Совершенствование системы управления предприятием» (на примере ООО «Эризо»)

Организационная структура  в ООО «Эризо» имеет все признаки линейно - функциональной: все сферы деятельности распределены между руководителями по функциям, характеризуется единоначалием. А так же имеет и свои особенности: двойное подчинение, совмещение двух должностей в одном лице, подчинение одной должности другой, притом, что они находятся на одном уровне управления.

 В прямом подчинении у коммерческого директора находятся пять должностей: секретарь, главный бухгалтер, инженер-технолог, начальник отдела продаж. Причем начальник отдела продаж одновременно подчиняется и директору.

При анализе организационной  структуры в ООО «Эризо» я выявила еще два случая двойного подчинения: специалисты отдела продаж и коммерческому директору, и начальнику отдела продаж.

Директор, принимает все решения, и несет за них ответственность и по словам работников, никогда не советуется с коллегами. Личность директора обуславливает строгую дисциплину в коллективе. Дисциплина на высших звеньях управления находится на сомом высоком уровне. Да и в предприятии в целом дисциплина в доработках не нуждается.

Изучив структуру предприятия, я могу сделать следующие выводы:

1. Данная структура имеет ряд недостатков: вся информация стекается к одному человеку, вся власть сосредоточена в одних руках, никто не занимается стратегическим планированием; и достоинств – обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников.
2. В данной структуре имеет место двойное подчинение, что по моему мнению, плохо сказывается на процессе управления и предоставлении отчетности, могут возникать различные конфликты и не согласованность.

Права и ответственность  каждого работника в ООО «Эризо» указаны в их должностных инструкциях.

Производственный процесс

Производственный процесс  в ООО «Эризо» осуществляется в соответствии с поставленными целями и законодательной базой, регламентирующей деятельность предприятий, занимающихся оптовой продажей лакокрасочными материалами. Предприятие закупает по оптовой цене лакокрасочные материалы, и реализует по розничным ценам. 

Маркетинговая сфера

Данными вопросами в  ООО «Эризо» занимается отдел продаж. Работники данного отдела занимаются непосредственно продажой продукции, разработкой более усовершенствованной системой сбыта, рекламой, поиском новых клиентов и рынков сбыта. Основным и наиболее эффективным каналом сбыта являются заводы и малые предприятия.

Финансовое положение

За последние три  года финансовое состояние предприятия значительно улучшилось. Увеличился уровень рентабельности, производительности труда, ликвидности, и спроса на продукцию. Имеется стабильная финансовая прибыль.

Выявление сильных и  слабых сторон организации (табл.3).

 

 Таблица №3. Оценка внутренней среды организации

Факторы	Сильные стороны	Слабые стороны
МАРКТИНГ	Известность компании на рынке, занимает весомую долю рынка	имеет неудобное  месторасположение, недостаточная реклама
ФИНАНСЫ	Высокая доходность капитала, финансовая стабильность	Невысокая стоимость  капитала доступность капитальных ресурсов
ПРОИЗВОДСТВО	Высокотехнологичное современное  оборудование, своевременная поставка лакокрасочной продукции	Очень «скудный» ассортимент  продукции, большие затраты на производство
ОРГАНИЗАЦИЯ	Инициативное руководство, достаточно преданные организации  работники	Недостаточная квалификация руководства и  менеджеров низкая реакция на изменение рыночной ситуации, больше необходимости числа сотрудников

 

Необходимо отметить, что к сильным сторонам относится финансовая стабильность предприятия. Существенный минус в производственном факторе – недостаточный ассортимент продукции, большие затраты на производство, это приводит к тому, что компания не может полностью удовлетворить покупательского спроса. Минусом организационного фактора является недостаточная квалификация руководства и менеджеров фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6  SWOT анализ

 

С точки зрения прогнозирования, выдвижения целей, стратегического  и иного планирования важно разделение всего многообразия факторов внешней  и внутренней среды на две группы:

- факторы, которые  поддаются управлению и контролю со стороны руководства организации;

- факторы, которые  не поддаются управлению и  контролю со стороны руководства  организации.

В стратегическом управлении наиболее часто используется метод  анализа среды организации, получивший название SWOT-анализ. Применяя этот метод, удается установить линии связи между силой и слабостью и внешними угрозами и возможностями. Такие связи в дальнейшем используются для разработки стратегии.

В процессе выработки  стратегии необходимо учитывать, что  возможности и угрозы могут переходить в свои противоположности. Для успешного применения SWOT-анализа окружения организации важно уметь не только вскрыть угрозы и возможности, но и попытаться оценить их с точки зрения того, сколь важным для организации является учет в стратегии своего поведения каждой из выявленных угроз и возможностей.

Для компании ООО «Эризо» после проведенного анализа наиболее значимым оказалась возможность расширение ассортимента и разработка нового направления по продаже сопутствующих товаров, а также возможность увеличения сегмента рынка.

Сильные стороны ООО  «Эризо»:

- расширить каналы продажи;

- широкий ассортимент продукции;

- высокий уровень обслуживания  клиентов;

- высокий контроль качества;

- хорошая мотивация персонала;

- предоставление исключительной продукции

Слабые стороны ООО «Эризо»:

- нехватка трудовых  ресурсов;

- отсутствие карьерного  роста;

- слабый маркетинг.

Угрозы со стороны  окружающей среды: 

- появление новых конкурентов;

- рост темпов инфляции;

- скачки курсов валют;

- финансово-экономический кризис.

Дальнейшие развитее организации заключается в расширении рынка сбыта. Для этого необходимо:

- Создать сильный отдел  маркетинга на предприятии;

- разработать систему  скидок для постоянных клиентов.

Создание отдела маркетинга повлечет за собой нехватку трудовых ресурсов, а так же повлечет определенные финансовые затраты.

Создание системы скидок может привести к потерям в  прибыли организации.

 

 

 

 

 

 

 

7 Структура управления организацией  и рекомендации по совершенствованию системы управления

 

 

Организационная структура в ООО «Эризо» имеет все признаки линейно - функциональной: все сферы деятельности распределены между руководителями по функциям, характеризуется единоначалием. А так же имеет и свои особенности: двойное подчинение, совмещение двух должностей в одном лице, подчинение одной должности другой, притом, что они находятся на одном уровне управления.

Общая численность персонала в ООО «Эризо» составляет 15 человек, из них: директор – 1 человек; коммерческий директор –1 человек; секретарь -1 человек; главный бухгалтер -1 человек; бухгалтер -1 человек ,инженер технолог-1 человек; начальник отдела продаж-1 человек, специалисты отдела продаж -8 человек;

Показатели их образованности следующие:

Высшее образование  имеют -65%

Не законченное высшее – у 20%

Среднее специальное  – 15%

Характеристика системы  найма на различные должности.

Руководитель и коммерческий директор принимаются на работу на основе собеседования. Для найма на должность предусмотрен опыт работы, не менее 1 года .Прописка значения не имеет. Если сотрудник проходит собеседования с ним заключается трудовой контракт, в котором оговорена его заработная плата и другие условия труда.

Обучение персонала  проводится в обязательном порядке. При поступлении работника на работу поводится вводный инструктаж, инструктаж по технике безопасности, ознакомление с должностной инструкцией, и местом работы. Так же по мере надобности проводится повышение квалификации.

Организационная структура  в ООО «Эризо» имеет все признаки линейно - функциональной: все сферы деятельности распределены между руководителями по функциям, характеризуется единоначалием. А так же имеет и свои особенности: двойное подчинение, совмещение двух должностей в одном лице, подчинение одной должности другой, притом, что они находятся на одном уровне управления.

 В прямом подчинении  у коммерческого директора находятся пять должностей: секретарь, главный бухгалтер, инженер-технолог, начальник отдела продаж. Причем начальник отдела продаж одновременно подчиняется и директору.

При анализе организационной структуры в ООО «Эризо» я выявила еще два случая двойного подчинения: специалисты отдела продаж и коммерческому директору, и начальнику отдела продаж.

Директор, принимает все решения, и несет за них ответственность и по словам работников, никогда не советуется с коллегами. Личность директора обуславливает строгую дисциплину в коллективе. Дисциплина на высших звеньях управления находится на сомом высоком уровне. Да и в предприятии в целом дисциплина в доработках не нуждается.

Изучив структуру предприятия, я могу сделать следующие выводы:

1 Данная структура имеет ряд недостатков: вся информация стекается к одному человеку, вся власть сосредоточена в одних руках, никто не занимается стратегическим планированием; и достоинств – обеспечивает высокую профессиональную специализацию сотрудников.

2 В данной структуре имеет место двойное подчинение, что по моему мнению, плохо сказывается на процессе управления и предоставлении отчетности, могут возникать различные конфликты и не согласованность.

Права и ответственность каждого работника в ООО «Эризо» указаны в их должностных инструкциях.

Главными действующими лицами при изучении проблем эффективности организационной структуры являются коммерческий директор,инженер-технолог и начальник отдела продаж несут ответственность непосредственно за продажу продукции и отвечают за деятельность важнейших бизнес-единиц, подразделений и отделов организации.

Директор так же входит в число действующих лиц данной проблемы, так как именно он принимает, или не принимает решения по устранению проблемы, или сам создает ее. Все действия, предпринимаемые в организации находятся под пристальным наблюдением глаз руководителя.

Недостатки генерального директора:

1. директор предпочитает управлять организацией единолично, не советуясь с коллегами, т.е. предпочитает авторитарный стиль управления (не приветствует инициативу, трудно приспосабливается к переменам, и т.п.)
2. Предпочитает стереотипный стиль мышления – руководствуется устаревшими навыками и применяет их в современных ситуациях.
3. Не отличается особой активностью.

Достоинства:

1. Умеет быстро входить в контакт и устанавливать хорошие отношения с людьми, выслушивать и понимать их.
2. Хорошо владеет речью, уверенно держит внимание аудитории.

Недостатки начальника отдела продаж :

1. Неопытность ( на должности управляющего всего первый месяц)
2. Не владеет полной информацией для осуществления своей деятельности ( не успел до конца изучить сложившуюся ситуацию на предприятии)

Достоинства:

1. Имеет глубокие знания в области управления
2. Имеет способность быстро найти, проверить и обработать необходимую информацию.
3. Молод – способен быстро приспосабливаться к новому рабочему месту, здоров, активен, тактичен, коммуникабелен.

Таким образом, по согласованию с генеральным директором предлагаются следующие варианты по совершенствованию организационной структур.

Вариант 1- Изменение нормы  управляемости 

Заключается в снижении нормы управляемости на каждого  руководителя

Достоинства варианта:

- оптимизация нагрузки  на руководителей;

- полный контроль со  стороны руководителя в отношении своих подчиненных;

- более близкие отношения  с подчиненными.

Недостатки:

- директор вмешивается в работу каждого сотрудника

Вариант 2 – Делегирование  полномочий (децентрализация)

Достоинства:

- разгрузка руководства  компании от лишней информации;