Современные информационные технологии в управлении

1.3 Классификация информации по разным признакам

 По признаку места возникновения информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация - это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация - это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

По отношению  к объекту управления может быть определена информация как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя  информация возникает внутри объекта, внешняя - за пределами объекта.

По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результативной.

Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация - это информация, которая получается в результате обработки первичной информации, она может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результативная  информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и служит для выработки управленческих решений.

По способу  отражения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых информация представляется на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация - это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки.

По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная  информация отражается фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы.

"Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная или многократно-используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

постоянная  справочная информация включает в себя описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков (например: табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т. п.);

постоянная  нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы (например: размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим);                                                                         постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели (например: план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации).                                                                                                          По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию, при этом выделяют следующие группы: плановая, нормативно-справочная, учетная и оперативная (текущая).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Нормативно-справочная информация представляет собой различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени". На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации могут выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени". К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Итак, информация имеет свою классификацию, в которой включены такие разделы как по месту возникновения (входная и выходная), по отношению к объекту управления (внутренняя и внешняя), по стадии обработки (первичная и вторичная, промежуточная и результативная), по способу отражения (текстовая и графическая), по стабильности (переменная и постоянная), по функциям управления (плановая, нормативно-справочная, учетная, оперативная).

1.4 Кодирование  при передаче и хранения информации

Путем кодирования производится отображение одного набора знаков в другой набор знаков. Отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а набор знаков, который используется для отображения, - кодовым алфавитом. Для построения кода применяются как отдельные символы кодового алфавита, так и их комбинации.

Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования  одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа.

Взаимосвязь символов или комбинаций символов исходного алфавита с их кодовыми комбинациями составляет таблицу кодов (таблицу соответствия).

Для получения исходных символов по кодам символов применяют процедуру  декодирования. При этом обязательно  соблюдение условия: код должен быть однозначным, то есть одному исходному  знаку должен соответствовать точно один код и наоборот. Кодирование - это представление сигнала в определенной форме. Декодирование - это получение исходных символов по кодам символов.

Виды кодирования зависят  от поставленной цели:

1. Кодирование по образцу - каждый знак дискретного сигнала представляется знаком или набором знаков того алфавита, в котором выполняется кодирование. Кодирование по образцу используется, например, для ввода информации в компьютер с целью ее внутреннего представления.

2. Криптографическое кодирование, или шифрование, используется тогда, когда нужно защитить информацию от несанкционированного доступа.

Существует два основных широко применяющихся сегодня способа  криптографического кодирования:

симметричное кодирование  с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом. При симметричном кодировании с закрытым ключом для кодирования и декодирования данных применяется один и тот же ключ. Этот ключ должен быть по безопасным каналам доставлен стороне, осуществляющей декодирование, что делает шифрование с симметричным ключом уязвимым. Напротив, при шифровании с асимметричным ключом сторона, осуществляющая декодирование, публикует так называемый открытый ключ (public key), который применяется для кодирования сообщений, а декодирование осуществляется другим -закрытым ключом (private key), известным только принимающей стороне. Такая схема делает асимметричный способ кодирования высоконадежным. По этой причине в последнее время он приобрел массовую популярность.

 

Виды кодирования:

1) Оптимальное кодирование служит для устранения избыточности данных путем снижения среднего числа символов кодового алфавита", предназначенных для представления одного исходного символа. Оптимальное кодирование обычно используется в архиваторах. В большинстве современных программ, предназначенных для оптимального кодирования (сжатия) данных, применяются одни и те же базовые алгоритмы:

2) "Статистическое кодирование базируется на предварительном вычислении частоты повторения одних и тех же кодов в сообщении и составлении таблицы кодирования", позволяющей оптимальным образом расположить результирующий код. Таблица кодирования в этом случае должна стать неотъемлемой частью закодированных данных (методы Хаффмена, Шэннона--Фэно, арифметическое кодирование).

3) "Словарное кодирование основано на нахождении повторяющихся последовательностей символов в сообщении (слов) и замене каждого повторяющегося слова ссылкой на его первое вхождение. В этом случае вместе с закодированным сообщением необходимо хранить (передавать) словарь.

4) Помехозащищенное кодирование служит для передачи данных по каналам связи и учитывает возможность возникновения помех и связанного с этим искажения или утраты части данных. При помехозащищенном кодировании избыточность не снижается, а, наоборот, увеличивается, тем самым обеспечивается возможность определения факта потери или искажения информации.

Существует два основных типа помехозащищенного кодирования:

Кодирование с фиксацией  ошибок обладает сравнительно небольшой избыточностью, позволяющей зафиксировать на приемной стороне факт появления в сообщении ошибки. В случае обнаружения ошибки сообщение передается повторно.

Кодирование с коррекцией ошибок еще более избыточно, что позволяет не только обнаружить возникшую при передаче по каналу связи ошибку, но и исправить ее. Недостатком этого вида кодирования является значительное (примерно в 3 раза) увеличение объема передаваемых данных. По этой причине оно используется гораздо реже, чем кодирование с фиксацией ошибок".

Таким образом, сделаем выводы о  том, что "отображаемый набор знаков называется исходным алфавитом, а набор знаков, который используется для отображения, -- кодовым алфавитом". "Совокупность символов кодового алфавита, применяемых для кодирования одного символа или одной комбинации символов исходного алфавита, называется кодом символа". Кодирование имеет свои определенные виды: кодирование по образцу, криптографическое кодирование (шифрование), оптимальное кодирование, статистическое кодирование, словарное кодирование, помехозащищенное кодирование. Также существует два способа криптографического кодирования:симметричное кодирование с закрытым ключом и асимметричное кодирование с открытым ключом.

Итак, подведем итоги по главе I, что  информация является важнейшим источником сведений об окружающей среде и включающее в себя обмен сведениями, сигналами между живой и неживой природой. Информация имеет свое качество, которое является совокупностью свойств, обусловливающих способности удовлетворять потребности людей, а также имеющая свойства, как репрезентативность, содержательность, достаточность, доступность, актуальность, своевременность, точность, достоверность, устойчивость. Информация содержит определенную классификацию, где присутствуют их виды: входная и выходная, первичная и вторичная, внутренняя и внешняя, постоянная и переменная и т.д. Чтобы информация была конфиденциально - защищенной, необходимо ее закодировать. Существуют несколько видов кодирования: кодирование по образцу и шифрование, оптимальное и статистическое, словарное и помехозащищенное.

 

ГЛАВА 2. ИНФОРМАЦИЯ В УПРАВЛЕНИИ (НА ПРИМЕРЕ ВЕДЕНИЯ                   ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ)

2.1 Методика  исследования информационного обеспечения  существующей системы управления  в структурном подразделении

Основополагающим моментом, определяющим деятельность отдельного управленческого или производственного подразделения, в том числе и кадровой службы, является система управления, которая призвана отражать:

1. Принципиальную функциональную  целесообразность существования  подразделения;

2. Оптимизацию внутренних и внешних информационных и производственных связей;

3. Эффективность распределения  обязанностей между сотрудниками;

4. Особенности деятельности подразделения в условиях НИТ.

Существуют  несколько причин, обусловливающих  необходимость анализа системы управления:

1) ускоренная компьютеризация управленческой  деятельности сопровождается поиском  новых форм информационного взаимодействия  как между управленческими и  производственными подразделениями,  так и внутри управленческих  структур. И прежде, чем приступить к внедрению или модернизации средств вычислительной техники, полезно оценить принципиальную необходимость компьютеризации или ее модификации на каждом участке управления;

2) если предприятие договаривается  со специализированной организацией  о финансировании создания пакета прикладных программ, то должна обеспечиваться взаимосвязь между проектировщиками и пользователями будущего пакета прикладных программ;

3) многим специалистам приходится  работать в условиях автоматизированного  рабочего места, где пользователь помимо знаний в своей предметной области должен знать современные принципы автоматизированной обработки информации;

4) создание и внедрения систем  распределенной обработки информации  в условиях вычислительной сети  предъявляет особые требования  к соответствующим технологическим процедурам;

5) в последнее время тенденция  проектирования автоматизированной  системы управления для конкретных  пользователей уступила место  тенденции приобретения пользователями  готовых пакетов прикладных программ  и внедрения на этой основе соответствующих информационных технологий".

К особенностям проектирования и совершенствования систем управления относятся, в частности, следующие:

1) интеллектуальный уровень решения, т.е. невозможность применения формализованных алгоритмов, а следовательно, и невозможность достичь оптимального значения;

2) поскольку любая, даже самая идеальная, организационная форма имеет тенденцию морального старения, она должна предусматривать возможность адаптации с учетом новых условий существования с наименьшими затратами;

3) расходы, связанные с анализом существующей системой управления и воплощением в жизнь рекомендаций относительно ее совершенствования, в конечном итоге всегда будут прибыльной сферой вложения финансовых средств.

Методика состоит из двух частей: первая часть включает описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для полностью автоматизированной системой управления.