Совершенствование организационной структуры Администрации города

Движение документов в  Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов в Администрации города и операции, проводимые с ними, регламентируются распоряжением Мэра города Усть-Илимска.

Организация документов в  делопроизводстве представляет собой  совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов (номенклатура дел), формирование и  оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами  по архивному делу и Инструкцией.

В соответствии с номенклатурой  дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых  в Администрации города, с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке, происходит документооборот в Администрации  города.

Прием, распределение и  регистрация поступающей корреспонденции  производится работниками Администрации  города в соответствии с должностными обязанностями.

Управленческая деятельность Администрации выражается посредством  издания нормативных документов. Основными нормативными правовыми  актами Администрации являются постановления  и распоряжения главы. Постановление - правовой акт главы города, принимаемый  в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий Администрации. Распоряжение - правовой акт главы города, издаваемый в  целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов это  фиксирование факта поступления  документа путем проставления в  правой части нижнего поля первого  листа регистрационного штампа с  указанием даты регистрации документа  и его порядкового номера. Регистрация  документов производится путем программы  «1С Документооборот». Допускается  регистрация вручную в журнале  регистрации входящих документов.

Регистрация документов осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время, исходящие - в день подписания.

Регистрация отправленных документов осуществляется в день их утверждения (подписания) или не позднее следующего рабочего дня. Регистрационный номер  и дата регистрации отправляемых документов проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и  на копии.

Отправка корреспонденции  из Администрации города осуществляется посредством почтовой и электронной  связи.

Отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем  полистного просмотра дел. В делах  постоянного хранения подлежат изъятию  дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу  документы с временными сроками  хранения. Окончательное решение  по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия Администрации города.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу, а  также акты о выделении дел  к уничтожению. Описи дел постоянного  хранения и акты о выделении их к уничтожению рассматриваются  на заседании экспертная комиссия Администрации города.

Глава 2 Анализ проблем деятельности Администрации города Усть-Илимска

2.1 Проблемы структуры  и организации деятельности местных  администраций

В условиях осуществления  экономической и политической реформ, линейно-функциональные организационные  структуры управления в ряде случаев  не отвечают требованиям, предъявляемым  к управлению постоянно усложняющимися объектами и целями муниципального управления. Для устранения этого  несоответствия линейно-функциональные структуры администраций могут  дополняться структурами нового типа - программно-целевыми. Они создаются для решения конкретных целевых задач и могут быть постоянными либо временными. В результате такого дополнения, образуются матричные организационные структуры муниципального управления.

При возникновении новой  проблемы, требующей решения в  течение определенного отрезка  времени, составляется программа работ, выделяются необходимые для выполнения программы ресурсы, и формируется временный коллектив работников. Сотрудники органа муниципального управления, вошедшие во временный коллектив по выполнению целевой программы, находятся на время ее решения в двойном подчинении: в административном подчинении своему линейному руководителю (вертикальная связь) и в функциональном подчинении руководителю программы (горизонтальная связь).

В системе муниципального управления программно-целевые структуры  реализуются в виде комиссий, штабов, рабочих групп и так далее. Перечень таких подразделений периодически меняется. Одни ликвидируются, другие появляются вновь, многие существуют годами. Комиссии создаются на определенный срок для решения какой-либо обострившейся  проблемы. Цель создания комиссий - найти выход из сложившейся управленческой ситуации. Комиссии в своей работе используют методы ситуационного анализа.

Создание рабочих групп  внутри администрации связано с  решением конкретных управленческих задач  и носит временный характер. Как  правило, рабочие группы выполняют  проектировочные задачи. Например, при реорганизации органа власти эффективно создание особой группы для  организационного проектирования структуры администрации, выработки новых технологий работы. При формировании структур программно-целевого управления целесообразно разрабатывать карты (матрицы) распределения прав и ответственности между органами линейно-функциональной и программно-целевой структур. В них детально и наглядно фиксируются общие правила принятия решений, разделение ответственности нескольких органов за разные аспекты одного результата, роль коллегиальных и консультативных органов в процессе принятия решений. Необходимость реализации программно-целевых функций требует создания в структуре администрации отдельного стратегического, инновационного блока. Его деятельность должна быть направлена на выявление проблемных ситуаций и постановку проблем, перевод проблем в пакеты задач и передачу их в отраслевые и функциональные подразделения. Основные задачи стратегического блока таковы:

1. Постоянный мониторинг  существующего состояния, сложившихся  норм и отношений в различных  областях местной жизни: анализ  ситуации, фиксация рассогласований  и конфликтов, организация исследований.

2. Разработка программ  по предотвращению кризисных  ситуаций, а также проектов по  реорганизации и изменению ситуации  в различных сферах жизни, обеспечивающих  доведение ее основных параметров  до уровня, соответствующего объективным  представлениям о поселении. Эта  работа включает разработку технических  заданий на программы и проекты,  их аналитическое и правовое  обеспечение, экспертизу стратегических  решений, представляемых на утверждение  главе администрации, разработку  планов-графиков выполнения подпрограмм  и проектов, их бюджетирование, разработку  бизнес-планов, а также внутренний  управленческий аудит.

Основные недостатки существующих линейно-функциональных структур муниципального управления связаны не только с их организационным построением, но и  с самой сложившейся идеологией муниципального управления. Эти недостатки сводятся к следующему.

1. Укоренившейся подход  к муниципальному образованию  и, соответственно, к управлению  им как к производственной  или социально-производственной  системе.

Основной упор при этом делается на улучшение показателей  работы самих структурных подразделений  администрации (жилищно-коммунального, транспортного, здравоохранения), а  не на степень и качество удовлетворения потребностей населения в той  или иной муниципальной услуге. Иными  словами, критерием эффективности  службы являются ее собственные показатели, а не конечный результат деятельности.

2. Нацеленность на решение  текущих задач, связанных с  жизнеобеспечением муниципального  образования, и отсутствие стратегического  подхода к управлению. Многообразие  текущих частных задач и целей  муниципального управления неизбежно  порождает противоречия между  ними, обусловленные, прежде всего,  ограниченностью материальных и  финансовых ресурсов. Каждое структурное  подразделение нацелено на решение  своей задачи и добивается  получения максимума ресурсов  для этого. В данном случае  вся система управления часто  работает неэффективно.

3. Нечеткость системы  функциональных связей между  отдельными структурными подразделениями,  дублирование функций, неравномерная  загруженность работников, отсутствие  четких организационных процедур, с помощью которых подразделения  взаимодействуют между собой.  В результате основной объем  работы ложится на плечи главы  администрации, которому приходится  решать множество координационных  вопросов.

4. Смешение управленческих  функций и непосредственной хозяйственной  деятельности. Многие структурные  подразделения администраций, являясь  юридическими лицами, оказывают  различные платные услуги и  зарабатывают средства на свое  существование, то есть, по сути, занимаются коммерческой деятельностью.  Этот бизнес является безрисковым,  поскольку ведется на базе  муниципальной собственности, за  эффективным использованием которой  должного надзора нет. По этой  причине некоторые структурные  подразделения администрации из  органов муниципального управления  стали превращаться по типу  деятельности в финансово - промышленные группы.

В силу изложенного реорганизация  структур муниципального управления представляет собой сложнейшую комплексную задачу. Как и любая другая организация, местная администрация является социальной системой. Социальная организация (в отличие от профессиональной) не ориентирована на развитие, ее главные  критерии - стабильность и неизменность. Всякие попытки изменить состояние социальной организации воспринимаются ей как угрозы существованию и по возможности отторгаются. Инновации вызывают в социальных системах определенное смещение равновесия и не всегда предвидимые последствия. Поэтому требуются специальные методы активизации инновационных процессов. Кроме противоречий между традиционной и инновационной деятельностью, на практике еще более важны противоречия внутри самой инновационной деятельности -- между радикальными и совершенствующими ее видами. Радикально реорганизовать любую структуру изнутри невозможно, поскольку для этого необходимо, образно говоря, подняться над проблемой и посмотреть на нее «сверху».

Если говорить о собственно организационных структурах местных  администраций, то основные направления  их реорганизации могут быть следующими:

1. Вывод за рамки администрации  структур, занимающихся хозяйственной  деятельностью и имеющих в  силу этого статус юридического лица, придание им формы - муниципальных учреждений. Федеральный закон предусматривает, что органы местного самоуправления, наделяемые статусом юридического лица, являются муниципальными учреждениями, предназначенными для выполнения управленческих функций, и подлежат государственной регистрации в качестве юридических лиц Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (ред. от 20.03.2011, с изм. от 29.03.2011) «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» // СЗ РФ. - 06.10.2003. - № 40. - Ст. 3822..

2. Создание в структуре  администрации крупных организационно-административных  блоков, руководители которых несут  полную ответственность за реализацию  муниципальной политики в соответствующих  сферах, за достижение ее конечных  целей. Такими блоками могут  быть блок экономики и финансов, блок управления муниципальной недвижимостью, блок городского хозяйства, блок социальной политики, блок общественной безопасности. Эти вопросы частично затрагивались в предыдущих главах. Создание крупных блоков позволяет существенно снизить нагрузку на главу администрации по решению текущих вопросов, позволяет ему посвящать основную часть своего времени и сил задачам стратегического управления.

3. Создание наряду с  классическими линейно-функциональными  организационными структурами структур  программно-целевого или программно-функционального  типа, о чем было сказано выше. Необходимость сочетания различных  типов организационных структур  и методов достижения целей  предопределяет сложность задачи  разработки и внедрения эффективной  системы муниципального управления, реорганизации организационной  структуры администрации. Требуется  разработать модель и организационный  проект реорганизации, пакет нормативных  предписаний для отдельных структур  и сфер их деятельности. Необходимо  также (и это самое главное)  убедить работников администрации  в необходимости и целесообразности  реорганизации, некоторых специалистов - переучить. При этом реорганизация структур муниципального управления должна разворачиваться одновременно по нескольким параллельным линиям:

- разработка модели и организационного проекта реорганизации;