Роль контроля и анализа в управлении

Для того чтобы контроль был эффективным  он должен быть экономным. Преимущества системы должны перевешивать затраты  на ее функционирование. Один из способов возможного увеличения экономической  эффективности контроля состоит  в использовании метода управления по принципу исключения. Состоит он в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии  заметных отклонений от стандартов. [7;130]

 

Измерение результатов:

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные  стандарты, - это самый трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать  тому виду деятельности, который подвергается контролю. Необходимо выбрать единицу  измерения такую, которую можно  преобразовать в те единицы, в  которых выражен стандарт. Равно  важно, чтобы скорость, частота и  точность измерений тоже были согласованы  с деятельностью, подлежащей контролю. [7;131]

Любая система  сбора и обработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений зачастую бывает наиболее крупным элементом затрат во всем процессе контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Потому, в частности  из-за высокой стоимости измерений  менеджер должен избегать искушения  измерить все и как можно точнее. (В коммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в  увеличении прибыли, а не в том, чтобы  установить, что же происходит на самом  деле). [9;326]

Для того чтобы система контроля действовала  эффективно, необходимо обязательно  довести до сведения соответствующих  работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые  результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и  доводиться до сведения ответственных  за соответствующий участок работников в виде, позволяющем легко принять  необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью  уверенным, что установленные стандарты  хорошо поняты сотрудниками. [9;327]

Это означает, что должна быть обеспечена эффективная  связь между теми, кто устанавливает  стандарты и теми, кто должен их выполнять. На заключительной стадии этого  этапа контроля должна быть дана оценка информации о результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужна информация получена и важна ли она. Важная информация - такая информация, которая адекватно  описывает исследуемое явление  и существенно необходима для  принятия правильного решения. [9;329]

Иногда  оценка информации определяется политикой  организации. Руководство банка  может, например, потребовать от сотрудника, ведающего кредитами, отказать клиенту, если его задолженность превысила  определенный процент его доходов  или активов. Во многих случаях мерой  может служить масштаб допустимых отклонений, установленных ранее. Зачастую, однако, менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации и устанавливать  корреляцию запланированных и фактически достигнутых результатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и другие факторы, определяющие выбор того или иного решения. Цель этой оценки состоит в том, чтобы  принять решение - необходимо ли действовать, и если да, то как. [9;330]

Передача  и распространение информации. Распространение  информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые  результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и  доводится до сведения ответственных  за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять  необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью  уверенным, что установленные стандарты  хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная  связь между теми, кто устанавливает  стандарты и теми, кто должен их выполнять. [9;331]

Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел  по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими  величинами, по которой, собственно, и  судят о контролируемом процессе.

Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем  более подробной должна быть информация.

В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная  информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что  сведения, на основе которых будет  принято решение, не искажены. [9;332]

Оценка  информации о результатах. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается  в оценке информации о полученных результатах.

Менеджер  должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает  исследуемое явление и существенно  необходима для принятия правильного  решения.

После вынесения  оценки процесс контроля переходит  на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

1. Ничего  не предпринимать. Основная цель  контроля состоит в том, чтобы  добиться такого положения, при  котором процесс управления организацией  действительно заставлял бы её  функционировать в соответствии  с планом. Если сопоставление  фактических результатов со стандартами  говорит о том, что установленные  цели достигаются, лучше всего  ничего не предпринимать. В  управлении нельзя, однако, рассчитывать  на то, что случившееся один  раз, повторится снова. Даже  наиболее совершенные методы  должны подвергаться изменениям.

2. Устранить  отклонения. Система контроля, которая  не позволяет устранить серьезные  отклонения прежде, чем они перерастут  в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна  концентрироваться на устранении  настоящей причины отклонения. В  идеале стадия измерений должна  показать масштаб отклонения  от стандартов и точно указывать  его причину. 

Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации, усовершенствования функций  управления или технологических  процессов.

3. Пересмотр  стандартов. Не все заметные отклонения  от стандартов следует устранять.  Иногда сами стандарты могут  оказаться не реальными, потому  что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы  будущего. При пересмотре планов  должны пересматриваться и стандарты. 

 Рис.3 Третий этап процесса контроля

 

Смысл корректировки  во всех случаях состоит в том, чтобы сразу понять причину отклонения и добиться возвращения организации  к правильному образу действий. [6;455]

 

1.3 ОСНОВЫ ЭКОНОМИЧЕСКОГО  АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ПРЕДПРИЯТИЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО  КОНТРОЛЯ.

 

Анализ  хозяйственной деятельности предприятия  играет важную роль в системе управления и тесно связан со всеми функциями  управления. Он призван, с одной стороны, определить экономическую эффективность  производственной деятельности фирмы  за определенный период, достижение поставленных целей, а с другой – определить возможные направления развития этой деятельности на текущий и перспективный  периоды с точки зрения обеспеченности необходимыми финансовыми, материальными  и трудовыми ресурсами. Поэтому  анализ хозяйственной деятельности должен проводиться целенаправленно. Он должен ответить, на что лучше  нацелить производство исходя из намеченных выгод, выявить такие возможности  и резервы организации, которые  обеспечат наилучшее использование  имеющихся производственных мощностей, обеспечения деятельности организации  всеми необходимыми ресурсами.

Важную  роль  играет анализ информации в  процессе текущей оперативной деятельности организации, т.к. он является исходной базой для принятия управленческих решений, направленных на осуществление  контроля и регулирование всего  производства, выявление и ликвидацию отклонений от выполнения поставленных целей в процессе хозяйственной  деятельности.[10;258]

Такой анализ позволяет проводить проверку выполнения управленческих решений, соблюдение установленных стандартов и условий работы. Анализ хозяйственной деятельности формирует информацию обратной связи в системе управления. Кроме того, экономический анализ является определенной системой мышления, которая требует определенных научных подходов, разработки методов обработки информации, умения сформулировать правильные выводы на основе анализируемых показателей, дать рекомендации аппарату управления по вопросам повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия. [10;259]

На полноту  экономического анализа оказывают  влияние следующие факторы:

• наличие информационной базы;
• уровень ведения учета и отчетности организацией;
• достоверность анализируемых показателей;
• использование компьютерной техники как при ведении отчетности, так и в процессе проведения анализа.

Он призван  обеспечить управляющих необходимым  аналитическим материалом для принятия управленческих решений, и ведется  по следующим показателям:

• формирование прибыли от продаж;
• структура себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции;
• себестоимость отдельных видов продукции;
• характер и причины отклонения от стандартов цен на продукцию и стандартов затрат на ее производство и продажу;
• характер ответственности должностных лиц за соблюдение бюджетов по производственным, сбытовым и накладным расходам. [11;54]

Текущий экономический анализ ведется служащими  функциональных отделов и подразделений, специализированными аналитическими группами, группами управленческого  анализа, внешними консультантами.

 

1.4 МЕТОДИКА АНАЛИЗА  ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ.

 

Каждая  фирма для анализа хозяйственной  деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. Вместе с тем, в  мировой практике выработаны некоторые  унифицированные методы учета, которые  широко используются различными фирмами  в целях облегчения проведения экономического анализа. В частности, широко используются следующие методы ведения учета  и анализа, разработанные Комитетом  по международным стандартам учета (КМСУ).

1) Метод  учета дохода (метод признания  дохода). Этот метод определяет  момент приобретения поставщиком  права на получение дохода  от поставки товара или предоставления  услуг. Согласно этому методу, доход от продажи товаров считается  признанным на дату поставки  покупателю; доходы от услуг считаются  признанными при фактическом  выполнении услуги. Также доходы  могут быть признаны в течение  периода производства товара  в соответствии с контрактами  с длительными сроками исполнения.

2) Метод  учета по выполненному контракту  предполагает, что доходы отражаются  только в том случае, если контракт  по реализации товаров и услуг  полностью или в значительной  части выполнен.

3) Метод  поэтапной сдачи работ, согласно  которому доходы отражаются в  соответствии с долей законченной  обработки продукции и оказанных  услуг, на которые заключен  контракт в отчетном периоде. [3;85]

4) Метод  оценки собственности, в соответствии  с которым первоначальные инвестиции  учитываются по стоимости и  записываются одной строкой в  балансе инвестора. Инвестиции  увеличиваются, либо уменьшаются  на пропорциональную долю прибыли  (убытка) инвестора, объявленную  организацией. При получении инвесторов  дохода, сумма инвестиций сокращается  на сумму полученного дохода.

5) Метод  учета по себестоимости. Согласно  этому методу инвестиции в  другие компании отражаются по  себестоимости. В отчете о прибылях  доходы инвестора от инвестиций  отражаются только в объеме, в  котором они действительно перечислены  от чистой прибыли, накопленной  со дня приобретения этих инвестиций.

6) Метод  оценки затрат в совместном  предприятии применяется тогда,  когда инвестор не оказывает  существенного влияния на ход  его деятельности. Прибыли, полученные  от совместного предприятия, не  отражаются на счетах инвестора  до тех пор, пока они не  будут распределены как дивиденды.  Инвестор рассматривает свою  долю как текущий доход только  когда дивиденд объявлен.

7) Метод  пропорциональной консолидации. В  данном методе инвестор объединяет  в своих финансовых отчетах  свою пропорциональную долю в  каждом виде активов, обязательства  – в доходных и расходных  статьях совместного предприятия.

8) Метод  долевого участия заключается  в том, что инвестиции первоначально  отражаются по себестоимости,  а затем их оценка корректируется  в зависимости от изменений  доли инвестора в чистых активах  предприятия, акции которого приобретаются. [3;86]

 

1.5 ПОКАЗАТЕЛИ,ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ  ДЛЯ ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА.

 

 В  зависимости от целей используются  различные экономические показатели, которые дают оценку деятельности  предприятия. Выделяют следующие  группы показателей.

1) Показатели, характеризующие экономический  потенциал организации.