Расчет заработной платы и учет кадров на предприятии

По окончании работы с  документом начисления заработной платы, можно сформировать некоторые отчеты. Например, для того, чтобы проверить правильность начисления зарплаты до того, как она найдет отражение в бухгалтерском учете, можно сформировать некоторые отчеты.

Отчет Зарплата > Расчетная  ведомость (произвольная форма) предоставляет  данные по начислениям и удержаниям ( рис.19).

 
Рис. 19. Отчет Расчетная ведомость

Этот отчет, как видно  из его названия, построен по произвольной форме. С его помощью удобно проверять  правильность начисления заработной платы. А вот если вам нужен отчет о расчете заработной платы, форма которого утверждена законодательно, а именно - это отчет по форме №Т-51, вам нужно выполнить команду Зарплата > Расчетная ведомость Т-51.

Можно вывести расчетные  листки сотрудников командой Зарплата > Расчетные листки.

Теперь, когда заработная плата начислена, сформирована, фактически, расчетная ведомость, займемся формированием платежной ведомости, то есть, выполним п. 3. списка "зарплатных" операций, приведенного выше.

 

3.3 Учет выплаты заработной платы

Для того, чтобы приступить к выплате заработной платы, нужно сформировать соответствующую ведомость. В частности, это платежная ведомость по форме №Т-53 или расчетно-платежная ведомость - форма №Т-49. Для этой цели в 1С:Бухгалтерии предусмотрен документ Зарплата к выплате ( Зарплата > Зарплата к выплате ).

На рис.20. вы можете видеть форму этого документа.

 
Рис. 20. Документ Зарплата к выплате

При заполнении этого документа  нужно знать некоторые особенности. Так, можно заполнить его (в частности, речь идет о табличной части Зарплата к выплате ) автоматически, воспользовавшись командами Заполнить > По задолженности на конец месяца или Заполнить > Списком работников.

Первый вариант подходит в том случае, если вы хотите заполнить  документ по материалам, хранящимся в  регистре Взаиморасчеты с работниками  организаций. В документ попадут  все сотрудники организаций, которым  организация что-то должна. Во втором случае в автоматически формируемый  список можно включить сотрудников  определенных подразделений, включить еще некоторые способы отбора.

При необходимости можно  заполнить табличную часть, подбирая сотрудников по кнопке Отбор или  вводя информацию о них после  создания вручную (кнопкой Добавить ) новых строк табличной части.

Кнопка Рассчитать, расположенная рядом с кнопкой Заполнить, позволяет, после заполнения табличной части списком сотрудников, рассчитать задолженность организации перед ними и внести нужные суммы в документ.

Обратите внимание на поле Способ выплаты. Здесь доступны два  варианта - Через кассу и Через банк. При выплате через кассу возможны ситуации, когда сотрудник не получил заработную плату, что на одном из следующих шагов по учету зарплаты приведет к депонированию невыплаченных сумм. Соответственно, при выплате через кассу выплата оформляется при помощи расходного кассового ордера. При выплате через банк перечисление денежных средств оформляется с помощью платежного поручения.

Дата документа формирования платежной ведомости может быть больше даты документа начисления заработной платы.

Рассмотрим, как будет  заполнено табличное поле документа  после выбора команды Заполнить > По задолженности на конец месяца ( рис. 21).

 
Рис. 21. Заполнение табличной части Зарплата к выплате на основании данных о задолженности перед сотрудниками на конец месяца

Мы оставили активным способ выплаты Через кассу. Как видите, наш документ еще не записан. После заполнения списка сотрудников, заполним поле Сумма для каждого из сотрудников. Это делается кнопкой Рассчитать, которая расположена на панели инструментов формы документа (рядом с кнопкой Заполнить ). При нажатии на эту кнопку система предложит сохранить несохраненный документ. Вот как выглядит документ после нажатия на кнопку Рассчитать ( рис.22).

 
Рис. 22. Заполнение сумм к выплате

При необходимости суммы  к выплате можно отредактировать  вручную.

Обратите внимание на поле Отметка. Оно может содержать  следующие значения:

Не выплачено;

Выплачено;

Задепонировано;

Это поле заполняется по результатам выплаты заработной платы. Выплата ведется с использованием платежной ведомости (форма №Т-53) или расчетно-платежной ведомости (форма №Т-49). Формы этих ведомостей можно распечатать из документа. Например, на рис. 23 вы можете видеть форму платежной ведомости.

 
Рис. 23. Форма платежной ведомости

До того, как станет известно, действительно ли заработная плата по ведомости выплачена (при способе выплаты через кассу), документ Зарплата к выплате организаций не проводится. После того, как средства будут выплачены (или не выплачены и предназначены для депонирования), документ снова открывают, меняют значения в поле Отметка с Не выплачено на Выплачено или Задепонировано, после чего проводят документ.

Предположим, что Васильев С.П. из нашего примера зарплату получил - введем в поле отметка в его  строчке параметр Выплачено. А Петрова  Г.В. зарплату не получила, поэтому мы ее решили задепонировать и сделали соответствующую запись в поле Отметка.

Кстати, для того, чтобы  быстро обрабатывать большие списки сотрудников, удобно применять кнопку для группового изменения содержания поля Отметка. Это кнопка Заменить отметку на, которая расположена в панели инструментов табличного поля. Например, можно быстро заменить все отметки с Не выплачено на Выплачено (зарплату обычно получает большая часть сотрудников), а для тех сотрудников, которые зарплату вовремя не получили, сделать отметку Задепонировано.

Итак, мы сделали нужные отметки  в документе, сохранили и провели  его (кнопкой ОК ) и теперь будем формировать РКО на основе этого документа. Для формирования расходного кассового ордера на основе нашего документа, выделим его в списке документов и выберем команду контекстного меню На основании > Расходный кассовый ордер ( рис. 8.24).

 
Рис. 24. Выбор вида документа для заполнения его на основании проведенного документа Зарплата к выплате

На рис. 25 вы можете видеть РКО, заполненный на основании нашего документа.

Рис. 25. РКО, введенный на основании документа Зарплата к выплате

Табличная часть Выплата  зарплаты заполняется автоматически, нам остается лишь выбрать подходящую статью движения денежных средств ( Оплата труда ), распечатать необходимые печатные формы и провести документ, нажав кнопку ОК.

Как вы помните, одна из сумм, причитающихся к выплате по нашей  платежной ведомости, оказалась  подлежащей депонированию. Введем документ Депонирование организаций ( рис. 26) на основе документа Зарплата к выплате.

 
Рис. 26. Документ Депонирование организаций, введенный на основании документа Зарплата к выплате

Этот документ имеет несколько  вкладок, которые, при вводе на основании, заполняются автоматически. При  необходимости из этого документа  можно вывести Карточку депонента. При необходимости можно вывести  на печать отчет Книга аналитического учета депонированной заработной платы  ( Зарплата > Депонирование > Книга депонентов ).

При депонировании невыплаченной  через кассу заработной платы документ Депонирование организаций производит движения по регистрам Взаиморасчеты с депонентами организаций, Взаиморасчеты с работниками организаций, Сведения о выплатах работникам организаций по платежным ведомостям. Так же при его проведении делаются бухгалтерские записи вида Д70.Работник К76.04.Работник на сумму депонированной заработной платы, причем в качестве субконто Работник используется работник, заработная плата которого подвергается депонированию.

Для выплаты депонированной заработной платы можно воспользоваться РКО ( Касса > Расходный кассовый ордер ) с типом документа Выплата депонированной заработной платы. Если лицо, чья зарплата задепонирована, не получило ее вовремя - ее списывают в доход организации документом Списание депонентов в доходы организаций ( Зарплата > Депонирование > Списание депонентов в доходы организаций ).

Итак, сейчас мы справились с начислением, выплатой и депонированием заработной платы. Но впереди еще несколько важных операций. Следующей операцией, которую мы выполним, будет расчет ЕСН. В нашей классификации эта операция №6.

Расчет отчислений на социальные нужды

Прежде чем заниматься расчетом ЕСН, нужно проверить ставки отчислений на социальные нужны. Сделать это можно, воспользовавшись командой меню Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Сведения о ставках ЕСН и ПФР. Когда будет открыта форма регистра сведений Сведения о ставках ЕСН и ПФР по шкале для несельскохозяйственных производителей на 2009 год, ее можно заполнить автоматически, нажав на кнопку Заполнить.

Эти параметры одинаковы  для всех организаций, а ставка взноса на страхование от несчастных случаев  зависит от рода деятельности, которой  занято предприятие.

Эту ставку следует заполнять  самостоятельно для каждой организации, по которой ведется учет ( Зарплата > Учет НДФЛ и ЕСН > Ставка взноса на страхование от несчастных случаев ). Предположим, что наша организация облагается взносами по ставке, соответствующей 6-му классу профессионального риска, то есть ставка составит 0,7% ( рис. 27).

 
Рис. 27. Заполнение ставки взноса на страхование от несчастных случаев

Теперь, для расчета и  начисления отчисления на социальные нужды, воспользуемся документом Расчет ЕСН ( Зарплата > Расчет ЕСН ). Если до заполнения документа (как в нашем случае) работникам организации была начислена заработная плата, мы можем создать документ, после чего нажать в его панели инструментов кнопку Заполнить и рассчитать. По нажатию этой кнопки документ заполняется автоматически ( рис. 28).

 
 
Рис. 28. Документ Расчет ЕСН, вкладка Расчет ЕСН

Вкладка Начисления ( рис. 29) содержит информацию о начислениях по работникам, вкладка Расчет ЕСН (приведена выше, на рис. 28) содержит расчет налога.

 
Рис. 29. Документ Расчет ЕСН, вкладка Начисления

Конечно же, для заполнения этого документа можно использовать не только кнопку Заполнить и рассчитать, но и другие способы.

Проведем документ и посмотрим, какие движения он сформировал. Документ модифицировал данные в двух регистрах. Во-первых - это регистр накопления Исчисленный ЕСН, где документ записывает сведения о размерах исчисленных взносов. Во-вторых - регистр накопления ЕСН сведения о доходах, где делаются записи о начисленных доходах сотрудников.

Теперь, когда мы завершили  расчет взносов на социальные нужды, можно переходить к отражению  заработной платы в учете, а именно, к п. 7. вышеприведенной схемы.

Отражение заработной платы  в регламентированном учете

Для отражения заработной платы в регламентированном учете  воспользуемся документом Отражение  зарплаты в регламентированном учете  ( Зарплата > Отражение зарплаты в регламентированном учете ).

На рис. 30 вы можете видеть документ, который мы создали и автоматически заполнили данными по отражению в учете заработной платы, удержания НДФЛ и отчислений на социальные нужды.

 
Рис. 30. Документ Отражение зарплаты в регламентированном учете

Автоматическое заполнение документа производится с помощью  кнопки Заполнить. Он формирует необходимые проводки в бухгалтерском и налоговом учете, руководствуясь, во-первых - способами отражения заработной платы в учете, заданными для видов начислений работников, во-вторых - документами Начисление зарплаты и Расчет ЕСН (заполненными и проведенными) за соответствующий период. В результате документ формирует проводки. При необходимости документ можно отредактировать вручную. Если всё заполнено правильно, мы можем провести документ.

При проведении документ формирует  бухгалтерские записи следующего вида:

Д26 К70 - на сумму начисленной  заработной платы;

Д26 К69 - на сумму начисленных  отчислений на социальные нужды;

Д70 К68 - на сумму НДФЛ, удержанного из заработной платы работников;

В ходе проведения документа изменения вносятся в регистр бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский учет) и в регистр бухгалтерии Журнал проводок (налоговый учет по налогу на прибыль).

3.4 Отчеты по оплате труда

В 1С:Бухгалтерии предусмотрено формирование различных отчетов, связанных с оплатой труда и налогообложением. В частности, это следующие отчеты:

Зарплата > Структура задолженности  перед работниками. Этот отчет позволяет  получить данные о задолженности  перед работниками за определенный период. Выводятся сведения о начальном  сальдо расчетов, об объеме начисленных  и выплаченных работникам средств, а так же о конечном сальдо по расчетам с работниками.

Зарплата > Анализ расходов на оплату труда. Отчет позволяет  проанализировать расходы организации  на оплату труда, включая начисления сотрудникам и отчисления на социальные нужды в разрезе счетов учета  расходов (в нашем случае - счет 26), счетов учета расчетов по оплате труда (70), счетов отчислений на социальные нужды (субсчета счета 69), рис. 31.

 
Рис. 31. Отчет Анализ расходов на оплату труда