Современные технологии осуществления секретарской деятельности

е) запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

ё) регулярное информирование руководителей  о состоянии и результатах  исполнения;

ж) сообщение о ходе и результатах  исполнения документов на оперативных  совещаниях, заседаниях коллегиальных  органов;

з) снятие документов с контроля по указанию руководителей;

и) формирование картотеки исполненных  документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в  следующем порядке: задания последующих  лет - не реже одного раза в год; заданий  последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения  срока.

Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. [26, с. 57]

Секретарь Сакского городского исполнительного  комитета контролирует соблюдение сроков исполнения документов посредством  специальной карточки.

 

2.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел.

 

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и  создают большое количество документов. После их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов на первое место выступает  такая функция документа - как  накопление и хранение информации. Документы становятся хранителями  информации , надобность в которой  может возникнуть вновь через  определённое время, т. е. они выступают  в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких  документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт даёт определение дела, как «совокупность  документов или документы, относящиеся  к одному вопросу или участку  деятельности и помещённые в одну обложку». [20, с.31] Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращаются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.

При формировании документов в дела используются различные признаки группировки документов (например, авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, основанием для группировки  документов по номинальному признаку служит название их разновидности и  т.д.)

При формировании дел необходимо учитывать следующие  требования :

а) документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

б) подлинники отделять от копий;

в) годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

г) утвержденные документы - от их проектов;

д) включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих  дел, не закрывающихся по окончании  календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к документам, к которым  они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку  “В дело”.

Документы в деле должны располагаться  в определенном порядке: сначала  помещают основной документ и относящиеся  к нему приложения, а затем в  хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.

Дела формируются в  соответствии с номенклатурой дел  организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку  дела.

Для обеспечения  правильного формирования и учета  дел организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической  документации и печатных изданий. [8, с. 70]

Номенклатура  дел предприятия разрабатывается  специалистом службы ДОУ, ответственным  за организацию работы с документами.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).

Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы  дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и номер статьи по перечню, примечания. (Приложение 6)

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью  документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении  заголовков дел следует учитывать  что:

а) заголовок  должен полностью соответствовать  смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

б) заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

в) заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дел образует следующие элементы:

а) название вида (переписка, журнал) или  разновидности документов (приказы , указания, протоколы и т.д.);

б) название организации или структурного подразделения;

в) адресат или корреспондент  документа;

г) краткое содержание документов дела;

д) даты (период), к которым относятся  документы дела;

е) указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название.

Значение  и практическая ценность документов организации различны. Одни документы  используются длительное время для  справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив организации.

Для ведения архива выделяется штатная  должность “архивист” или его  функции приказом руководителя возлагаются  на одного из работников службы ДОУ.

В задачи архива входят:

а) прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

б) информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

в) организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный  срок использования документов в  делопроизводстве - три года. После  истечения этого срока решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего  использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному  хранению и отбора документов для  уничтожения в организации создается  постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается  приказом руководителя предприятия  и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить  ежегодный отбор документов для  архивного хранения и уничтожения  тех документов, сроки которых  истекли. ЭК является совещательным  органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем  предприятия.

Сроки хранения дел устанавливаются  ЭК. В соответствии с решениями  ЭК дела, направляемые в архив делятся  на группы:

а) постоянного хранения;

б) долговременного хранения (свыше 10 лет);

в) кратковременного хранения (до 10 лет  включительно).

При исчислении сроков хранения учитываются  только годы. День и месяц составления  документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся  прежде всего документы по личному  составу предприятия, устав и  учредительный договор, протоколы  заседаний Совета директоров и т.д.

Бухгалтерские документы (за исключением  лицевых счетов по зарплате, годовых  отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что  запрещается выделять к уничтожению  бухгалтерские документы, не прошедшие  ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на две группы:

а) дела по личному составу;

б) дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись  № 1 л/с (дела по личному составу). Опись  составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени  важности. В конце каждой описи  указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется  на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению  составляется акт.

Акты и описи составляются и  подписываются членами ЭК, рассматриваются  и утверждаются руководителем организации.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При  этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о  его наличии. В конце каждого  экземпляра описи указывается цифрами  и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи, а также  подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия  передаются журналы регистрации  или регистрационные картотеки  на документы. Только после передачи документов в архив организации  разрешается производить уничтожение  документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного  хранения могут передаваться в государственные  архивы на договорной основе.

Правовые документы временного хранения в Сакском городском  исполнительном комитете хранятся в  общем отделе, после чего передаются в городской архив.

 

 

 

 

 

2.2.7. Работа с  конфиденциальными документами

 

Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации.

Особенность конфиденциального документа в  том, что он представляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.

Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом ограничения доступа к  документу, который инициирует выделение  его из общего потока и обработку  в специальном режиме, а также  распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.

Гриф ограничения доступа или  гриф конфиденциальности представляет собой реквизит, который проставляется  на носителе информации или сопроводительном документе.

Под обозначением грифа всегда указывается  номер экземпляра документа, срок действия грифа или иные условия его  снятия, а также уточняющие отметки  типа – «Лично», «Только» адресату»  и др.

Документы и информация, отнесенная к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как правило, грифа ограничения  доступа не имеют, потому что в  полном объеме являются конфиденциальными. В данном случае конфиденциальны  массивы документов в целом, например: истории болезни, массивы учетных  персональных данных и др.

На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться  гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохранности такого документа. Например: «Информация особого  внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д.

Гриф конфиденциальности присваивается  документу:

секретарем на стадии подготовки проекта  документа;

руководителем на стадии согласования или подписания документа;

адресатом (получателем) документа  на стадии его первичной обработки  в службе конфиденциальной документации.

Изменение грифа конфиденциальности производится при изменении степени  конфиденциальности содержащихся в  нем сведений. Основанием для изменения  или снятия грифа конфиденциальности являются:

соответствующая корректировка перечней конфиденциальной информации или конфиденциальных документов организации;

истечение установленного срока действия грифа;

наличие события, при котором гриф должен быть изменен или снят (например, окончание действия контракта, патентование изобретения и т.п.).

После снятия грифа документ передается в службу открытой документации организации. Об изменении или снятии грифа  делается отметка на самом документе, удостоверенная росписью руководителя, подписавшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается заинтересованным лицам в организации.