы, происходящие в объектах хозяйствования, строятся на использовании разнообразных технологических решений и дают возможность отнести информацию к разряду наиболее важных, ценных и дорогостоящих ресурсов, экономящих трудовые затраты, материальные и финансовые средства. Представленная работа способствует формированию у студентов системы знаний по применению информационных технологий в сфере управления производственным предприятием на примере использования системы «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 8». Изучение данного программного продукта поможет создать упорядоченную систему знаний о реальных возможностях существующих и новых информационных технологий. Такая система знаний будет способствовать принятию оптимальных решений о необходимости, целесообразности и обоснованности внедрения информационных технологий в производственно-хозяйственную деятельность предприятий, фирм и других организаций.

 

Постановка задачи

      В данной практической работе рассмотрим основные алгоритмы  работы с программой «1С : БУХГАЛТЕРИЯ 8» в разделе кадровый учет  и расчет заработной платы. Рассмотрим примеры ввода команд применительно к интерфейсу «Расчет заработной платы организаций», а так же «Кадровый учет организации».

1.1 Запуск программы

Как вы уже знаете, для того, чтобы  запустить программу, нужно пройти по пути Пуск > Все программы > 1С Предприятие 8.1. > 1С Предприятие. На предыдущем занятии мы создали новую информационную базу, а теперь пришло время ее запустить.

Выберите созданную базу в окне запуска программы и нажмите  на кнопку 1С:Предприятие. Первое открытие конфигурации 1С:Бухгалтерия в режиме 1С:Предприятие может занять несколько минут - система выполняет некоторые служебные операции.

После первого запуска в рабочей  области окна программы (рис. А) отображается окно стартового помощника. Он позволяет упростить выполнение некоторых подготовительных действий для начала работы с программой.

 
Рис. А. Окно программы

Окно имеет вполне традиционное для Windows-программ устройство. Верхняя  часть занята строкой главного меню. Ниже находятся панели инструментов. Дальше следует рабочая область, занимающая практически всю площадь окна.

В нижней части окна находится весьма полезная при работе с программой Панель окон (на рисунке она содержит лишь один элемент - ярлык окна Стартовый помощник ). Кстати, можно заметить, что устройство окна программы напоминает устройство Рабочего стола Windows - это сходство кажется особенно сильным благодаря панели окон.

Ниже Панели окон можно увидеть строку состояния, в которой отображаются некоторые сведения о работе программы.

Так же на рис. А вы можете видеть окно Служебные сообщения, расположенное в нижней части экрана. Оно предназначено для вывода служебных сообщений, которые дают подробную информацию о процессах, происходящих в системе. Окно Служебные сообщения можно закрыть, воспользовавшись соответствующей кнопкой в его правом верхнем углу. Обратите так же внимание на кнопку с изображением, простите за повторение, кнопки. Если пиктограмма с кнопкой находится в том состоянии, в котором оно находится на рис. А ("острием" вниз) - мы можем свободно перемещать окно Служебные сообщения в пределах рабочего окна программы, менять его размер. Если же кликнуть пиктограмму с кнопкой, ее "острие" окажется направленным влево, а окно Служебные сообщения окажется "прикрепленным" к нижней части рабочего окна программы. Мы можем менять его размер по вертикали или закрывать, но ничего другого сделать с ним не можем. Такая кнопка может встретиться вам и в других окнах - теперь вы знаете, как с ней обращаться и на что она влияет.

Кстати, подобные же аналогии справедливы  и для многих других кнопок и команд. Обычно, если с помощью некоей кнопки панели инструментов с определенной пиктограммой, мы можем создать новый документ, это означает, что воспользовавшись подобной кнопкой в применении к другим объектам мы можем сделать то же самое.

 1.2 Последовательности учетных действий

Прежде чем переходить к дальнейшему  изложению материала, отвлечемся на вопросы, касающиеся последовательности работы в программе.

В частности, последовательность работ  с новой информационной базой с точки зрения бухгалтера выглядит следующим образом:

1. Ввод сведений об организации, об особенностях учета, начальное заполнение справочников
2. Ввод начальных остатков по счетам (в том случае, если программу внедряют в организации, где учет уже велся без применения 1С:Бухгалтерии)
3. Учетная деятельность с помощью программы
4. Получение отчетности

Для полноты картины сюда можно добавить этап настроек, выполняемых администратором системы с помощью Конфигуратора.

В данной лекции мы познакомимся с  общим устройством системы, посмотрим  на различные объекты, которые применяются  для организации учетной работы. Здесь мы не будем останавливаться  на подробностях работы с теми или  иными объектами - сейчас ваша задача - немного привыкнуть к интерфейсу системы, научиться различать ее объекты. В следующих лекциях, рассматривая те или иные разделы учета, мы будем  подробно рассматривать необходимые  объекты.

 1.3 Главное меню

Можно заметить, что главное меню в программе выглядит очень большим. Действительно, в нашем случае оно  содержит 18 пунктов. Если вы начнете  работу с программой на каком-нибудь предприятии по достаточно узкому направлению  учета, вам, скорее всего, будет доступен менее обширный вариант меню. В  частности, 1С:Предприятие позволяет настраивать различные виды интерфейсов, которые включают и различные составы главного меню, для различных пользователей системы. В Конфигураторе можно настроить механизм, который позволяет системе проконтролировать вход в нее различных пользователей и сопоставить различным пользователям различные права доступа к системе и работы с ее объектами.

Дадим краткую характеристику пунктам  главного меню.

1. Файл. Традиционный пункт меню для Windows-программ. Предназначен для общих операций с файлами - создания новых файлов, открытия существующих, для печати документов, для выхода из программы, выполнения некоторых сервисных операций. Надо отметить, что основная нагрузка в данном пункте ложится на команду Файл > Открыть. Она позволяет открывать различные внешние файлы. В частности, это могут быть так называемые внешние обработки и отчеты, которые позволяют, не изменяя базовой конфигурации (что важно, если ваша конфигурация находится на поддержке у обслуживающей организации) выполнять с вашими данными какие-либо действия, не предусмотренные стандартными механизмами.
2. Правка. Содержит обычные для пункта с подобным названием команды для работы с данными - среди них команды копирования, вставки, поиска, отмены действий и т.д.
3. Операции. Этот пункт главного меню специфичен для 1С:Бухгалтерии. Если кратко охарактеризовать его - то он способен заменить большую часть пунктов главного меню. Дело в том, что его пункты предоставляют доступ к объектам системы, сгруппированным по типам. Например, команда Операции > Документы открывает окно с довольно внушительным списком всех документов и журналов документов, существующих в конфигурации. Те же самые документы и журналы, распределенные по смысловым группам, можно найти в остальных пунктах главного меню, из которых с ними, безусловно, удобнее работать, чем из общего списка, который не упорядочен по принадлежности документа к тому или иному разделу учета. Однако в некоторых случаях - например, если вы точно не знаете где искать тот или иной объект в главном меню, но знаете его тип ( Документ, Справочник, Регистр сведений и т.д.) и название - списки объектов весьма полезны.
4. Банк. В этом и последующих пунктах меню (до пункта Кадры ), названия которых говорят сами за себя, сосредоточены команды для быстрого доступа к объектам системы, обеспечивающим автоматизацию соответствующих разделов учета.
5. Касса
6. Покупка
7. Продажа
8. Склад
9. Производство
10. ОС
11. НМА
12. Зарплата
13. Кадры
14. Отчеты. Здесь собраны различные отчеты. Если вам нужен Бухгалтерский баланс организации, Оборотно-сальдовая ведомость или еще какой-нибудь отчет - обратитесь к данному пункту.
15. Предприятие. Даёт доступ к данным о предприятии, на котором ведется учет, содержит команды для вызова документов по вводу начальных остатков, позволяет настраивать учетную политику, вводить информацию о подразделениях организации, поддерживает другие подобные функции.
16. Сервис. Содержит множество сервисных команд. Например, здесь можно настроить некоторые параметры системы - команда Сервис>Параметры открывает весьма полезное окно, позволяющее настраивать рабочую дату программы. Эта возможность, в частности, нужна при проведении операций по вводу начальных остатков в систему.
17. Окна. Предназначена для работы с окнами.
18. Справка. Содержит пункты, дающие доступ к справке по программе.

Главное меню можно настраивать - для  этого можно воспользоваться  командой меню Сервис > Переключить интерфейс (рис. Б)

 
Рис. Б. Выбор варианта отображения главного меню

Надо отметить, что в настоящий  момент актуальна редакция 1С:Бухгалтерии, номер который начинается с 1.6. Предыдущая редакция - 1.5. - тот, кто привык к меню редакции 1.5. может переключить в соответствующий режим главное меню программы. Разработчики предусмотрели несколько вариантов интерфейсов для различных категорий пользователей, например - для тех, кто использует упрощенную систему налогообложения (УСН) - их так же можно выбирать при настройке вида главного меню.

 

2.1 Кадровый учет

Кадровый учет, учет заработной платы - это важная часть делопроизводства в любой организации. Кадровый учет сам по себе находится несколько в стороне от бухгалтерского учета, однако в некоторых вопросах (например, в вопросах, касающихся размера оклада сотрудников) весьма тесно с ним соприкасается.

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа, не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и "зарплатный" учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете, отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом), ориентированным именно на эти операции.

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

В частности, 1С:Бухгалтерия позволяет выполнять следующие действия:

Кадровый учет;

Учет начисления заработной платы;

Учет выплаты  заработной платы;

Учет депонирования заработной платы;

Учет расчетов по НДФЛ ;

Формирование отчетности;

Для начала рассмотрим вопросы  кадрового учета в 1С:Бухгалтерии.

8.2. Организация кадрового  учета

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

Прием на работу;

Увольнение с работы;

Кадровые перемещения;

Формирование отчетов  по кадрам;

Прием на работу

После того, как с новым  сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу ( Кадры > Прием на работу в организацию ).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного  учета его заработной платы, позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать  этот документ желательно выполнить  следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица ( Кадры > Физические лица ). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице ( рис. 1) достаточно подробны.

 
Рис. 1. Заполнение информации о физическом лице

В нашем случае здесь  сохранены данные о Васильеве Сергее Петровиче, который внесен в справочник Ответственные лица как руководитель организации.

Напомним, что при нажатии  на кнопку НДФЛ в командной панели приведенного окна, открывается окно для настройки некоторых параметров, влияющих на расчет НДФЛ. В частности, это информация о заработной плате  на предыдущих местах работы и данные о налоговых вычетах, применяемым к данному физическому лицу.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы "превратить" обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника  Сотрудники организации ( Кадры > Сотрудники организации ). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица.

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника  Сотрудники организации, достаточно выбрать  физическое лицо Васильев Сергей Петрович в справочнике Физические лица, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать  в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации. Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды

( рис.2.).

 
Рис. 2. Заполнение информации о сотруднике организации