Роль системного подхода в функционировании и развитии организаций

Системы обладают общими важными чертами (свойствами).

1. Целостность (эмерджентность) - несводимость свойств системы к свойствам ее элементов, при этом объединенные в систему элементы могут терять свойства, присущие им вне системы, или приобретать их. Система - не механическое объединение элементов, при создании она может приобретать дополнительные свойства, которые отсутствуют в ее элементах.

2. Структура - совокупность взаимосвязей (отношений) между компонентами системы. Поэтому можно сказать, что система и структура - разномасштабные понятия: не существует бесструктурных систем и внесистемных структур. Структура является внутренним свойством всякой системы, из каких бы элементов она не состояла. Можно сказать, что структура - инвариантное свойство системы, не зависящее от свойств и природы элементов.

3. Делимость - возможность расчленения  системы на составляющие ее  компоненты. При этом выделяются:

- подсистема - совокупность взаимосвязанных элементов, способных выполнять относительно независимые функции в рамках общей цели системы (система меньшего масштаба);

- элемент - это простейшая неделимая  часть системы. Представление о  неделимости элемента является относительным (элемент - предел деления системы с точки зрения решения конкретной задачи);

- масштаб системы - определяется  разнообразием и количеством  подсистем и элементов в составе системы;

- множество состояний - каждый компонент  системы обладает своим поведением и состоянием, отличным от других, что свидетельствует о множественности состояний системы.

4. Открытость - способность системы  обмениваться с внешней средой  потоками материи, энергии и информации. В этой связи возникают следующие понятия:

- границы системы (изолированность) - возможность отделить систему  от других систем (физически, пространственно или по другим признакам). Как правило, изолированность систем всегда относительна;

- внешняя среда - системы, условия  и элементы, расположенные за пределами границ системы;

- внутренняя среда - основные компоненты  системы. Применительно к характеру взаимодействия со средой следует выделять: существенные элементы (связи), без которых система не может существовать и достигать целей; несущественные - оказывающие незначительное влияние на существование и функционирование системы; пренебрегаемые - не оказывающие на систему заметного влияния.

- адаптивность - способность предпринимать  адекватные действия в ответ  на многообразные действия внешних и внутренних факторов.

Простое, на первый взгляд, представление системы имеет фундаментальное значение для понимания процессов и явлений в организациях и в окружающем мире как беспредельном разнообразии взаимосвязанных систем. Выход системы любого уровня служит входом для другой системы, которая в свою очередь обеспечивает вход следующей системы и т.д.

Охарактеризовать систему - значит определить ту функцию, которую она должна выполнить (сформулировать цель), определить воздействующие на систему факторы и их интенсивность6.

Конструирование системы - это определение элементов, которые она должна содержать, и способы взаимного соединения этих элементов.

Существует множество различных классификаций систем.

Приведем некоторые определения, важные для теории организаций.

Открытые системы — обменивающиеся с внешней средой веществом, энергией и информацией.

Закрытые системы — это системы, у которых нет обмена с внешней средой.

Динамические системы – представляют собой структурированный объект, имеющий входы и выходы, объект, в который в определенные моменты можно вводить и из которого можно выводить вещество, энергию, информацию. Динамические системы подразделяются на системы, в которых процессы протекают во времени непрерывно, и системы, в которых все процессы совершаются только в дискретные моменты времени. При этом в обоих случаях предполагается, что поведение системы можно анализировать в некотором промежутке времени, что непосредственно и определяется термином «динамическая».

Адаптивные системы — системы, функционирующие в условиях начальной неопределенности и изменяющихся внешних условий. Понятие адаптации сформировалось в физиологии, где оно определяется как совокупность реакций, обеспечивающих приспособление организма к изменению внутренних и внешних условий7.

Ряд систем обладает таким свойством, при котором часть из выходов (результатов поведения) системы вновь воздействует на вход системы с тем, чтобы вызвать последующие выходы. Такие системы называются системами с обратной связью.

Системный подход строится на основных свойствах системы:

1. Целостность - не элементы составляют  целое, а наоборот, целое порождает  при своем разделении элементы  системы. Первичность целого - основной  постулат теории систем.

Целостность систем включает в себя три основных аспекта:

В целостной системе отдельные части функционируют совместно, составляя в совокупности процесс функционирования системы как целого.

Совокупное функционирование разнородных взаимосвязанных компонентов порождает качественно новые функциональные свойства целого, не имеющего аналогов в свойствах его компонентов. Это означает принципиальную несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее компонентов и невыводимость свойств целостной системы из свойств компонентов. Другими словами, целостной системе присуща неаддитивность.

Третий аспект свойства целостности систем заключается в единстве многообразия форм, аспектов деятельности, организационных структур и т.п. в материальной и духовной жизни общества как целого.

2. Второе свойство систем - взаимозависимости  и взаимодействия системы и внешней среды.

Система формирует и проявляет свои свойства только в процессе взаимодействия с внешней средой. Система реагирует на воздействие внешней среды, развивается под этим воздействием, но при этом сохраняет качественную определенность и свойства, обеспечивающие относительную устойчивость и адаптивность функционирования системы. Без взаимодействия с внешней средой фирма как открытая система не может функционировать. Вместе с тем, чем меньше возмущений во внешней среде, тем устойчивее будет функционировать фирма. Задача менеджера заключается в прогнозировании ситуаций и принятии мер по адаптации параметров системы к факторам внешней среды.

3. Структурность - совокупность компонентов  системы и их связей, определяющих  внутреннее строение и организацию объекта как целостной системы. При исследовании системы структура выступает как способ описания ее организации. При исследовании и проектировании системы проводится ее декомпозиция на компоненты, устанавливаются их функции и связи. Оптимальная структура системы должна иметь минимальное количество компонентов, но, вместе с тем, они в полной мере должны выполнять заданные функции. Структура должна быть мобильной, т.е. легко приспосабливаемой (адаптивной) к изменяющимся требованиям и целям. Эволюция структуры системы по содержанию в пространстве и во времени отражает процесс ее развития.

4. Иерархичность – каждый компонент  системы может рассматриваться  как система (подсистема) более широкой  глобальной системы. Например, фирма  является подсистемой системы более высокого уровня - корпорации, компании, траста, объединения, отрасли, региона и т.д. В свою очередь последняя является подсистемой более крупного объединения, региона или страны в целом. Страна является подсистемой глобальной системы - мирового сообщества. Если рассматривать отдел (цех) как систему, то для него глобальной системой будет фирма, а подсистемами отдела будут бюро (группы). Технологическое оборудование, находящееся в цехе, является технической системой и одновременно компонентом более широкой для нее социально - экономической системы - цеха. Это свойство систем обязательно следует учитывать при изучении эффективности функционирования любых подразделений фирмы и фирмы в целом.

Свойство иерархичности систем проявляется также при декомпозиции целей фирмы показателей товаров, функций менеджмента и т.д.

5. Непрерывность функционирования  и эволюции.

Система существует, пока функционирует. Все процессы в любой системе (социально - экономической, технической, биологической и т.д.) непрерывны и взаимообусловлены. Функционирование компонентов определяет характер функционирования системы как целого, и наоборот. Одновременно система должна быть способной к обучению и развитию.

Источниками эволюции социально-экономических систем являются:

• противоречия в различных сферах деятельности;
• конкуренция;
• многообразие форм и методов функционирования;
• диалектика развития и борьба противоположностей и др.

Каждая фирма, если она хочет успешно конкурировать на рынке, должна изучать параметры перечисленных источников и учитывать их в своей работе. Фирмы, которые не анализируют и не прогнозируют внешние и внутренние источники саморазвития, терпят банкротство. Например, в промышленно развитых странах ежегодно терпят банкротство около 10% фирм8.

6. Целенаправленность, означающее  обязательность построения дерева  целей социально - экономических  систем, дерева показателей эффективности  технических систем и др. Например, глобальным критерием функционирования  фирмы на нулевом уровне дерева  целей может быть максимизация прибыли при условии соблюдения законодательных актов, социально - экологических норм и нормативов. Далее с применением методов анализа и синтеза, ранжирования и оптимизации осуществляется декомпозиция целей фирмы до 4-5 уровня.

7. Стремление систем к состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию параметров системы к изменяющимся параметрам внешней среды, к конкретным ситуациям путем обеспечения высокого уровня организованности системы менеджмента в динамике. К показателям организованности системы менеджмента относят коэффициент пропорциональности (отношение минимального значения анализируемой совокупности параметра к максимальному значению) основных управляемых параметров системы, коэффициенты непрерывности, параллельности, автоматичности, ритмичности частичных процессов, а также управленческих и производственных процессов.

8. Альтернативность путей функционирования  и развития. В зависимости от  конкретных параметров ситуаций, возникающих при оперативном  управлении (налоговая система, таможенные тарифы, конкурентоспособность конкурентов, инфраструктура рынка, надежность поставщиков и т.п.), могут быть несколько альтернативных путей достижения конкретной цели. Отдельные наиболее непредсказуемые фрагменты, например, программы, плана, сетевой модели в связи с высокой неопределенностью ситуации рекомендуется разрабатывать по нескольким альтернативным путям. Альтернативность путей функционирования и развития систем может носить объективный либо субъективный характер. Например, альтернативность развития биологических систем в большей мере носит объективный характер. Развитие биологических систем во многом определяется генетикой и факторами внешней среды. Развитие технических систем определяется субъективными факторами, а их функционирование - надежностью систем. Альтернативность путей функционирования и развития социально - экономических систем определяется как объективными, так и субъективными факторами.

9. Наследственность, характеризует  закономерность передачи доминантных  и рецессивных признаков на отдельных этапах развития от старого поколения системы к новому. Выделение доминантных признаков системы позволяет повысить обоснованность направлений ее развития. Доминантные и рецессивные признаки по сути являются объективными. Субъективность процесса управления этими признаками должна проявляться в их исследовании, выделении доминантных признаков системы и инвестировании новаций по их развитию. Эта трудная комплексная задача. Поэтому в настоящее время изучением наследственности социально - экономических систем занимаются недостаточно. Результаты исследования наследственности биологических систем в практику внедряются очень медленно.

10. Приоритет качества. Практика  показывает, что выживают те биологические, технические, социально - экономические системы, которые из всех факторов функционирования и развития отдают приоритет качеству: качеству экосистемы, качеству товаров и услуг, качеству инфраструктуры, качеству жизни и т.д. Цена потребителя, себестоимость товара, затраты времени и других ресурсов у ведущих фирм ("Сони", "Мерседес", "Электролюкс", "Интел" и др.) находятся на втором плане. Сначала качество! Потом все остальное. Срыв сроков (конечно, незначительный) и перерасход ресурсов быстро позабудут, а качество передается по наследству. Будет качество, будет и прибыль. Качество нужно обеспечивать начиная с первых компонентов производственных циклов и низших уровней дерева целей9.

11. Приоритет интересов системы  более широкого (глобального) уровня  перед интересами ее компонентов. Отдельный работник средней и крупной социально - экономической системы не может ставить свои интересы выше интересов (целей) системы. В малой системе могут быть исключения.

12. Надежность. Надежность системы (фирмы) характеризуется:

• бесперебойностью функционирования системы при выходе из строя одной из ее компонент;
• сохраняемостью проектных значений параметров системы в течение запланированного периода;
• устойчивостью финансового состояния фирмы;
• перспективностью экономической, технической, социальной политики, обоснованностью миссии фирмы.

Очевидно, что для повышения эффективности системы менеджмента следует повышать ее надежность.

 

1.3 Организация как система

 

Системный подход к организации предполагает, что рассматривать организацию как систему, совокупность взаимосвязанных элементов и как элемент более сложной системы. Организация - управляемое социальное образование с определенными структурой и границами, целенаправленно функционирующее на относительно постоянной основе.