Самоменеджмент и его составляющие

Заключение: изложение основной мысли выступления в виде тезисов; заключительные выводы; личное отношение к содержанию речи; указание на нерешенные проблемы и возможные пути и решения; благодарность за внимание.

Выступление не должно быть слишком коротким, не слишком длинным. Основная функция выступления – привлечь внимание слушателей к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

Успех доклада во многом зависит от того, насколько убедительна его основная часть, но многое зависит и от концовки. Не следует затягивать свою речь.

Необходимо проанализировать технические приемы оратора. Особо ярко о технических приемах ораторского искусства пишет Шипунов [16].

Хорошее владение речью и голосом – важная составляющая внутренней культуры человека, тем более руководителя. Хорошо звучащий голос тонизирует нервную систему говорящего, придает уверенность, создает настроение, а плохо звучащий – наоборот.

Некоторые технические приемы помогут оратору изложить свои мысли более убедительно:

1. выбор целесообразного, умеренного темпа. Не нужно говорить быстро тогда, когда речь транслируется через динамики.
2. четкое произношение отдельных слов и предложений.
3. визуальный контакт со слушателями, но не с одним.
4. использование интонации для выделения отдельных положений.

2.4 Организация  совещаний и приемы ведения  деловых бесед

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.

Совещание – это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что продолжительности совещания могут быть различного типа:

• плановые и неплановые;
• текущие (для обсуждения ряда взаимосвязанных вопросов)
• целевые (по одному или группе взаимосвязанных вопросов).

По назначению различают:

• информационные, оперативные (для обмена информацией и выработки решений по дальнейшему управлению);
• дискуссионные (с целью коллективного обсуждения возникших проблем);
• учебные (с целью сообщения дополнительных знаний и информации);
• разъяснительные;
• проблемные (для выработки метода решения существующих проблем).

При подготовке любого совещания необходимо:

• четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• как можно раньше послать приглашение участникам;
• выбрать помещение для заседаний с удобной планировкой;

Шипунов предлагает 5 основных приемов деловых бесед, которые могут быть применены в любой ситуации [16]. Итак, менеджеру в целях осуществления успешных переговоров необходимо:

1) привлечь внимание собеседника;

2) пробудить в собеседнике  заинтересованность, и тогда он  будет слушать вас (передача информации);

3) убедить собеседника  в правильности наших предложений  и идей (аргументация);

4) выявить интересы и  устранить сомнения собеседника  в реализации наших идей (нейтрализация, опровержение замечания);

5) преобразовать интересы  собеседника в окончательное  решение (принятие решения).

Наряду с этими пятью принципами ведения деловой беседы предлагается помнить о пяти важных рекомендациях, которые носят универсальный характер:

1) Изучите своего оппонента. Соберите как можно больше  информации об интересах, целях  и намерениях вашего собеседника.

2) Начните с позитивного  шага. Уступки имеют тенденцию  приводить к взаимности, и, в конечном  итоге, к соглашению.

3) Сосредоточьтесь на  проблеме, а не на личности. Концентрируйте  внимание на важнейших моментах  беседы, а не на личностных  качествах собеседника.

4) Стремитесь к взаимовыгодным  решениям. Относитесь к исходным  предложениям как к отправному  пункту.

5) Создавайте атмосферу  доверия и взаимопонимания.

3. ОСОБЕННОСТИ  ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НАВЫКОВ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

3.1 Особенности  самоменеджмента в зарубежных  странах

Одна из главных задач самоменджмента – это, прежде всего, обеспечение надлежащей корпоративной культуры и социальной гармонии со стороны не только руководителя, но и при участии каждого работника организации.

Отношения между наемными рабочими и хозяевами с одной стороны и рабочими и менеджерами с другой стороны часто обостряются. Улаживая какой-либо конфликтный вопрос, каждая сторона пытается как можно больше ранить другую. В сознании руководителей зарубежных корпораций доминирует убеждение: текущая прибыль – любой ценой, числа важнее людей.

До сих пор применяемый в США управленческий инструментарий толкает руководителей-собственников и менеджеров к рационализму, недооценке нововведений в производственных системах.

Самоменджмент предполагает со стороны руководителей организации не только достижение материального благополучия фирмы и сотрудников, а также самого управленца, но и облегчение процесса приспособления работников к своей деятельности, их адаптацию к условиям труда и правилам поведения в организации. Однако было обнаружено, что большинство бизнесменов и менеджеров оказались не в состоянии освободиться от тирании, сверханализа и узкого рационализма. В последнее время американские менеджеры все больше полагались на высокую оценку аналитической беспристрастности и методологической элегантности в ущерб интуиции, опирающейся на опыт. Профессиональный менеджер часто видит себя в роли судьи, который говорит либо «да», либо «нет» по поводу возникающих идей.

Японские и западногерманские менеджеры по профессионализму, гибкости, предприимчивости и решительности начинают обходить своих американских коллег. Причины отставания американцев в том, что в школах бизнеса их пичкают ненужными знаниями; профессиональным менеджерам не хватает ясной перспективы; менеджеры не идентифицируют себя с тем, что делает их фирма; они не проявляют достаточного интереса к своим сотрудникам; высшие руководители и их аппарат замкнулись на аналитических вопросах и недооценивают воздействия внешней среды.

На Западе, как и в России, существует кластерная система деловых организаций, т. е. замкнутых групп. Однако в развитых странах такая группа – сплоченная команда.

Когда человек устраивается на работу, важно понять, видит он в группе защиту или идет в нее как в команду единомышленников. Это должен анализировать руководитель, чтобы у него с группой не возникло конфликта. Среди важнейших функций руководителя выделяется умение четко делегировать обязанности между сотрудниками.

Эффективный самоменджмент невозможен без принятия на себя определенных обязательств и ответственности отдельными работниками. У американцев преобладает желание взять на себя ответственность. Очень важно создать в системе такую среду, в которой безответственный человек чувствовал бы себя неуютно. Предприниматель, тот, кто создавал фирму (а создать ее нельзя, если не взять на себя ответственность), знает, как это делается, у него есть практический опыт. Нормальный руководитель до 40% времени тратит на работу с людьми, на обучение подчиненных. Ведь ответственность возможна только тогда, когда человек обучен, компетентен и не боится принимать решения.

В практике западных компаний существуют некоторые управленческие приемы, способствующие развитию навыков самомотивации у сотрудника таким образом, что они будут играть в его жизни положительную роль.

3.2 Самоменеджмент  в России

Прежде всего в российской практике самоменеджмента необходимо сказать о плохой структурированности работы в группе; руководитель далеко не всегда обладает навыками эффективного расписания обязанностей и функций каждого работника. Преобладает опасение, что кто-то «прокатится зайцем» за счет других, хотя, в принципе, русские любят работать вместе. Кроме того, руководитель часто не тратит свое время на делегирование полномочий и рабочих функций людей, работающих в группе. Он предпочитает «бросать» задание в группу, вследствие чего начинаются разборки, что нужного эффекта, конечно, не дает, хотя работа в группе сегодня эффективнее, чем при любой другой организации труда.

Кроме того, зачастую даже кратковременный отдых, путешествие вызывают негативную реакцию у подчиненных, сослуживцев. По причине неумения многих российских менеджеров чередовать работу и отдых у них не остается сил на занятия физическими нагрузками, на активный отдых, что, несомненно, отрицательно сказывается на здоровье людей.

Не всегда человек способен правильно реагировать на возникшие проблемы и находить рациональный выход из трудного положения. Что делает русский работник в случае возникновения какой-либо затруднительной ситуации в организации или на предприятии? Он может перекладывать вину на окружающих и, конечно, на обстоятельства. Но необходимо избавляться от этого самообмана. Далее, работник вполне способен проигнорировать некоторые задания, но следствием такого поведения, как показывает практика, является лишь усугубление ситуации. Не является секретом, что в условиях стресса человек прибегает к алкоголю как к спасительному средству от всех бед. Но чувствует себя лучше он не на долгое время. Затем ситуация кажется еще более удручающей, что заставляет вновь злоупотреблять спиртными напитками. В конечном счете, получается замкнутый круг.

Кроме того, очень часто встречается такая ошибка, как недооценка правильного, регулярного питания. Можно вспомнить, что в некоторых восточных странах процесс принятия пищи – целый ритуал. И завтрак занимает в дневном рационе наиважнейшее место. В нашей стране же зачастую завтрак пропускается, в результате чего продуктивность работы в течение дня неуклонно снижается, не говоря уж о том, что неумение организовать процесс правильного и полноценного питания ведет в дальнейшем к проблемам со здоровьем.

Сейчас от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, и именно самомотивация становится инструментом успеха.

Мотивы же можно перечислять до бесконечности, их очень много:

— человеку это интересно;

— в этом состоит его самовыражение;

— для человека это ступенька роста;

— так работник приобретает новый опыт и т. д.

Но мотивация и стимулирование – это разные понятия. Именно мотивация – это создание у работников внутренних побуждений к труду (заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворенности от работы). Стимулирование представляет собой побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование).

Сомнительно, что эти интересные концепции находят применение в российской практике. Именно удовлетворение материальных потребностей чаще всего выдвигается на первый план при выборе работы, при планировании будущей профессии. Для молодежи также имеет место быть престиж организации, в которой они намерены работать, обретение нужных связей, получение опыта работы.

В нашей стране не так часто встречаются сообщения о приеме на работу, где предусмотрено бесплатное обучение нового сотрудника. Поэтому человеку следует мотивировать себя на постоянное изучение новейших технологий, методик и т.д.

 

3.3 Практические  приемы самоменеджмента

В настоящее время существует множество всевозможных методик, тестов, рекомендаций по саморазвитию и совершенствованию навыков, умений, развитию необходимых менеджеру качеств. Остановимся на некоторых, наиболее известных из них.

Во-первых, самоменеджмент предполагает развитие у человека самомотивации. И один из приемов – это рефрейминг. Рефрейминг – это специальный прием, который позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для человека углом зрения. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной – позитивная (стремление) или негативная (избегание), – вполне возможно частично спрогнозировать его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать у них умение видеть другую сторону событий.

Рефрейминг может строиться по нескольким принципам:

• позитивное переформулирование сообщений;
• выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова «зато»;
• постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд;
• использование контрастов со словом «или».

Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека, обязательно должны соответствовать действительности.

Следующая практическая составляющая самоменеджмента – это навыки решения проблем. «Problem solver» (в переводе с английского – «решающий проблемы») – это понятие, означающее человека, который из многих различных вариантов действий выбирает именно тот, который приводит к успешному решению стоящей перед ним задачи. Чтобы сформировать успешную модель поведения, руководитель в процессе управления и мотивации может предпринять следующие действия: