1.11 Делопроизводство
и документооборот
Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) —
отрасль деятельности, обеспечивающая
создание официальных документов и организацию
работы с ними.
В Российской Федерации данная деятельность
регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения».
Делопроизводство подразделяется на
три стадии
Создание документов (документирование);
Организация движения и учёта
документов (документооборот);
Хранение документов (архивное
дело).
В российских организациях ответственность
за организацию делопроизводства, соблюдение
установленных правил и порядка работы
с документами в структурных подразделениях
возлагается на руководителя организации.
Непосредственное ведение делопроизводства
осуществляется должностными лицами,
на которых возложена ответственность
за делопроизводство, учёт и сохранность
документов.
Состав организационно-распорядительных
документов определяется в соответствии
с Общероссийским классификатором управленческой
документации. Общие требования к документированию
управленческой деятельности и организации
работы с документами в России установлены
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Требования к оформлению
документов»
Документооборо́т — деятельность по
организации движения документов на предприятии
с момента их создания или получения до
завершения исполнения: отправки из организации
и (или) направления в архив.
1.12 Коммуникации
и коммуникационные процессы в организации
Коммуникационный процесс –
обмен информацией между двумя людьми
и более. Его основная цель – обеспечение
понимания информации, являющейся предметом
обмена. В коммуникационном процессе выделяют
четыре основных элемента:
Отправитель – лицо, передающее
информацию;
Сообщение – информация, закодированное
с помощью символов;
Канал – средство передачи
информации;
Получатель – лицо, которому
предназначается информация и которое
интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель
и получатель проходят несколько взаимосвязанных
этапов. Их задача - составить сообщение
и использовать канал для его передачи
таким образом, чтобы обе стороны поняли
и разделили исходную идею.
1.13
Система материального и морального стимулирования
В практике управления одной
из самых распространенных форм стимулирования
является материальное стимулирование.
Очень важно учитывать ситуацию, в которой
материальное стимулирование осуществляется,
и стараться избегать преувеличения его
возможностей, так как человек имеет очень
сложную и неоднозначную систему потребностей,
интересов, приоритетов и целей.
Сущность материального стимулирования
наемных работников заключается в следующем
:
1) это стимулирование
высоких трудовых показателей
наемного работника;
2) это формирование определенной
линии трудового поведения работника,
направленной на процветание
организации;
3) это побуждение работника
к наиболее полному использованию
своего физического и умственного
потенциала в процессе осуществления
возложенных на него обязанностей.
Поэтому стимулирование направлено
на мотивацию наемного работника к эффективному
и качественному труду, который не только
покрывает издержки работодателя (предпринимателя)
на организацию процесса производства,
оплату труда, но и позволяет получить
определенную прибыль. Тогда как полученная
прибыль идет не только в карман работодателю
(предпринимателю), а используется на выплату
налогов в федеральный и местный бюджеты,
на расширение производства. Таким образом,
стимулирование труда наемных работников
не является частным делом конкретного
предприятия и организации, а играет важную
роль в экономическом развитии страны,
в процветании национальной экономики.
Материальное стимулирование
имеет два основных вида, учитывая предмет
потребности.
1. Материальное денежное
стимулирование использует денежные
средства, как стимул. Сюда относятся
оплата по тарифам и окладам,
премии, депремирование, штрафы и
др. Предмет потребности - деньги.
2. Материальное не денежное
стимулирование управляет объектом
посредством материальных благ,
которые по каким - либо причинам
затруднены для приобретения
за деньги (жилье, путевки, др. материальные
блага), т. е. Предмет потребности - набор
жизненно важных для объекта
материальных благ.
Содержание и характер деятельности
людей в обществе обусловлены объективными
социально-историческими условиями их
жизнедеятельности и законами общественного
развития. Но способы непосредственной
детерминации действий человека, в которых
эти условия и законы преломляются, могут
быть самыми различными. Одним из таких
способов является нормативная регуляция,
в которой потребности совместной трудовой
деятельности людей в организации и необходимость
согласования их массовых действий фиксируются
в общих правилах (нормах) поведения, предписаниях
и оценках - нормах трудовой морали. Морально-нравственные
представления человека о сущности, значении
и смысле его трудовой деятельности во
многом опираются на систему воззрений
на свое жизненное назначение, глобально
охватывающую понятия добра и зла, справедливости,
совести, смысла жизни.
1.14 Организация
маркетинговой деятельности на
предприятии
В основе рыночной концепции
управления маркетингом лежит ориентация
на покупателя, означающая, что деятельность
фирмы строится на заказах. Изучение спроса
становится обязательной дисциплиной
в деятельности фирмы.
Фирма развивает производство
только таких товаров, которые удовлетворяют
спрос покупателей. Кроме того, в целях
увеличения емкости рынка и объемов продаж,
фирма создает спрос на свою продукцию,
используя агрессивную рекламу и методы,
стимулирующие сбыт.
Мобилизация всех ресурсов
фирмы, когда и виды деятельности (начиная
от исследовательских работ, конструкторских
разработок и кончая производством и сбытом
продукции) имеют рыночную ориентацию,
то есть перед началом фазы производства,
организуется изучение рынка и выявляются
его требования.
Ориентация на прибыль - главная
цель фирмы. Для ее достижения фирма ориентируется
на определенный рынок (покупатели), мобилизуя
все свои средства.
К настоящему времени сложилось
несколько форм организации управления
маркетингом. Среди них наибольшее распространение
и внедрение в практику фирм, получили
функциональная, товарная, ориентированная
на потребителей (рынок) и региональная
форма.
Функциональная ориентация
характеризуется производством и реализацией
одного товара или ограниченного типа
однородных товаров, через одинаковые
каналы распределения. При этой форме
организации управления (рис.1.2) однородные
виды деятельности сгруппированы в функциональные
подразделения или отделы, которые подчиняются
управляющему маркетингом.
Подобная организационная структура
управления позволяет фирме избегать
дублирования операций отдельными службами.
Функциональный принцип управления наиболее
успешно применяют средние фирмы.
Крупные фирмы придерживаются
товарной ориентации (рис.1.3)
В данном случае рынки делятся
на рынки товаров промышленного назначения
и товаров широкого потребления. В фирмах,
придерживающихся этой ориентации, главный
управляющий по маркетингу координирует
и контролирует маркетинговую деятельность
всех подразделений на предприятии.
Управление маркетингом по
товарному принципу обеспечивает оптимальные
условия для специализации работников,
координацию деятельности отдельных подразделений,
их увязки с общими целями и задачами фирмы.
1.15 Служба сбыта
и снабжения
Структура службы сбыта на предприятиях
должна соответствовать стратегии маркетинга.
Она зависит от уровня концентрации (масштабов)
и специализации производства, территориального
размещения предприятия и степени хозяйственной
самостоятельности его подразделений,
от особенностей выпускаемой продукции,
в частности производственного назначения,
индивидуального (кратко- или долгосрочного)
потребления, от характера и условий работы
предприятия.
Структура службы сбыта включает
как управленческие, так и производственные
подразделения.
К управленческим подразделениям
относятся отделы (группы, бюро) сбыта.
Отдел сбыта может включать следующие
бюро (группы, секторы): заказов, изучения
спроса, плановое, товарное (оперативное),
договорно-претензионное, экспортное,
рекламное, монтажа, наладки и технического
обслуживания поставляемой продукции
и др.
К производственным подразделениям
относятся склады готовой продукции, цехи
(участки) комплектации, консервации и
упаковки готовой продукции, изготовления
упаковочной тары, экспедиции и отгрузки.
1.16Организационная
структура и структура управления
На способность предприятия адаптироваться
к изменениям внешней среды влияет то,
как организовано предприятие, как построена
структура управления. Организационная
структура предприятия — это совокупность
звеньев (структурных подразделений) и
связей между ними.
организационной структуры
Выбор зависит от таких факторов, как:
организационно-правовая форма
предприятия;
сфера деятельности (тип выпускаемой
продукции, ее номенклатура и ассортимент);
масштабы предприятия (объем
производства, численность персонала);
рынки, на которые выходит предприятие
в процессе хозяйственной деятельности;
информационные потоки внутри
и вне фирмы;
степень относительной обеспеченности
ресурсами и др.
Рассматривая организационную
структуру управления предприятием, также
учитывают уровни взаимодействия:
организации с внешней
средой;
подразделений организации;
Важную роль здесь играет структура организации,
посредством которой и через которую это
взаимодействие осуществляется. Структура
фирмы — это состав и соотношение ее внутренних
звеньев, отделов.
Структуры управления организацией
Для различных организаций характерны различные
виды структур управления. Однако обычно выделяют несколько универсальных
видов организационных структур управления,
таких, как линейная, линейно-штабная,
функциональная, линейно-функциональная,
матричная. Иногда внутри единой компании
(как правило, это крупный бизнес) происходит
выделение обособленных подразделений,
так называемая департаментизация. Тогда
создаваемая структура будет дивизиональной.
При этом необходимо помнить, что выбор
структуры управления зависит от стратегических
планов организации.
Организационная структура
регулирует:
разделение задач по отделениям
и подразделениям;
их компетентность в решении
определенных проблем;
общее взаимодействие этих
элементов.
Тем самым фирма создается как иерархическая
структура.
Основные законы рациональной
организации:
упорядочение задач в соответствии
с важнейшими точками процесса;
приведение управленческих
задач в соответствие с принципами компетентности
и ответственности, согласование «поля
решения» и доступной информации, способность
компетентных функциональных единиц принять
к решению новые задачи);
обязательное распределение
ответственности (не за сферу, а за «процесс»);
короткие пути управления;
баланс стабильности и гибкости;
способность к целеориентированной
самоорганизации и активности;
желательность стабильности
циклически повторяемых действий.
1.17 Технология производства
Производственные технологии основываются
на использовании современных достижений
науки и техники. Это требует привлечения
знаний коммерсантов, товароведов–экспертов,
экономистов самого высокого уровня. Только
осведомленный в этой отрасли специалист
может объективно оценить результаты
производства, дать полезные рекомендации
по их улучшению.
Cпециалист торговли должен
иметь широкий кругозор, понимать
научные принципы аппаратурно–технологических
процессов, основные технико–экономические
особенности работы оборудования
и факторы, влияющие на ход
процесса; уметь анализировать и
выявлять резервы повышения интенсивности
процессов с целью снижения
расходных норм и себестоимости
продукции.
Производство в экономике является
базовым звеном, основой существования
любого общества независимо от вида собственности. Технология и
экономика – неотъемлемые части единого
механизма воспроизводства условий существования
общества, а технологическое развитие
производства – база экономического роста.
Производственные технологии
в большинстве своем сложны. Зачастую
они представляют собой сочетание гидродинамических,
тепловых, массообменных (диффузионных),
биохимических, механических и других
процессов. При разнообразии технологических
процессов в промышленности многие из
них являются общими для различных видов
производств.