Современные технологии осуществления секретарской деятельности

Роль  секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень  в системе органов управления. В соответствии с «Общим учреждением  министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно  отчетливо функции секретарей видны  в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях  имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением  документов.

Рядовые секретари канцелярии несли всю  тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество  за маленькую зарплату.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие  машинки, стенография.

Выходили  специальные журналы — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика»  и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения  с начальником, искусство овладения  хорошими манерами. Наука изучать  характеры и приспосабливаться  к ним давалась не каждому. Тональность  отношений, стиль работы и стиль  жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами  жалованья и самим духом времени.

Но и Генеральный регламент  и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством  понимали главным образом порядок  письменного оформления производства дел, а также переписку. [13, с. 34-37]

Делопроизводство же, как  система документирования самых  разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось  в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами  документирования.

Так, уже в приказах отчетливо  обособляется система документирования административной деятельности, или  административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет  место в каждом учреждении – большом, малом, центральном и местном. Без  администрации, которая руководит  работой учреждения, оно действовать  не может. В силу этого административное производство было самым распространенным.

Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная  развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а  затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и  дипломатической деятельности. Все  эти системы документирования носят  название специальных.

Развитие  специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской  России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные  учреждения.

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний  о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские  чины, так называемые «бывшие» стали  обращаться друг к другу — не «господин» или «Ваше благородие», а скромно, по-советски, «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного  комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась  новая волна. Революционный порядок  сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная  преданность идее и ее воплощению в лице непосредственного начальника.

Движение  за научную организацию труда  в 20-30-е годы сделало немало для  облегчения секретарского труда. Разрабатывались  правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

В 1932 г. секретарей разделили на 2-е  неравноценные группы:

а) помощники – референты;

б) машинистка, секретарь 1 группы.

В 1960 г. секретари получили новую должность, секретарь –  машинистка и секретарь – стенаграфистка. Им были переданы все административные и технические функции, которые  ранее выполняли помощники и  референты.

В 1970 г. была разработана и утверждена серия ГОСТов на управленческую документацию. В 1972 г. стали действовать единые правила подготовки и оформления организации распорядительных документов и единые правила организации  работы с документами.

В середине 1980–х гг. была разработана  единая государственная система  документированного обеспечения. [22, с. 57-58]

В настоящее время в  Украине действует своя система  законов, регулирующая делопроизводство. Эта система неполна и потому постоянно обновляется.

Нормативно-правовую базу секретарской деятельности в Украине  составляют следующие документы: Закон  Украины «Об обращении граждан», ГОСТ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров АРК, местных  органах исполнительной власти», утвержденная постановлением КМУ № 1153 от 17.10.1997 г. и другие.

 

1.2. Классификация секретарей

 

В настоящее время в любой  организации или на предприятии  есть несколько позиций, которые  занимают секретари:

RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек  владеет иностранным языком, ему  предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая  должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Эффективность труда во многом зависит  от склонностей, интересов, способностей, индивидуальных психологических особенностей людей.

Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского  труда. На первый взгляд, человеку несведущему  может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких  особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится  к обслуживающим. Задача секретаря  заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной  информации, а также по организации  приема посетителей, подготовке заседаний  и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в  работе секретаря является хороший  деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле  руководителя. [25, с. 42-44]

Условно обязанности  секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному  обслуживанию руководителя. К операциям  по бездокументному обслуживанию относятся  такие, как выполнение технических  функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные  обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.

Следует учитывать  то, что обязанности секретарей руководителей  различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей  крупных учреждений, организаций  и предприятий имеют в своем  подчинении сотрудников, выполняющих  машинописные работы (машинистка) и  работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей  степени функции бездокументного  обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д.

Существуют  два пути продвижения по служебной  лестнице. Первый, более длинный, связан с постепенным приобретением  опыта и стажа работы. В этом случае человек начинает работу с  низших секретарских должностных ступеней, приобретая опыт и знания, дополнительно  повышая квалификацию. Второй путь – приобретение специального (высшего) базового образования, знаний в таких  областях, как современные информационные технологии, иностранные языки, деловая  этика, основы управления и т.д. Это  даст возможность занять сразу достаточно высокую должность или, по крайней  мере, побыстрее пройти более низкие.

Увы, но в нашей  стране не разработан нормативный документ, позволяющий регламентировать секретарские должности «по ранжиру» от низшей к высшей. Такой документ, очевидно, равно необходим и самим секретарям, и руководителям.

В наше время в  органах местного самоуправления в  штатном расписании предусмотрена  должность секретаря-руководителя, в круг функциональных обязанностей которого входит оформление входящей и исходящей документации, прием посетителей, телефонные переговоры, оформление и выдача справок.

Секретарь является служащим и принимает Присягу  служащего органов местного самоуправления.

В структуре комитетов  и Управлений областного и республиканского значения предусмотрено создание общего отдела (канцелярии), на который возлагаются  обязанности отправки и получения, обработки и проведения экспертизы ценности документов, осуществления  контроля за исполнением документов и т. д.

В штате общего отдела (канцелярии): делопроизводители, главный и ведущий специалисты  I категории. Должностной инструкцией на одного из специалистов может возлагаться ведение непосредственно секретарской деятельности, т. е. обеспечение приема посетителей, контроль за телефонными звонками, поступающими руководителю и т. п.

 

 

1.3. Личные и деловые  качества секретаря

 

В сложившейся  практике оценки труда секретарей принято  выделять следующие деловые и  личные качества:

а) Профессиональное мастерство. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков: умение стенографировать, печатать на пишущей машине и компьютере, знание основ работы с документами, правил орфографии и пунктуации и т. п.

б) Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь специальных указаний руководителя.

в) Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

г) Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководителем, особенно в пределах своей компетенции.

д) Пунктуальность. Умение не только правильно спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное время. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевременности подготовки документов, доклада их руководителю.

е) Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором работает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и состояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.

ё) Дипломатичность, умение хранить служебную тайну. При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую секретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанести ущерб делу или отдельным лицам.

ж) Хорошая память. Это качество обеспечивается секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей современной оргтехники и справочно-информационного аппарата.

з) Преданность работе. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию профессионального мастерства – необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.