Современные технологии осуществления секретарской деятельности

и) Интеллигентность. Это качество подразумевает способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу; сдерживать и не проявлять отрицательные эмоции; соблюдать принятые в нашем обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнего вида и рабочего места.

й) Трудолюбие. Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на каком участке работает.

к) Добросовестность. Секретарь должен обязательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех или иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Даже если результат будет нежелательный, у секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее.

л) Отзывчивость и умение адаптироваться. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключатся с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок.

м) Скромность. Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности.

н) Аккуратность. Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми деловыми и личными качествами.

о) Доброжелательность. В общении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов прийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, обратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный  характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм  – качество, которое поможет секретарю  преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей  и т.п. чувство юмора: способность  к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Кроме того, следует  отметить, что секретарь должен следить  за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.

Внешний вид. В зависимости от времени года костюм секретаря может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму - строгость и элегантность, соответствующие направлению моды. Главное о чем нужно помнить: костюм должен быть удобным, практичным, достаточно строгим.

Секретарь должен помнить о личной гигиене. Не следует  пользоваться парфюмерными веществами, имеющими резко выраженный запах.

Руки  секретаря всегда должны быть в идеальном  порядке.

Прическа  секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костюмом и окружающей обстановкой.

Весь  внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современнен  и аккуратен.

Организация рабочего места. Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте.

Некоторые секретари  считают, что освещение и поддержание  порядка не их задача. На работе за внешний  вид приемной отвечает секретарь.

Само  название помещения – приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно.

Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием  времени приема посетителей. Все  информационные надписи должны быть выполнены грамотно.

Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и  чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола  и на компьютере, должны быть четко  систематизированы, легко обозримы.

Оргтехника. Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Деловой этикет. Одним из важных показателей культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.

Секретарь должен научиться  управлять мимикой, интонациями  голоса, ведь ему приходиться работать с людьми. Умение вести себя с  людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурный человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса управления. Назовем некоторые из них.

Большую часть времени  в течении рабочего дня секретарь  сидит. Сидеть рекомендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным. Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает  напряжение мышц, увеличивается общая  нагрузка на позвоночник и ноги.

Как только в приемной появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Если секретарь видит своего собеседника  впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь  осведомляется, как зовут посетителя, где он работает и по какому вопросу  пришел.

Уважение  к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным  способом обращения с окружающими

В отношении с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию.

При появлении посетителя секретарь  располагает не более 15 секундами  на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе  и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем.

Секретарю необходимо знать  правила приветствования. Если нужно  поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первым подают руку работники  высших рангов и женщина. Однако женщине  позволяется не давать руку, если она  не хочет этого делать. Первым здоровается  тот, кто подходит к группе людей  или проходит в непосредственной близости от них. Секретарь может  представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного  вышестоящего руководства. Принято  представлять младшего по возрасту и  положению – старшему; женщину  – пожилому мужчине и т.д.

Секретарь всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный  взгляд, ядовитая ирония, выражение  превосходства или полного равнодушия – показатели низкой культуры секретаря. [24, с. 218-220]

1.4. Должностная инструкция  секретаря

 

Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса Украины, Кодекса законов о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов. Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.

Разрабатываться должностные  инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная  инструкция секретаря включает в  себя:

общие положения;

функции работника;

должностные обязанности;

права секретаря;

ответственность;

взаимоотношения;

оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается область  деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения  или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.

Раздел «Ответственность»  регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения»  указываются подразделения и  работники, от которых секретарь  получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка  работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Допускается объединение  близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда». (Приложение 1)

В Сакском городском  исполнительном комитете разработкой  должностных инструкций работников органов исполнительной власти занимается управляющий делами.

Должностная инструкция секретаря-руководителя приведена  в Приложении 1а. В этой инструкции пять разделов. В первом – «Общие положения» - перечислены условия приема секретаря на работу, а также документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе. Во втором разделе – «Основные задачи и обязанности» - четко расписаны обязанности секретаря по обслуживанию руководителя. В третьем разделе инструкции – «Права» - перечислены права секретаря в плане делопроизводства. Четвертый раздел описывает ответственность секретаря за неисполнение обязанностей и неиспользование прав. Наконец, пятый раздел перечисляет квалификационные требования к секретарю.

Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности.

 

2.1. Основные принципы  ведения делопроизводства

Делопроизводство - это  деятельность, которая охватывает вопросы  документирования и организации  работы с документами в процессе выполнения управленческих функций. [16, с. 34]

Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

Задачи делопроизводства состоят  в следующем:

а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере  управления);

б) организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в  процессе делопроизводства).

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей  мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются  этими документами в своей  практической деятельности. Всё, что  решается аппаратом управления и  внедряется потом в практические дела, оформляется документами.