Роль контроля и анализа в управлении

- -

Введение

 

Время, в  которое мы живем - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно  трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую  перестройку. Такие изменения в  обществе, в экономике, во всем нашем  жизненном укладе сложны тем, что  они требуют изменения нас  самих. Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт, постижение науки и искусства менеджмента. Наконец, менеджмент как собирательное  от менеджеров - это определенная категория  людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. А неотъемлемую часть в управлении занимает контроль.

Управленческий  контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы  в полной мере все другие функции  управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Поэтому  контроль выступает одним из главных  инструментов выработки политики и  принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. Цели контроля фокусируется вокруг задачи обеспечения  единства решения и исполнения, а  также предупреждения возможных  ошибок и недоработок. Конкретной целью  контроля выступает в частности  задача эффективного использования  ресурсов организации.

Тема  данной работы: "Роль контроля и анализа  в менеджменте", актуальность которой  трудно переоценить. Можно сколько  угодно долго изучать теоретические  источники, повествующие о контроле как инструменте выявления и  устранения негативных явлений, но знать  не значит уметь, а уметь не значит делать.

Цель  данной работы состоит в теоретическом  обосновании и методологической разработке основных принципов и  практических этапов совершенствования  управления контролинговой деятельностью  на предприятии ООО «Дом мрамора - Белгород».

Поставленная  цель определяет главные задачи, которые  подлежат решению в данной работе:

анализ  системы внутреннего контроля на предприятии (СВК);

выявление влияния СВК на деятельность предприятия;

разработка  мероприятий по совершенствованию  контролинговой деятельности;

Объектом  исследования выступает ООО «Дом мрамора - Белгород»

занимающееся  производством и продажей строительных материалов, хранением на складе, производством  отгрузок собственным краном-манипулятором  и доставкой строительных материало  по Белгороду и Белгородской области.

В качестве предмета исследования предприятия  выступают следующие методы:

анализ  контролинговой деятельности и составляющих элементов контроля на предприятии;

метод исследования сильных и слабых сторон деятельности – SWOT-анализ.

 

ГЛАВА 1.РОЛЬ, ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  ПОНЯТИЯ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ И ВОЗНИКНОВЕНИЕ  КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

 

1.1 СУЩНОСТЬ И ПОНЯТИЕ  КОНТРОЛЯ

 

В течение  длительного времени понятие  контроля связывалось, прежде всего, с  проверкой правильности составления  документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом  бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

Термин  “контроль” не является однозначным. В переводе с французского слово  “контроль” означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах  или в двух записях.

В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области  производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или  тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица. Как видно  из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности  документов.

Следующим этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Классики  науки управления (Ф.У. Тейлор, А. Файоль, Г. Эмерсон, Г. Черч) подчеркивали, что  без контроля невозможно управлять  любым процессом. Так, А. Файоль отмечал, что в любом мероприятии цель контроля состоит в проверке того, все ли происходит в соответствии с принятым планом, действующими инструкциями и установленными принципами. [8;54]

Цель  контроля - выявить слабые места  и ошибки, своевременно исправить  и не допускать их повторения. По его мнению, следует контролировать все: предметы, людей, действия. [8;53]

В настоящее  время под термином “контроль” подразумевают:

• органическую функцию управления;
• набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
• функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы. [5;138]

Реализация  контроля выступает как процесс, который позволяет определить качество работы, выяснить как организация  продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать  соответствующие действия или альтернативный курс.

Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия  функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели развития, как отдельных  подразделений, так и всей фирмы.  [8;139 ]

Общие черты  контроля:

1. В самом  общем виде контроль есть часть  управленческого процесса, которая  в содержательном плане предусматривает  получение информации о результатах  управленческих воздействий. 

2. Для  осуществления процесса контроля  необходимо:

наличие системы показателей (нормы функционирования);

наличие способности у системы познавать  реальность и сопоставлять ее с системой критериев;

выработка корректирующих мер.

3. В контроле  как функции управления можно  выделить две основные стороны:  а) познавательную, связанную с  восприятием и изучением информации  и б) воздействующую, заключающуюся  в возможности обеспечить управляющую  систему данными для осуществления  корректирующих мер. 

4. При  оценке роли и места функции  контроля в управлении, следует  помнить, что контроль занимает  в управленческом цикле последнее  место лишь логически, но отнюдь  не по значению. [2;86]

Виды  контроля:

1. Предварительный  контроль.

Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности  действий и решений.

2. Текущий  контроль.

Цель: выявить  и своевременно просечь нарушения  и отклонения.

3. Заключительный  контроль.

Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и  недостатки.

Цели  контроля. Они фокусируются вокруг задачи обеспечения единства решения  и исполнения, а также предупреждения возможных ошибок и недоработок. Конкретной целью контроля выступает  в частности задача эффективного использования ресурсов организации. В обязательном порядке контролируют использование материальных, финансовых и трудовых ресурсов. [2;89]

Методы  контроля. Основной метод контроля - это проверка. Проверка предполагает сочетание документального анализа  с изучением дел непосредственно  на месте. По характеру проверки подразделяют на массовые, комплексные, выборочные, разовые. Они бывают плановые и внеплановые.

Другой  метод контроля - это наблюдение. Этот метод является своеобразным комплексом целенаправленных действий, способом выявления недостатков, скрытых  резервов, значимых тенденций.

Среди методов  контроля стоит назвать такие  как: обсуждение отчетов, ревизия, обследование конкретных производственных операций и ряд других. [1;145]

Контроль  осуществляется от начала реализации стратегии до достижении требуемого результата. В ходе реализации стратегии  происходит непрерывное измерение  и оценка состояния и поведения  контролируемого объекта, а последнее  корректирующее действие осуществляется уже перед самым последним  моментом завершена целеустремленного  действия.

В функцию  контроля входят: сбор, обработка и  анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития.

Функция контроля, так же как и функция  планирования, служит важнейшим средством  централизации управления со стороны  высшего руководства фирмы и  одновременно позволяет достигать  оптимального сочетания децентрализации  в управлении фирмой в целом. [1;155]

Выполнение  функций маркетинга и планирования связано непосредственно с функцией контроля, без которого не могут  реализовать себя в полной мере другие функции централизованного управления. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым  создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные  показатели развития, как отдельных  подразделений, так и всей фирмы. [1;156]

 Функция  контроля - это такая характеристика  управления, которая позволяет выявить  проблему и скорректировать соответственно  деятельность организации до  того, как эти проблемы перерастут  в кризис.[2;91]

 

1.2 ПРОЦЕСС ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ  КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый  этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты  функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых  поддаётся изменению. Эти цели явным  образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для  контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. [6;447]

Цели, которые  могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они  характеризуется наличием временных  рамок, в которых должна быть выполнена  работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно  оценить степень выполнения работы.

Конкретный  критерий и определённый период времени  называются показателями результативности. Показатель результативности точно  определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют  руководству сопоставить реально  сделанную работу с запланированной  и ответить на следующие вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь  запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?»

 

 

 
Рис.1 Первый этап процесса контроля

 

Относительно  легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они

поддаются количественному измерению. Но некоторые  важные цели и задачи организаций  выразить в числах невозможно.

Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых  результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При  этом менеджер принимает еще очень  важное решение: насколько допустимы  или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для  решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля.

Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

 

 Рис.2 Второй этап процесса контроля

 

Масштаб допустимы отклонений и принцип  исключения.

Показатель  результативности дает четкую и ясную  цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных  случаев, организациям редко бывает необходимо не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных  черт хорошего стандарта системы  контроля состоит в том, что в  нем содержатся реалистичные допуски  параметров цели. [6;449]

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком  большой масштаб, то возникающие  проблемы могут приобрести грозные  очертания. Но, если масштаб слишком  маленький, то организация будет  реагировать на очень большие  отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая  система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации. В подобных ситуациях достигается  высокая степень контроля, но процесс  контроля становится не эффективным. [7;129]