Современные технологии осуществления секретарской деятельности

в) проверить, изготовлено  ли объявление с указанием в вестибюле, и таблички с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и  в места регистрации участников совещания.

В день проведения совещания, примерно за час до его  начала, секретарю необходимо:

а) проверить, развешаны  ли таблички с указанием места  совещания и регистрации;

б) проверить состояние  зала совещания, наличия необходимой  аппаратуры, наполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовить кнопки для  прикрепления чертежей.

Перед самым началом  совещания секретарь самостоятельно или с помощью других сотрудников  проводит регистрацию участников совещания. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить  регистрацию по спискам, заранее  отпечатанным по форме № 8.

 

№ п/п	Фамилия Имя  Отчество	Должность	Учреждение, предприятие	Почтовый  индекс, телефон

 

Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных  билетов.

Во время совещания  секретарь обязан проследить, чтобы  все документы совещания - протокол, решения - были оформлены правильно, в соответствии с существующими  ГОСТами и стандартами на формы  этих документов, разработанными в  настоящее время у нас в  стране.

После окончания  совещания секретарь:

а) перепечатывает исправленный и дополненный текст  решения совещания;

б) контролирует сроки  и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи;

в) устанавливает  контакты и поддерживает связь с  теми участниками совещания, которые  должны отредактировать тексты своих  выступлений или принять участие  в исполнении некоторых решений  совещания;

г) организует заказ  на размножение материалов в множительном бюро или типографии;

д) согласовывает  с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым  необходимо направить материалы  совещания;

е) организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

 

2.3.3. Прием посетителей

 

Организация приема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по самым  разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и  ответственных обязанностей секретарей. Порядок организации приема граждан  определяется Законом Украины «Об  обращении граждан» [1, с. 9] и «Инструкцией по ведению делопроизводства с обращениями граждан». [2, с. 5]

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает  часто в качестве первого представителя  данного учреждения, с которым  сталкивается его посетитель, обязывают  предъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре поведения, речи и даже внешности секретаря.

Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затрачивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем  записать на прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.

Обязанности секретаря  различны в зависимости от того, идет ли речь о приеме по текущим  делам сотрудников своего учреждения, командированных или представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан по вопросам, относящимся к компетенции данного  учреждения.

Организуя прием  сотрудников своего учреждения, секретарь  обязан:

а) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в  любое время;

б) довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим  делам (подпись документов, согласия), если сотрудник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по какому именно вопросу, и  доложить о нем руководителю. Секретарь  согласовывает с руководителем  время приема и сообщает об этом сотруднику.

При приеме работников других учреждений и организаций  секретарь выясняет, согласовано  ли посещение заранее письмом  или по телефону.

Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем руководителю.

В противном же случае секретарь должен узнать у  посетителя, из какой организации  и по какому делу он прибыл, и в  случае необходимости направить  его к соответствующему сотруднику.

Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции  данного руководителя, секретарь  докладывает о посетителе, в случае же отсутствия или занятости руководителя договаривается с посетителем о  новом сроке.

Секретарь при этом обязательно должен записать дату и  час приема, а так же фамилию  и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так  же телефон и адрес, по которым  его можно в случае необходимости  найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для срочных справок или сообщений.

C особым вниманием и тщательностью секретарь должен относится к организации приема.

От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководителя, ведущего приема.

Работа секретаря  по организации приема граждан заключается  в следующем:

а) секретарь в  специальный журнал или карточку записывает данные о посетителе, пришедшем  на прием. При этом записываются как  сведения о посетителе, так и представленные им по делу документы необходимо представить  для того, чтобы дело могло быть рассмотрено;

б) секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные  дела и при повторном посещении  подготавливает для руководителя или  специалиста, ведущего прием, все имеющиеся  по данному вопросу документы;

в) в соответствующих  графах карточек или журнала секретарь  делает отметки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении  вопроса и дает справки посетителям  лично или по телефону;

г) секретарь следит за порядком во время приема, готовит  для руководителя необходимые ему  справочные материалы, печатает по его  поручению отчеты, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан.

 

2.3.4. Подготовка  служебных командировок.

 

Как показали исследования, многие работники  и специалисты расходуют на служебные  командировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти  поездки расходуются довольно большие  денежные средства учреждений и предприятий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.

Определенная часть  работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который:

а) готовит и  оформляет приказ о командировке, командировочное удостоверение;

б) наводит справки  о средствах транспорта, времени  отправления и прибытия, информирует  об этом работника и, получив от него указания о выборе транспорта и времени  поездки, приобретает билеты;

в) обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.

Особенно важное значение имеет помощь секретаря  в подготовке командировки по существу. Секретарь:

а) подбирает всю  необходимую для командируемого информацию;

б) готовит и  подбирает все материалы и  документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для  конференций или совещания, справка, договоры и т. д.;

в) печатает программу  командировки с указанием организаций  и лиц, с которыми должен встретиться  руководитель или специалист, и времени, на которое назначены встречи  или мероприятия. Копию программы  секретарь оставляет у себя, чтобы  знать местонахождение работника  на случай необходимости что-либо срочно ему сообщить.

Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет  свои обычные работы, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, он готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими  сотрудниками, делая соответствующие  записи о телефонных разговорах, сообщениях, заявлениях и т.д.

После возвращения  руководителя из командировки, секретарь:

а) информирует  руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;

б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки (перепечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные  подразделения);

в) оформляет отчетные документы. [29, с. 32-33]

В Сакском городском  исполнительном комитете эти функции  возлагаются на специалиста I категории общего отдела.

 

2.4. Оформление деловой  документации

 

Официальное письмо - один из важнейших каналов  связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и так  далее. [9, с. 9]

Несмотря на наличие  современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и  тому подобного, - объем переписки  даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако, диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления  деловых писем, далеко не беспределен  и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем  при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки  показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления  писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое  письмо должно занимать не более страницы. Авторы, изданного в 70-е годы в  США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма», считают, что расточительство в  словах ведет к расточительству  в долларах. Нельзя не учитывать  того обстоятельства, что деловые  документы вовсе не материал для  чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы  текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем  их язык и стиль должны удовлетворять  тем же требованиям, что и язык беззаконий. «Всегда во все века однозначность языка деловой  бумаги, строгая его формализованность  рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще  в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил также было главным требованием средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались точность формулировок, доскональное соблюдение формы, иначе документ терял юридическую силу».

Сегодня во многих странах активно идет процесс  унификации делового письма. Так, в  Англии разработан кодифицированный стиль  официального общения, известный под  названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции делового американского письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Унификация затрагивает  все уровни и аспекты языка: его  словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а  групповые интересы – интересы государственных  учреждений, фирм, компаний и так  далее, практически во всех странах  письма сегодня составляют чаще всего  от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный  стиль изложения в деловой  переписке в сфере промышленности и торговли имеет социальную базу, коллективный характер производственных отношений.

Деловые письма, как  правило, имеют свой набор реквизитов. Реквизитами делового письма являются:

государственный герб (для государственных предприятий);

эмблема организации;

код документа (если он есть);

наименование организации (полное или сокращенное);

почтовый и телеграфный  адреса;

номер телефона;

номер факса, телетайпа;

номер счета в  банке;

дата;

индекс документа;

ссылка на индекс и дату входящего документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

фамилия и телефон  исполнителя.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. (Приложение 7)

Официальное деловое  письмо является единственным документом, на котором не ставится название его  вида. Все остальные документы  имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».

Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в системах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов.

Шаблон — это документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, Нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные  текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в общем случае, план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприятие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.