Расчет заработной платы и учет кадров на предприятии

Отчеты по кадрам

Отчеты по кадрам можно  найти в уже известном вам  меню Кадры. Например - это личная карточка работника по форме №Т-2 ( Кадры > Личная карточка Т-2 ), отчет Список работников ( Кадры>Список работников организации ).

3.1 Ведение учета заработной  платы

Рассмотрим особенности  исчисления, начисления, выплаты, депонирования заработной платы в 1С:Бухгалтерии. Прежде чем говорить о "зарплатных" действиях в программе, рассмотрим общую последовательность этих действий. Дело в том, что в системе нет единого документа, который позволяет рассчитать зарплату, начислить ее, учесть на счетах бухгалтерского и налогового учета, выплатить. Все эти действия выполняются различными документами, причем, обычно применяется определенная последовательность действий, связанных с заработной платой.

Ниже приведен состав такой  последовательности. Не все из приведенных  этапов должны строго следовать друг за другом.

Оформление сотрудника на работу, используя документ Кадры > Прием на работу в организацию. Похожую  роль может играть документ Кадры > Кадровое перемещение организаций, но он может воздействовать на тех  сотрудников, которые уже приняты  на работу.

Оформление документа  Зарплата > Начисление зарплаты работникам организации. С помощью этого  документа можно зарегистрировать в системе сведения о начисленных  работнику суммах заработной платы, об удержанном НДФЛ. Надо отметить, что при заполнении этого документа бухгалтер обычно вынужден прибегать к самостоятельным расчетам. Этот документ, фактически, формирует расчетную ведомость по сотрудникам организации.

Оформление документа  Зарплата > Зарплата к выплате. Фактически, этот документ предназначен для автоматизации создания платежной ведомости.

Оформление РКО ( Касса > Расходный кассовый ордер ) - если заработная плата выплачивается через кассу организации, Платежного поручения исходящего ( Банк > Платежное поручение исходящее ) в том случае если заработная плата выплачивается через банк. Эти документы можно заполнить на основании ранее созданного и проведенного документа Зарплата к выплате. Причем, в системе предусмотрена специальная обработка ( Зарплата > Выплата зарплаты расходными ордерами ), которая позволяет автоматически сформировать РКО на каждого сотрудника на основе платежной ведомости, созданной документом Зарплата к выплате. Эта обработка нужна тогда, когда заработную плату каждому работнику выплачивают на основании отдельного РКО.

Оформление документа  Зарплата > Депонирование > Депонирование на тех сотрудников, которые заработную плату не получили. Причем, в будущем, выплата депонированных сумм отражается особым образом - например - с помощью РКО с соответствующим типом операции. В соответствии с законодательством, в том случае, если депонированные суммы не получены сотрудником в течение определенного периода, они могут быть зачислены в доход организации документом Зарплата > Депонирование > Списание депонентов в доходы организаций.

Заполнение документа  Зарплата > Расчет ЕСН для расчета  Единого Социального Налога на заработную плату.

Заполнение документа  Зарплата > Отражение зарплаты в  регламентированном учете - для формирования проводок по учету заработной платы в бухгалтерском и налоговом учете.

Как видите, даже упрощенный учет заработной платы требует немало работы. Давайте рассмотрим отдельные этапы перечисленных процессов. Выше мы уже прошли п.1 приведенного списка - приняли на работу сотрудников, позанимались кадровыми перемещениями. Поэтому сейчас мы займемся п.2, а именно - расчетом и начислением заработной платы.

Предварительные сведения

Программа обладает лишь базовыми возможностями по начислению заработной платы - поэтому пользователю обычно приходится вносить в заработную плату, рассчитанную программой, ручные коррективы или заполнять документ, который используется для расчета заработной платы, вручную. Упрощенные способы исчисления заработной платы, которые предусмотрены в 1С:Бухгалтерии, вряд ли способны удовлетворить бухгалтера организации, которая использует различные формы и системы оплаты труда. Как уже говорилось, если вам нужна серьезная система для автоматизации кадровой службы и автоматизации работы с зарплатой - лучше всего будет обзавестись специализированным программным комплексом - таким, как 1С:Зарплата и управление персоналом.

В системе есть обработка  Помощник по учету зарплаты ( Зарплата > Помощник по учету зарплаты ), рис. 15.

 
Рис. 15. Помощник по учету зарплаты

Она содержит пронумерованную  последовательность шагов, которую  нужно выполнить в процессе подготовки системы к начислению зарплаты, начисления зарплаты, ее отражения в учете, выплаты, депонировании. Кроме того, на форме  обработки присутствуют сведения о  последних введенных документах различных типов и другая справочная информация.

Эта обработка, наряду с вкладкой Зарплата, которая есть на Панели функций, позволяет повысить удобство работы с "зарплатной" частью программы и предоставляет альтернативный интерфейс для действий, которые можно найти в пункте главного меню Зарплата.

3.2 Начисление заработной платы

Операция начисления заработной платы в 1С:Бухгалтерии производится при помощи документа Начисление зарплаты работникам организаций ( Зарплата > Начисление зарплаты работникам организаций ).

Создадим новый документ для начисления заработной платы (нажав кнопку Добавить в форме списка документов), рис. 16).

 
Рис.16. Документ Начисление зарплаты работникам организаций

Обратите внимание на поля От и Месяц начисления. Здесь в поле Месяц начисления автоматически установлено 01.01.2009, а в поле от - 30.01.2009 - то есть - последний день месяца (в нашем случае это пятница). Последний день месяца здесь выставлен не случайно. Дело в том, что заработную плату в организациях обычно начисляют именно последним днем месяца, за который исчислена заработная плата. Делается это для того, чтобы начисление дохода по заработной плате соответствовало требованиям п. 2 ст. 223, гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. Там указано следующее:

"При получении дохода  в виде оплаты труда датой  фактического получения налогоплательщиком  такого дохода признается последний  день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход".

Система автоматически заполняет  поля с информацией о дате документа  и о месяце начисления. Эти поля можно редактировать вручную. Например, если у нас возникнет необходимость  начислить заработную плату работнику, который уволен до истечения календарного месяца - мы сможем вручную отредактировать поле с датой нашего документа.

Документ имеет две  вкладки. Вкладка Начисления заполняется  списком сотрудников и содержит информацию о начисленной заработной плате. Вкладка НДФЛ содержит данные об НДФЛ, исчисленном на основе данных из вкладки Начисления.

Предусмотрено несколько  способов заполнения табличных частей документа:

Их можно заполнить  вручную, используя кнопки Добавить и заполняя их, выбирая нужные параметры в табличных частях и вводя необходимые параметры вручную.

Табличные части можно  заполнить, воспользовавшись командой Заполнить > По плановым начислениям. Эта команда использует данные, которые хранятся в регистре Плановые начисления работников организации. В этот регистр данные заносятся при заполнении документов о приеме на работу, о перемещении, об увольнении работников.

Можно воспользоваться командой Заполнить > Списком работников. При выборе этой команды будет выведено окно для установки параметров отбора работников, после чего табличные поля будут заполнены.

Табличные части можно  заполнить с помощью кнопок Подбор в каждой из них. Нажатие на эти  кнопки, которая открывает справочник сотрудников организации. Кроме  того, табличная часть НДФЛ имеет  кнопку Рассчитать - по ее нажатию происходит автоматический расчет НДФЛ на основании данных, хранящихся в табличном поле вкладки Начисления.

Попытаемся заполнить  поля автоматически на основе регистра сведений Плановые начисления работников организации ( Заполнить > По плановым начислениям ). Посмотрим, что у нас получится ( рис.17).

 
Рис. 17. Заполненная автоматически вкладка Начисления

Если вспомнить кадровые задачи, которые мы решали выше, окажется, что Васильеву Сергею Петровичу  мы должны начислить оклад в размере 20000 рублей, его мы приняли на работу в начале года, никаких кадровых перемещений не делали. А вот с  Петровой Галиной Владимировной  дело обстоит сложнее.

В месяце, за который мы начисляем  заработную плату, мы сначала переместили  ее на другую должность с более  низкой заработной платой, а потом  и вовсе уволили в последний  рабочий день месяца. На прежней должности Петровой Г.В. полагался оклад в размере 15000 рублей в месяц, на новой - 14000. А если судить по тем начислениям, которые отражены в окне программы, может показаться, что Петровой Г.В. начислен оклад в размере 29000 рублей. На самом деле это не так. Дело в том, что "зарплатный" модуль 1С, как уже было сказано, построен по упрощенной схеме. Если в течение месяца производились кадровые перемещения, у сотрудника изменялась ставка заработной платы, при заполнении документа будут выведены данные о начислениях без учета отработанного времени.

Очевидно, что заработная плата сотрудницы в последний месяц ее работы будет складываться из двух частей - часть рабочих дней будет оплачена по старому окладу, часть - по новому, к тому же, при увольнении ей могут полагаться какие-то выплаты, например, окажется, что в прошлых периодах ей из-за ошибки в расчетах недоплачивали заработную плату, возможно, что-то будет удержано из заработной платы. Все эти расчеты бухгалтер должен провести самостоятельно. Не будем углубляться в подробности расчета заработной платы Петровой Г.В. Предположим, что в результате расчетов оказалось, что в последний месяц ей, в качестве суммы оплаты труда должны начислить 24500 рублей. Установим сумму равной 24500 рублей - удалим одну из строк с информацией о "лишнем" начислении, а в другой отредактируем сумму.

После правки данных переключимся на вкладку НДФЛ, нажмем на кнопку Рассчитать, на дополнительные вопросы программы ответим согласием. Вот, что у нас получилось ( рис. 18).

 
Рис. 18. Заполненная вкладка НДФЛ

Важно помнить, что данные во вкладке НДФЛ автоматически не пересчитываются. Если вы вручную поменяли данные на вкладке Начисления - вам  нужно обязательно нажать на кнопку Рассчитать, переключившись на вкладку НДФЛ.

Программа автоматически  рассчитала суммы НДФЛ исходя из перечисленных  в табличной части Начисления сумм доходов и их кодов и исходя из данных по НДФЛ, которые были введены  при заполнении сведений о физических лицах (мы выполняли эти действия в лекции №3).

Вспомним, что к Васильеву  С.П. налоговые вычеты не применяются, к Петровой Г.В. применяется стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. В итоге для Васильева С.П. мы получаем следующую сумму НДФЛ: 20000 * 13% = 2600 руб. Для Петровой Г.В. получаем следующую сумму: (24500 - 400) * 13% = 3133 руб. Если у вас получаются другие цифры - проверьте параметры НДФЛ, установленные у физических лиц в соответствующем справочнике.

Размеры вычетов по НДФЛ периодически меняются. Для того, чтобы  вручную, не дожидаясь очередного обновления программы, изменить эти размеры, можно  воспользоваться справочником, Размер стандартных вычетов НДФЛ ( Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Размер стандартных вычетов НДФЛ ). Так же этот справочник можно использовать для того, чтобы уточнить текущие размеры вычетов, установленные в программе или соответствие размеров вычетов их кодам.

Убедившись в правильности расчетов, сохраним и проведем документ нажатием на кнопку ОК.

После проведения документ сформировал движения по следующим  регистрам:

Регистр накопления Взаиморасчеты  с работниками организаций. Сюда записываются суммы, которые причитаются  к выплате по результатам  проведения документа.

Регистр накопления НДФЛ расчеты  с бюджетом. Он хранит суммы, причитающиеся  оплате в бюджет по результатам исчисления НДФЛ. Ведь организация уплачивает НДФЛ за сотрудника, поэтому именно она отвечает за расчеты с бюджетом. Здесь же сохраняется информация о налоговых вычетах. Выше, настраивая учетную политику по персоналу ( Предприятие > Учетная политика > Учетная политика по персоналу ), мы указали там, что при начислении НДФЛ следует принимать исчисленный налог к учету как уплаченный. Поэтому вместе с записями по задолженности по НДФЛ формируются и записи по погашению этих задолженностей. Понятно, что эти записи не уменьшат реальной задолженности перед бюджетом по НДФЛ до тех пор, пока исчисленные суммы не будут фактически уплачены.

Регистр накопления НДФЛ сведения о доходах. Этот регистр хранит данные о доходах сотрудников для  целей исчисления НДФЛ. Расчет НДФЛ зависит от сумм дохода, начисленных  сотруднику в предыдущие периоды, этот регистр используется для хранения данных сумм.

Если возникает необходимость  во вводе данных о доходах сотрудников  для целей учета НДФЛ и ЕСН  вручную, это можно сделать с  помощью документа Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Ввод доходов и налогов  НДФЛ и ЕСН. Если возникает необходимость  в перерасчете НДФЛ или возврате НДФЛ, можно воспользоваться документами  Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Перерасчет НДФЛ, Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Возврат НДФЛ.