Современные информационные технологии в управлении

Содержание методики:

1) Название отдела.

2) Решаемые задачи.

Описание каждой задачи включает статус ее исполнителей, описание входной  и выходной информации, в том числе  с учетом особенностей автоматизированной обработки, использованные алгоритмы  решения и их возможную оптимизацию.

3) Внешний и внутренний документооборот.

Оценка стандартных характеристик  через подразделение документов с учетом типовых и нетиповых  форм. Информационные потоки должны быть оптимизированными и не содержать  дублирующие сведения и сопроводительную пояснительную информацию, если она не имеет принципиального значения для анализа существа документа.

4) Контроль корректности содержащейся в документах информации.

Оценка результативности контроля на всех этапах обработки, учитывая технологические схемы решения задач. Очень важно выявить всю ошибочную информацию на самых ранних стадиях ее возникновения. Известно, что ряд ошибок обнаружить чрезвычайно трудно, и компьютер, не обладая логикой, при отсутствии специального алгоритма их отслеживания допускает проникновение ошибочной информации в базе данных. Это может привести к искажению результатов и принятию неверных управленческих решений, последствия которых для предприятия могут быть любыми, вплоть до катастрофических.

5) Справочники и классификаторы, используемые в повседневной деятельности. Анализ задействованных классификаторов, полноты информации, представленной в них, необходимости формирования новых классификаторов, а также удобства работы с ними".

6) Статистическая информация. Оценка цели сбора статистики или напротив, причины ее отсутствия. Если статистика в настоящий момент не ведется, но предполагается в будущем, необходимо предложить ее структуру и указать цели ее использования.

7) Оценка эффективности работы сотрудников отдела. Анализ уровня равномерности распределения нагрузки между сотрудниками отдела и рациональности использования рабочего времени в различные временные интервалы.

8) Формы хранения и использования информации. По окончании работ данного раздела методики необходимо ответить на вопросы, касающиеся рационализации форм и технологии хранения, а также дальнейшего анализа документальных и прочих информационных материалов.

9) Поиск информации. Оценка эффективности поисковых процедур информации по регламентированным и нерегламентированным запросам.

Анализ программного обеспечения  системы управления. Характеристика используемых программных продуктов  и их особенностей с технической  и технологической стороны. Выводы касаются общей оценки применяемых  пакета прикладных программ, условий их обновлений и замечаний по эксплуатации".

Таким образом, существует 5 причин, обусловливающих анализ системы управления. В методике существуют особенности проектирования и совершенствования систем. Методика состоит из двух частей: описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, а вторая часть позволяет проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления, а также имеет свое содержание.

2.2 Проверка  достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места в отделе кадров

Сохранность конфиденциальной информации в целях обеспечения экономической  безопасности предприятия на 80% зависит  от правильного подбора, расстановки  и воспитания персонала фирмы. Помимо формализованных процедур при приеме на работу могут использоваться и неформальные аналитические процедуры, в частности проверка подлинности прилагаемых документов, особенно если речь идет о вакансиях, связанных с конфиденциальной информацией.

Востребованность определенной информации о гражданах находится в России еще в начальной стадии развития по следующим причинам:

1) закрытость подобного рода  материалов;

2) отсутствие специализированных  БД, открытых для определенного  круга пользователей;

3) отсутствие технической оснащенности;

4) не информированность кадровых  служб о возможности получения  интересующих персональных сведений.

Информация о конкретном человеке, позволяющая идентифицировать его личность, включает в себя:

- данные, подтверждающие личность;

- физические характеристики;

- данные о состоянии здоровья;

- характеристики образовательного уровня;

- профессиональные характеристики (включая оценку трудового вклада, карьерные устремления, пожелания работника относительно изменения профессионального или должностного статуса);

- данные о благосостоянии;

- данные для налоговых служб;

- данные о лицензиях и разрешениях;

- сведения о взаимоотношениях с органами правопорядка;

- сведения о частной собственности.

Регистрация обширных сведений об отдельной  личности может представлять опасность для ее неприкосновенности. Для защиты личности при использовании данных регистров существует закон, который определяет, когда и в каких целях разрешается пользоваться личностными данными. При наличии особо конфиденциальной информации действуют более строгие правила. Данные, собранные для одной цели, не могут быть использованы для другой цели.

Кроме традиционной информации о работнике (биографические, профессиональные, психофизиологические и другие сведения) корпорация собирает данные по неформальным каналам и, таким образом, выясняет, например, каковы были отношения работника с коллегами и руководством на предыдущем месте работы (учебы). Подобная информация позволяет составить более полный "портрет" вновь прибывшего работника, так как использование анкет или даже тестирования или собеседования не дает возможности полностью раскрыть характер или степень профессионализма работника". "Мнения же о нем бывших сослуживцев могут, напротив, существенным образом повлиять на решение работодателей о приеме его на работу или о проведении повторного тестирования, которое подтвердит или опровергнет информацию, полученную по неформальным каналам.

Таким образом, можно сделать выводы о том, что использование неформальных источников информации о человеке позволяет  свести к минимуму риск вхождения в коллектив работника, не соответствующего принятым в данной корпорации нормам и принципам, также есть службы, которые имеют индивидуальные и конфиденциальные сведения о каждом работнике и работодатели обращаются в эти службы за этими сведениями, чтобы принять правильное решение об отборе кандидатов, и в настоящее время в России уже имеются или создаются реальные информационные, технические и технологические возможности для решения обозначенных проблем.

2.3 Информационное  взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда

Оказываемые услуги на предприятии  можно разделить на две категории - типовые и оригинальные.

Типовые услуги:

 1) формирование и ведение банка вакансий с различной дифференциацией должностей и профессий;

2) формирование и ведение банка кандидатов на вакансии с различной дифференциацией должностей и профессий;

3) подбор кандидатов по требованиям работодателя;

4) анализ резюме;

5) предварительное собеседование с претендентами на вакансии;

6) профессиональное и психологическое тестирование.

 

Оригинальные услуги:

1) подписка через Интернет на  резюме специалистов, что позволит  всем заинтересованным организациям  периодически (например, еженедельно)  получать обновляющуюся информацию  о кандидатах, разместивших свои резюме на сайте агентства;

2) предложение всем заинтересованным  организациям разместить в Интернете  через агентство свой логотип  или ссылку на информационный  ресурс организации. Таким образом,  можно привлечь новых клиентов, сократив при этом затраты на рекламу;

3) маркетинговые исследования рынка  труда и вопросов оплаты пруда  для различных квалификаций персонала  в российских и иностранных  компаниях разных форм собственности;

4) полный набор всех без исключения  категорий персонала для одного  офиса;

5) помощь в проведении рекламных  кампаний в разных регионах  СНГ;

6) предоставление работодателю  программы, с помощью которой  он может самостоятельно, не выходя  из своего офиса, отбирать кандидатов из БД агентства.

Проведение кадровой диагностики  компаний, которая позволяет:

1. оценить поведение человека  и в контексте проигрывания, каких  - либо деловых ситуаций;

2. выявить и оценить деловые  качества работника, определить  его индивидуальный стиль работы;

3. изучить систему ценностей  и профессиональную мотивацию отдельных личностей;

4. выявить личностные резервы и возможности карьерного роста;

5. выведение персонала за штат компании с последующим ведением всех трудовых отношений через агентство. Необычная для отечественных предприятий и организаций услуга. Смысл се заключается в том, что персонал какой-либо компании переводится в агентство, которое выступает в роли работодателя, а сама компания использует свой же персонал на контрактной основе. При этом агентство берет на себя все обязательства, связанные с расчетом и выплатой начислений заработной платы, а также ведением трудовых книжек. Компания же сохраняет за собой, возможность пользоваться знаниями и навыками специалистов, но уменьшает при этом риск возникновения проблемы сокращения персонала, устраняет процедуры по начислению заработной платы и ведению кадрового делопроизводства Агентство в такой ситуации пополняет свою БД специалистами определенного уровня и расширяет, таким образом, круг своих потенциальных клиентов;

6. заключение договоров на долговременное (абонементное) обслуживание, что при неизменно высоком качестве услуг значительно снижает цены на них (Русский персонал);

7. индивидуальное консультирование  кандидатов по различным вопросам (составление и анализ резюме, конкретизация поиска работы, оценка сильных и слабых сторон претендента на вакансию, эффективное его поведение во время собеседования);

8. проведение семинаров (открытых, закрытых, выездных);

9. проведение групповых дискуссий в различных формах - круглый стол, мозговые атаки и др.;

10. организация неформальных интервью с ведущими специалистами и руководителями;

11. финансовое и юридическое консультирование (BLM Consort);

12. восстановление, постановка и ведение кадрового делопроизводства;

13. кадровый аудит (проверка всей  существующей в компании кадровой документации на предмет ее соответствия российскому законодательству, помощь в исправлении или создании новых документов);

14. организация и проведение  мероприятий под названием "Ярмарка  вакансий".

Таким образом, Услуги делятся на две  категории: типовые и оригинальные. Можно выделить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Чтобы привлечь потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий.

2.4 Особенности  информационных технологий в  организациях различного типа

"Информационная технология  является основной составляющей  информационной системы организационного  управления и непосредственно  связана с особенностями функционирования  предприятия или организации".

Выбор стратегии организации  информационной технологии определяется следующими факторами:

1) областью функционирования предприятия  или организации;

2) типом предприятия или организации;

3) производственно-хозяйственной или  иной деятельностью;

4) принятой моделью управления  организацией или предприятием;

5) новыми задачами в управлении;

6) существующей информационной инфраструктурой.

Основополагающим  фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта. При внедрении информационных систем организационного управления и технологии основными критериями, являются также величина организации и область ее функционирования и учетом этих критериев происходит выбор программно - аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

Таким образом, сделаем выводы о том, что  информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления и непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Выбор стратегии организации, информационные технологии обладают определенными факторами.

Итак, подведем итоги по главе II, что методика информационного обеспечения системы управления в структурном подразделении имеет свои особенности, также состоит из содержания и двух частей: первая часть, включающая описание общих вопросов, связанных с обработкой информации и особенностями документооборота, вторая часть позволяющая проанализировать программное обеспечение для автоматизированной системой управления. Имеется также неформальная информация, использование которой позволяет свести к минимуму риска вхождения в коллектив работника, причем в настоящее время уже имеются информационные, технические и технологические возможности для решения различных проблем. Можно отметить кадровую диагностику компаний, в которой рассматривается личностные резервы и карьерный рост, систему ценностей и профессиональную мотивацию, деловые качества и индивидуальный стиль работы. Для привлечения потенциальных клиентов, агентство ищет разные способы, особенно: заключение договоров на долговременное обслуживание, проведение семинаров, финансового и юридического консультирования, групповых дискуссий. Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления.

 

ГЛАВА 3. ИНФОРМАЦИЯ (НА ПРИМЕРЕ ВЕДЕНЕЯ МЕНЕДЖМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ)